¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un CRM?

Estos son los dos sistemas de software más utilizados, pero ¿cuáles son exactamente sus diferencias y similitudes?

Hoy en día, la mayoría de las empresas modernas confían en un software para respaldar todos sus procesos. Los softwares ERP y CRM son, con diferencia, los dos sistemas más populares, pero ¿cuáles son exactamente las diferencias y similitudes entre ambos? ¿Realmente se necesitan ambos? En este artículo lo analizaremos en profundidad.

Tabla de contenidos

• Planificación de recursos empresariales (ERP)
  • Las ventajas del ERP
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
  • Las ventajas del CRM
• ERP y CRM: las similitudes
• ERP y CRM: las diferencias
• Saque más partido a sus procesos empresariales combinando ambos
• Una solución que se adapta a usted

Planificación de recursos empresariales (ERP)

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) funciona como el corazón en una empresa: aquí se reúnen y gestionan todos sus procesos, tanto internos como externos. Al obtener una mayor visibilidad y control de los procesos existentes, es posible organizarlos de una forma más eficiente. Esto permite a las empresas tomar decisiones más acertadas, lo que en última instancia redunda en una mayor rentabilidad.

Las ventajas del ERP

Veamos las principales ventajas de la planificación de recursos empresariales:

• Automatización de procesos. El sistema ERP automatiza las tareas manuales y repetitivas. De este modo, los empleados disponen de más tiempo para otras tareas.

• Base de datos centralizada y datos en tiempo real. Todos los datos de la empresa se recopilan en un entorno centralizado. De este modo, los usuarios tienen acceso en todo momento a los datos más recientes y relevantes.

• Colaboración y seguridad. Al trabajar todos con los mismos datos en el mismo entorno, es más fácil colaborar de forma eficiente. Además, los datos se almacenan de forma más segura, ya que no están dispersos en diferentes programas.

• Informes y análisis. Una característica importante del software ERP es que proporciona a los usuarios informes y análisis claros. Estos se generan con solo pulsar un botón y muestran exactamente la situación actual.

Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

El sistema CRM tiene muchas similitudes con el ERP. La gran diferencia es que el CRM se centra sobre todo en los procesos relacionados con los clientes (y a veces incluso con los proveedores), por lo que en él quedan registrados todos sus datos e interacciones. Esto permite obtener una imagen más clara del cliente final, de modo que las actividades relacionadas con el marketing, las ventas y el servicio al cliente puedan adaptarse aún mejor a sus deseos y necesidades.

Las ventajas del CRM

Veamos también las principales ventajas de la gestión de relaciones con los clientes:

• Visibilidad de las interacciones con el cliente. Cada correo electrónico, cada llamada telefónica y cada visita a un punto de contacto físico se registra con ayuda del sistema CRM. Cuando un cliente se pone en contacto con la empresa, puede ver inmediatamente en el sistema todo lo que ha sucedido anteriormente.

• Personalización. Esto permite personalizar la comunicación con el cliente. Los empleados del servicio de atención al cliente pueden atender mejor al cliente, el departamento de marketing puede adaptar aún mejor los mensajes a sus necesidades y los vendedores saben exactamente qué teclas tocar. De este modo, se podrá conectar cada vez mejor al cliente con la empresa.

• Base de datos centralizada y datos en tiempo real. El sistema CRM también funciona como un entorno centralizado que contiene los datos más recientes y relevantes.

• Automatización de procesos. Como ya se ha mencionado, el CRM se parece al ERP en muchos aspectos. En este entorno de software también se automatizan determinados procesos.

• Colaboración y seguridad. Siempre que los perfiles de los clientes se mantengan actualizados, los empleados podrán hacerse cargo del contacto con el cliente sin problemas, lo que facilita considerablemente la colaboración. Además, el CRM garantiza la seguridad de los datos confidenciales de los clientes.

• Informes y análisis. En este sentido, el sistema también proporciona a los usuarios información relevante en forma de informes y análisis.

ERP y CRM: las similitudes

En realidad, no es necesario hacer una lista exhaustiva: cuando se trata de automatizar y mapear procesos, ambos sistemas tienen muchas similitudes. Proporcionan a los usuarios información sobre los procesos y las estadísticas necesarias. La automatización garantiza que ciertas tareas manuales ya no tengan que ser realizadas por personas, lo que les permite centrarse en otras actividades.

ERP y CRM: las diferencias

Por lo tanto, ambos sistemas ayudan a mejorar la productividad y, en última instancia, a aumentar los beneficios. Pero, ¿cuál es exactamente la diferencia entre ERP y CRM? Y quizás aún más importante: ¿qué sistema se necesita realmente?

La diferencia más importante que debe tener en cuenta es que el software ERP se centra principalmente en las operaciones, los procesos y los datos financieros. El CRM se centra más en el lado humano de la empresa, como el contacto con el cliente y los proveedores. En realidad, el ERP puede considerarse la columna vertebral de la empresa y el CRM, su cara visible.

¿Cuál de los dos elegir?

Muchos sistemas ERP disponen de determinadas funciones CRM, pero lo contrario no suele ocurrir. El software CRM puede implementarse de forma independiente, pero a menudo forma parte de un ERP global.

Entonces un sistema no puede sustituir al otro, por lo que la mayoría de las empresas utilizan ambos. Por esta razón, son los dos sistemas de software más populares en el mundo empresarial, ya que la columna vertebral y la cara visible son dos aspectos decisivos de cualquier compañía. Por ende, se saca el máximo partido de cada sistema cuando están conectados entre sí.

Saque más partido a sus procesos empresariales combinando ambos

La integración entre ambos sistemas le permite llevar los procesos de su empresa a un nivel superior. De este modo, todo está conectado y usted puede responder mejor a las necesidades del cliente.

Un ejemplo de la interacción

Supongamos que tiene su propia tienda de ropa online. Todos los datos sobre el número de transacciones y visitantes dicen algo sobre el comportamiento de sus clientes. Así, usted sabe exactamente cuántas personas visitan su sitio web: qué buscan y qué productos funcionan mejor. Estos datos pueden influir en la compra de nuevos materiales o productos, ya que tal vez sea necesario adquirir más unidades de simplemente diferentes artículos.

Por eso es importante que estos datos se intercambien de forma coherente entre ambos entornos, para que pueda responder de la mejor manera posible a las necesidades cambiantes de sus clientes.

Una solución que se adapta a usted

La búsqueda de una solución de software adecuada no es fácil, y menos aún en el mercado actual, caracterizado por su tamaño y diversidad. Precisamente por esto último, estos sistemas están empezando a desempeñar un papel tan importante para muchas empresas.

Cada vez son más los proveedores de software que se centran en el desarrollo de software específicos para cada sector. Estos sistemas están equipados con las funciones y los módulos que cada sector empresarial necesita. Por ejemplo, una tienda de ropa siempre necesitará un módulo CRM, ya que quiere almacenar de la mejor manera posible las interacciones con los clientes y sus datos.

En cualquier caso, es fundamental que busque un proveedor que piense como usted y que pueda proporcionarle los sistemas ERP y CRM que se adapten perfectamente a sus necesidades.