Migración y calidad de datos en la implantación de un ERP

La migración y la calidad de los datos son cruciales durante la implantación de un sistema de gestión.

La migración implica transferir datos de sistemas antiguos a un nuevo ERP, mientras que la calidad de los datos asegura que la información sea precisa, completa y consistente. Ambos aspectos son fundamentales para que el sistema funcione correctamente desde el primer día.

Una migración bien hecha y datos de buena calidad ayudan a evitar errores operativos, interrupciones en los procesos y pérdida de confianza en el sistema, especialmente cuando se trata de información crítica para el negocio. 

Índice

• Migración de datos en un ERP
  • Pasos clave en la migración de datos
• Calidad de datos en un ERP
• Problemas comunes relacionados con la calidad de datos
• Recomendaciones
• Conclusión

Migración de datos en un ERP

La migración de datos en un ERP es un proceso clave y, al mismo tiempo, bastante complejo ya que consiste en extraer la información de los sistemas actuales, transformarla según las necesidades del nuevo ERP y luego cargarla.

Para que todo salga bien, es fundamental planificar cada paso con cuidado. Esto incluye revisar y limpiar los datos para asegurar su calidad, validar su consistencia y relevancia, y asignar los recursos adecuados - tanto técnicos como humanos - que garanticen una migración eficiente y sin errores.

Una mala migración puede afectar seriamente el funcionamiento del sistema y generar problemas operativos desde el inicio. 

Pasos clave en la migración de datos:

Una migración exitosa no ocurre por casualidad. Requiere una serie de pasos bien definidos que ayudan a garantizar que los datos se transfieran correctamente y que el nuevo sistema funcione como se espera.

A continuación, te compartimos lo pasos que pueden ser más relevantes.

• Planeación:

Es el punto de partida del proceso. Consiste en definir la estrategia general, el alcance del proyecto y analizar su viabilidad. También implica revisar el estado actual de los datos, evaluando su integridad, exactitud y coherencia para asegurar que estén listos para ser migrados al nuevo sistema.

• Evaluación y limpieza de datos:

Consiste en identificar datos duplicados, obsoletos o que no aportan valor, y realizar la limpieza necesaria para garantizar que solo la información relevante y de calidad se transfiera al nuevo sistema.

• La selección de herramientas

Elegir las herramientas más adecuadas para llevar a cabo la migración, ya sea desarrollándolas internamente o adquiriéndolas en el mercado, según las necesidades y recursos disponibles.

• Pruebas:

Realizar pruebas exhaustivas en las aplicaciones que harán uso de la base de datos migrada, para asegurar que funcionen correctamente y detectar cualquier error antes de la puesta en marcha.

• Extracción, Transformación y Carga (ETL):

Ejecutar el proceso de extraer los datos de las fuentes originales, transformarlos para que se ajusten a los requisitos del nuevo ERP, y cargarlos en el sistema de destino. 

• Evaluación:

Analizar los resultados de la migración, medir el rendimiento y realizar ajustes según sea necesario. 

Calidad de datos en un ERP

La calidad de los datos se refiere a qué tan precisa, completa, consistente y confiable es la información que contiene el sistema. Contar con datos de buena calidad es fundamental para:

• Informes precisos: Permite generar informes fiables para la toma de decisiones acertadas. 
• Operaciones eficientes: Minimiza errores operativos y optimiza los procesos internos. 
• Confianza en el sistema: Garantiza que la información sea confiable y útil para la gestión diaria. 

Problemas comunes relacionados con la calidad de datos

Los problemas más comunes pueden surgir debido a errores humanos, falta de estandarización, sistemas dispares o falta de gobernanza de datos

A continuación mencionaremos algunos de los desafíos que pueden presentarse:

• Datos obsoletos o incompletos: Información que ya no es válida o que carece de datos importantes, lo que puede afectar la precisión del sistema.
• Inconsistencias: Datos que no coinciden entre diferentes sistemas o incluso dentro del mismo, generando conflictos y errores.
• Redundancia: Registros duplicados que ocupan espacio innecesario y pueden causar confusión en los procesos.
• Estructuras de datos complejas: Formatos o estructuras complicadas que dificultan la migración y la integración con otros sistemas.

Recomendaciones

No solo es importante cuidar la calidad de los datos durante la migración al implementar un nuevo ERP; este cuidado debe mantenerse a lo largo del tiempo. Mantener la calidad de la información de forma constante es clave para asegurar que el sistema siga siendo preciso y continúe funcionando como una herramienta eficaz en la operativa diaria de la empresa.

A continuación, se presentan algunas acciones que conviene tener en cuenta:

Priorizar la calidad de los datos

Desde el inicio del proyecto de migración de datos, es fundamental poner especial atención en asegurar la precisión y confiabilidad de la información.

Utilizar herramientas y metodologías adecuadas

Emplear tecnologías y procesos específicos que garanticen la integridad y exactitud de los datos durante todo el proceso e incluso después.

Establecer un plan de mantenimiento

Diseñar un plan continuo para mantener los datos actualizados y precisos a lo largo del tiempo, evitando la acumulación de información obsoleta o errónea.

Realizar pruebas exhaustivas

Lleve a cabo pruebas rigurosas para identificar y corregir posibles errores antes de que el sistema entre en operación, asegurando así su correcto funcionamiento.

Conclusión

En resumen, la migración y la calidad de los datos son elementos clave en la implementación de un software ERP. Una planificación cuidadosa y una ejecución bien estructurada, junto con un enfoque constante en mantener la calidad de los datos, son fundamentales para asegurar el éxito del proyecto y que el nuevo sistema funcione de manera eficiente y confiable.