Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP is de afkorting voor de zogenaamde enterprise resource planning. Dit beschrijft de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Wat aanvankelijk meer werd gebruikt in productiebedrijven, heeft zich de afgelopen jaren uitgebreid tot alle industrieën. Een efficiëntere en hulpbronnenbesparende manier van werken is immers voor elk bedrijf heel aantrekkelijk.

Grondstoffen betekenen in deze context veel meer dan alleen grondstoffen, machines of gereedschappen. Integendeel, alle middelen waarover het bedrijf beschikt, worden begrepen. Dit geldt ook voor human resources, de IT-infrastructuur, financiële middelen, het wagenpark, enz.

Vermijd knelpunten en verspilling

Het is belangrijk om alle verschillende middelen zodanig over de processen te verdelen dat er op geen enkel moment verspilling of knelpunten in de processtroom zijn. Dit vraagt om een instrument waarmee alle processen centraal beheerd, gepland en gemonitord kunnen worden. Een dergelijk instrument is ERP-software.

Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel processen over afdelingen heen worden ingericht. Als gevolg hiervan worden ze aanzienlijk slanker, sneller en op sommige plaatsen zelfs geautomatiseerd door het systeem, wat extra middelen bespaart.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Niet elk bedrijf heeft elke beschikbare functie nodig, andere bedrijven hebben veel meer nodig over de aangeboden functies om hun eigen processen volledig in kaart te kunnen brengen. Daarom hebben bedrijven uiteindelijk ERP-software nodig die precies is afgestemd op hun eigen processen.

Implementeer functies indien nodig

In de productie moeten machines bijvoorbeeld worden aangesloten op de software en moeten de voorraadniveaus ook in realtime worden bijgehouden. Overheidsbedrijven daarentegen hebben al deze functies niet nodig. Hier komen totaal verschillende functies aan de rol. Op deze manier is elk bedrijf uiteindelijk vrij om ERP-software samen te stellen volgens zijn eigen behoeften.

Het is echter ook waar dat hoe meer aanpassingen er aan een software moeten worden gedaan, hoe duurder deze uiteindelijk zal zijn. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde braakliggende grond en bedrijfsgroottes. In hun oplossingen vinden bedrijven vervolgens alle functies die ze nodig hebben om hun eigen processen te dekken.

Waarom heb je ERP-software specifiek voor overheidsinstellingen nodig?

Publieke instellingen hebben zeer speciale eisen aan ERP-software. Vooral met betrekking tot interfaces met andere instellingen en hun softwareprogramma's ontstaan er speciale uitdagingen. Tegelijkertijd moeten talloze wettelijke vereisten worden nageleefd. ERP-software voor de overheid houdt rekening met deze special.

Functionaliteiten voor de overheid

Daarnaast zijn er verschillende speciale functies zoals veiligheidsmanagement, subsidiemanagement of elektronisch inkoopmanagement, die hun plaats in de software moeten vinden. Projectmanagement speelt ook een bijzondere rol voor publieke instellingen.

Daarom moeten instellingen eerst kijken naar branchespecifieke oplossingen. Deze bevatten meestal de belangrijkste functies op dit gebied. Dit betekent vooral minder aanpassingen aan de ERP-software zelf en dit bespaart uiteindelijk enorm veel tijd en geld.

Waarom heb je een ERP-leverancier met branchekennis van overheid nodig?

De rol van de ERP-leverancier wordt vaak onderschat bij het selecteren van een geschikte software. De verwaarlozing op dit punt kan later een ernstige fout blijken te zijn. Uiterlijk wanneer de leverancier niet begrijpt wat er precies moet worden geïmplementeerd. Dan is het meestal te laat en dreigen ERP-projecten volledig te mislukken.

Branchekennis beschermt tegen valkuilen

Daarom vereist het een leverancier die de respectieve branche van het bedrijf goed kent en in het beste geval al veel implementaties in andere instellingen heeft uitgevoerd. Uiteindelijk kunt u zelfs profiteren van de expertise van de aanbieder. Hij kent de fallstrike en kent de exacte eisen van uw organisatie.

Op deze manier kan hij nuttige tips geven over aanpassingen aan de software, interfaces of zelfs de individuele functies die van centraal belang zijn in de betreffende industrie. Op deze manier kan het bijdragen aan het zo goed mogelijk verbinden van uw ERP-software met andere organisaties met behulp van interfaces zonder media-discontinuïteit.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor overheidsinstellingen?

