Handelsondernemingen kunnen enorm profiteren van de introductie van software. Om te ontdekken hoe gaan we uitgebreid in op de functionaliteiten en structuur van ERP-software. Dit helpt te begrijpen waarom de oplossingen op de markt zo verschillend zijn en waarom u ERP software moet gebruiken die past bij uw bedrijf.
Achter de afkorting ERP schuilt de term "Enterprise Resource Planning". Dit beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Wat banaal klinkt, heeft een enorme zakelijke betekenis. Met ERP worden de processen van een bedrijf zoveel mogelijk geoptimaliseerd en gestroomlijnd, zodat er zo min mogelijk middelen aan besteed hoeven te worden.
Tegelijkertijd moet er te allen tijde voor worden gezorgd dat elk proces is uitgerust met de nodige middelen in het juiste aantal en de juiste staat. Gezien het grote aantal processen in moderne bedrijven is dit geen gemakkelijke taak. Er is een instrument nodig om alle processen te plannen, te controleren en te bewaken en om resources naar hen te distribueren.
In dit verband zijn resources alle operationele resources die beschikbaar zijn voor het bedrijf. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor:
Elk proces moet naar behoefte de juiste hoeveelheid middelen krijgen, zonder te verspillen. Met ERP-software is dit precies wat er wordt geregeld. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database.
Op deze manier werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde gegevens. Informatie wordt dus veel sneller en betrouwbaarder gedeeld. Datasilo's worden uitgebroken en processen kunnen over afdelingen heen worden geïnitieerd. Als gevolg hiervan worden deze weer aanzienlijk gestroomlijnd en nemen ze aanzienlijk minder middelen in beslag.
Op alle niveaus van het bedrijf worden fondsen gespaard, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden gebruikt. Daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk gebieden van het bedrijf met de software kunnen worden bedekt. Hiervoor wordt ERP-software opgebouwd uit modules.
Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die alledaagse processen ondersteunen en in sommige gevallen zelfs volledig automatiseren. Veel voorkomende modules in ERP-software zijn:
Niet elk bedrijf heeft alle modules nodig om zijn eigen processen te dekken. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop van de tijd gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van individuele sectoren.
Tegenwoordig zijn er tal van ERP-systemen voor handelsbedrijven op de ERP-markt. Naast gestandaardiseerde modules bevatten deze ook speciale functies die zijn ontworpen voor handelsbedrijven. Vooral op het gebied van klantrelatiebeheer en goederenbeheer zijn speciale functies nodig.
Er zijn echter verschillen tussen de ERP-systemen op de markt, niet alleen wat betreft het scala aan functies. Er zijn ook verschillen met betrekking tot het respectieve licentiemodel waarmee de software wordt aangeboden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen lokale ERP-systemen en oplossingen die op externe servers worden bediend.
In een lokale ERP-implementatie wordt de software volledig bij de provider ingekocht en op de interne servers geïnstalleerd en bediend. U kunt de software aanpassen zoals u wilt, maar u wordt ook geconfronteerd met hoge initiële investeringen en een bepaalde extra inspanning.
Dit is niet het geval met ERP software in de cloud. Dit wordt beheerd door de provider in de cloud en toegankelijk gemaakt voor de gebruiker via internet. Het enige dat u hier nodig hebt is een verbinding met internet. De lage inspanning en de relatief lage initiële investeringen maken de cloudvariant de laatste jaren steeds populairder.
Uiteindelijk hangt de beslissing voor of tegen het ene of het andere model af van de eigen omstandigheden in het bedrijf. Er moet voor zichzelf worden afgewogen of er bijvoorbeeld voldoende expertise en IT-infrastructuur beschikbaar is in de eigen gelederen voor een lokale implementatie.
Maar wat zijn handelsondernemingen en welke bedrijven vallen onder deze definitie? Een belangrijke vraag om te kunnen bepalen of de hier beschreven functies uiteindelijk noodzakelijk zijn.
In juridische zin zijn handelsondernemingen alle bedrijven die goederen van verschillende leveranciers kopen en deze doorverkopen aan andere commerciële of niet-commerciële klanten zonder significante verwerking.
Nu komen we bij de afzonderlijke modules en functies die ERP-software voor handelsbedrijven bevat.
Of het nu B2B of B2C is, contact met de klant wordt steeds belangrijker. De verwachtingen hiervan stijgen al jaren onophoudelijk, net als de concurrentie en daarmee de druk op bedrijven. Klanttevredenheid wordt daarom steeds belangrijker.
Klanten verwachten geïndividualiseerde aanbiedingen en uitstekende klantenservice. Dit alles natuurlijk onder de best mogelijke omstandigheden. Een CRM-module maakt voor elke klant een bijbehorend klantenbestand. Hierin wordt alle informatie over deze klant centraal opgeslagen.
Wanneer de klant bijvoorbeeld contact opneemt, weet de klantenservice altijd precies wat er voor het laatst is besproken, welke bestellingen of klachten nog openstaan en wie voor het laatst contact heeft gehad. Op deze manier wordt de klant veel sneller geholpen, wat bijdraagt aan de tevredenheid.
Marketing profiteert ook van de centralisatie van data. Met gerichte evaluaties en analyses worden belangrijke inzichten in de behoeften en gewoonten van klanten geëvalueerd. Op deze manier kan reclame gerichter en succesvoller worden uitgevoerd.
Op deze manier kunnen verkoopkansen veel beter worden geïdentificeerd en geëvalueerd. Op basis van geldige gegevens kan de verkoop beter bepalen hoeveel potentieel een lead heeft en hoeveel werk erin moet worden geïnvesteerd.
Handelsondernemingen moeten ervoor zorgen dat goederen zo snel mogelijk bij de klant aankomen en altijd beschikbaar zijn. Tegelijkertijd moeten de voorraden zo laag mogelijk worden gehouden, omdat enerzijds veel kapitaal is vastgebonden en anderzijds de ruimte beperkt is. Met een bijbehorende WMS-module kunnen alle goederenstromen in het bedrijf digitaal in kaart worden gebracht en beter worden beheerd.
Van ontvangst van goederen tot uitgifte van goederen, het is altijd duidelijk waar een bepaald artikel zich momenteel bevindt. Of het vrij beschikbaar is of al is toegewezen aan een specifieke inkooporder en hoeveel eenheden van hetzelfde artikel nog op voorraad zijn wat direct zichtbaar is in de webshop.
Als een artikel schaars dreigt te worden, kan de ERP software hierop wijzen en een bijbehorende bestelling voorbereiden. Dit wordt vervolgens ter beoordeling voorgelegd aan de betreffende werknemer en en bij goedkeuring doorgevoerd. Op deze manier wordt zijn er altijd voldoende goederen beschikbaar.
Tegelijkertijd kunnen de verkoopgegevens worden geëvalueerd en kan de vraag in de toekomst worden ingeschat. Dergelijke prognoses helpen om de voorraden zo nodig te behouden en zo vastgebonden kapitaal vrij te maken.
Klanten verwachten vandaag de dag via verschillende distributiekanalen te kunnen winkelen. Naast fysieke winkels willen ze ook de mogelijkheid hebben om online te winkelen. Dit vereist een eigen webshop, evenals zijn aanwezigheid op grote online handelsplatformen. Tegelijkertijd verwachten klanten overal dezelfde voorwaarden en dezelfde service.
Goederen die in de winkel zijn gekocht, moeten ook online kunnen worden geclaimd en geruild en vice versa. Om dit haalbaar te maken, is een gemeenschappelijk artikelbeheer vereist voor alle distributiekanalen. Als een klant een artikel online pre-ordert en het op dezelfde dag in een fysieke winkel wil ophalen, moet er eerst voor worden gezorgd dat het gewenste artikel daar ook op voorraad is.
Tegelijkertijd moeten de medewerkers in de winkel worden geïnformeerd over de bestelling, zodat deze kan worden teruggezet. De ERP-software maakt precies dergelijke verkoopprocessen mogelijk en creëert zo meer transparantie over alle verkoopkanalen.
Dit geldt ook voor verkoopmedewerkers in het veld. Dankzij een mobiele verbinding met de ERP-software hebben ze tijdens het klantgesprek toegang tot dezelfde datamaster, blokkeren ze goederen en bereiden ze zich voor op verzending. Ze zijn ook in staat om informatie te verstrekken aan potentiële klanten in het veld en kunnen bijvoorbeeld specifieke leveringsdatums communiceren.
Handelsbedrijven profiteren van een implementatie van ERP software door betere klantenondersteuning, meer gerichte marketing, meer omzet en hogere verkoopmogelijkheden, met minder inspanning en minder gebruik van middelen.
Door de moderne processen die zijn opgezet met software worden handelsbedrijven klaargestoomd voor de toekomst en kunnen zij hun eigen marktpositie behouden en voortdurend verder uitbreiden. Hiervoor is het belangrijk om de juiste software voor uw eigen doeleinden te vinden en deze vanaf nu op alle gebieden van uw eigen bedrijf te gebruiken.
Alles wat u moet weten over ERP-software voor de retail. Blogartikelen, praktijkvoorbeelden en functionele beschrijvingen om u te helpen bij uw ERP-implementatie.
De retail schuift steeds meer naar een online wereld waarin e-commerce steeds belangrijker wordt. ERP-software voor e-commerce helpt retailers om hun goederen en diensten perfect online op de markt te brengen, wat ook tot kostenreductie leidt.
Om te overleven in een wereld waarin klanten kritischer worden en vragen om korte levertijden, is het vitaal dat uw handelsprocessen worden geoptimaliseerd. Wij willen laten zien waar u op moet letten bij het zoeken naar een passende ERP-oplossing.