Het vinden van de juiste en geschikte ERP-software met de bijbehorende implementatiepartner is niet altijd eenvoudig. Veel bedrijven maken de fout om de zoekopdracht te overhaasten en kiezen vervolgens voor een onvoldoende geschikte ERP-software. Dit gebeurt vooral wanneer de zoekopdracht onvoldoende aandacht en tijd krijgt.

Maak in ieder geval vooraf een uitgebreide specificatie op, waarin alle eisen voor de nieuwe ERP-software in detail worden opgeslagen. Naast de concrete doelen die u met de uitvoering wilt nastreven, omvat dit ook alle randvoorwaarden zoals het budget en de planningen. Bovendien is het noodzakelijk om alle vereiste functies te vermelden en prioriteit te geven.

Maak de zoekopdracht efficiënter met de specificaties

Zo verlies je de focus niet bij de latere zoektocht en kan ook de geselecteerde implementatiepartner beter begrijpen waar de ERP-implementatie echt over gaat en welke factoren echt belangrijk zijn. Met de volledige specificaties kunt u vervolgens de daadwerkelijke zoekopdracht starten.

Hiervoor zijn vergelijkingsportalen geschikt. Hier kunnen tal van systemen worden gefilterd en vergeleken op basis van industrieën, bedrijfsgroottes en individuele functies. Dit verkort de zoektocht enorm. Als u een shortlist van potentiële leveranciers hebt gemaakt, is het belangrijk om de systemen beter te leren kennen en, indien nodig, zelfs te testen.

Welke functies heeft een overheidsinstelling nodig in ERP-software?

ERP-software voor de overheid heeft meestal verschillende functies die precies zijn afgestemd op de behoeften van de instellingen. In het volgende willen we een aantal belangrijke functies bekijken en de concrete voordelen ervan voor de overheid nader toelichten.

Uniforme beheerscontrole

Om verschillende autoriteiten in staat te stellen gegevens met elkaar te delen, is een uniforme administratieve structuur vereist. ERP-software speciaal ontworpen voor openbare instellingen maakt deze uitwisseling van informatie tussen agentschappen mogelijk. Enerzijds vergemakkelijkt dit de communicatie en maakt het anderzijds de processen binnen de eigen structuren aanzienlijk sneller en efficiënter. Dit bespaart verschillende middelen die elders winstgevend kunnen worden gebruikt.

Projectmanagement

Met verschillende functies ondersteunt een projectmanagementmodule de implementatie, planning en monitoring van alle projecten. Verdere functies zorgen ervoor dat de projecten vervolgens geëvalueerd en geanalyseerd kunnen worden. Zo krijg je niet alleen een beter overzicht tijdens lopende projecten, maar kun je ook langetermijninzichten uit hun koers halen, die bijdragen aan een continue verbetering van de processen.

Financiële boekhouding

Het gebruik van een financiële module maakt verantwoording op alle gebieden duidelijk. Talrijke functies vergemakkelijken niet alleen de boekhouding, maar zorgen ook voor aanzienlijk vereenvoudigde dagelijkse processen. Op deze manier kunnen facturen automatisch worden gegenereerd en verzonden, kunnen financiële rapporten worden gemaakt en kunnen projectkosten eenvoudig worden gefactureerd.

Financieringsbeheer

Het is ook van cruciaal belang dat overheidsinstellingen verschillende subsidies aanvragen en beheren. Hiervoor bevat ERP-software voor publieke instellingen tal van functies, van de registratie en presentatie van de begroting tot het monitoren van alle financieringsfondsen en het plannen en evalueren van financiering.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw overheidsinstelling

Publieke instellingen moeten daarom altijd vertrouwen op ERP-software die enerzijds in staat is om de specifieke processen in kaart te brengen en anderzijds ook de communicatie met andere overheden ondersteunt. Op deze manier kunnen tal van processen veel beter en efficiënter worden gemaakt, wat bijdraagt aan het verlichten van de belasting voor het eigen personeel.

Maar ook voor de "klanten" bieden de efficiëntere en transparantere processen verschillende voordelen. Afspraken kunnen eenvoudiger en sneller worden toegewezen en veel vragen kunnen vooraf worden opgehelderd via online portals. In ieder geval is het belangrijk om de interfaces met andere faciliteiten in de gaten te houden. Een ervaren aanbieder kan van groot nut zijn.