Een NGO onderscheidt zich vooral van andere bedrijven op zakelijk gebied. Terwijl in conventionele bedrijven winstmaximalisatie de motor van handel is, komen in een NGO charitatieve doeleinden naar voren.
Daarom zijn de meeste processen anders gestructureerd en wordt succes hier anders gemeten dan in bedrijven in de particuliere sector. Daarom moet de ERP-software ook van een andere aard zijn. Waar ERP-software voor een NGO om draait, lees je hier.
De afkorting ERP staat voor de zogenaamde Enterprise Resource Planning en beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit vereist lean en geoptimaliseerde processen door het hele bedrijf en een manier om middelen optimaal te verdelen over de respectievelijke processen.
In deze context zijn middelen alle bedrijfsmiddelen die het bedrijf kan gebruiken om zijn eigen bedrijfsdoeleinden te vervullen. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
In de kern gaat ERP over het verdelen van alle middelen naar de respectieve processen op een zodanige manier dat er op geen enkel moment knelpunten in de levering zijn. Tegelijkertijd moet verspilling zoveel mogelijk worden vermeden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van ERP-software.
Deze brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren in het bedrijf werken met dezelfde gegevens. Dit maakt de processen enerzijds transparanter en anderzijds aanzienlijk slanker. Werk kan over afdelingen heen worden ontworpen en datasilo's kunnen worden opgesplitst.
ERP-software bestaat uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en bevat functies die de dagelijkse processen daarin ondersteunen. Op deze manier kunnen sommige processen zelfs volledig geautomatiseerd worden. Alle modules zijn met elkaar verbonden via de centrale database.
Vaak zijn de volgende modules te vinden in ERP-software:
Afhankelijk van de behoeften en het bedrijfsgebied bestaat ERP-software uit al die modules en functies die nodig zijn om uw eigen processen in hun geheel in kaart te kunnen brengen. Veel ERP-leveranciers hebben zich daarom in de loop van de tijd gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven.
Vandaag de dag zijn er talloze verschillende ERP-softwareoplossingen op de ERP-markt die zich richten op specifieke bedrijven. Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat deze branchespecifieke oplossingen al veel belangrijke functies voor de industrie in hun standaardversies dekken.
Een algemeen ERP-systeem daarentegen zou eerst duur moeten worden aangepast aan de behoeften van uw eigen bedrijf. Een branchespecifiek systeem kan daarentegen direct worden gebruikt. Ook bij de doorontwikkeling van de ERP-software ligt de focus van de ontwikkelaars op uitdagingen in de eigen branche. Bij algemene software moet je meestal wachten en hopen op aanpassingen voor toekomstige ontwikkelingen in je eigen branche.
Zoals in het begin al vermeld, verschilt een NGO van andere bedrijven op het vlak van concrete ondernemersdoelen. Maar er zijn ook veel overeenkomsten met particuliere bedrijven. Vooral bij het gebruik van de fondsen zijn beide vormen afhankelijk van maximale efficiëntie.
Voor NGO's betekent dit echter dat het beschikbare geld zo volledig naar de projecten kan vloeien. Het bestuurlijke apparaat moet zo slank mogelijk worden gehouden. Maar zelfs een NGO kan niet zonder administratie. Van personeelsplanning tot donatiebeheer tot financieringsbeheer, deze taken vormen de kern van elke NGO.
Tegelijkertijd speelt transparantie een belangrijkere rol als bij geen enkele andere vorm van zaken doen. Donateurs willen weten waar geld naartoe gaat en waar het voor wordt gebruikt. Om dit alles zo goed mogelijk bij te kunnen houden, is ERP-software nodig die speciaal is afgestemd op de behoeften van een NGO.
Juist daarom is het zo belangrijk om naast de juiste ERP software ook de juiste ERP leverancier te vinden. Een ervaren ERP leverancier kent de bijzondere uitdagingen waar een NGO voor staat en kan daar tijdens de implementatie rekening mee houden.
Hij begrijpt beter wat belangrijk is voor een NGO, welke processen zich kunnen aanpassen aan de software en waar de software zich moet aanpassen aan de processen. Veel projecten mislukken door onvoldoende communicatie tussen leverancier en klant. Een ervaren leverancier spreekt "dezelfde taal" en kan het project helpen slagen met belangrijke tips en advies.
Een onervaren aanbieder begrijpt waarschijnlijk niet precies wat de klant eigenlijk wil. Op dit punt kunnen er ernstige misverstanden zijn die ervoor kunnen zorgen dat het hele project mislukt of op zijn minst veel tijd en extra kosten met zich meebrengen.
Daarom is het belangrijk om de juiste ERP-software en de juiste ERP-leverancier te vinden. Gezien talloze oplossingen op de markt is dit geen gemakkelijke opgave. Het belangrijkste aan het begin is om precies te weten waar je naar op zoek bent. Dit klinkt banaal, maar in de voorbereiding van de zoektocht is al besloten of het ERP-project later een succes of flop wordt.
Een as-is analyse wordt eerst gebruikt om te evalueren hoe de processen momenteel lopen en waar er potentieel is voor verbetering. Hieruit worden concrete doelen afgeleid, die vervolgens worden vastgelegd in een eisenspecificatie. Dit dient als een soort kompas tijdens de zoektocht. Naast de doelstellingen moeten hier ook alle andere randvoorwaarden geformuleerd worden.
Het gaat dan om het budget, het tijdsbestek waarin de ERP-software moet worden ingevoerd, het aantal gebruikers, de benodigde interfaces en integraties, maar ook de IT-infrastructuur en het platform waarop de software moet worden bediend. Daarnaast is het belangrijk om alle functies op te sommen en te prioriteren.
Met de volledige specificaties is de zoektocht dan veel relaxter. Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om veel systemen tegelijk te vergelijken en te filteren. Dit leidt u snel naar een korte lijst met geschikte ERP-systemen die vervolgens op de shortlist kunnen worden geplaatst.
Laten we nu eens kijken naar een paar essentiële functies van ERP software voor een NGO. Het gaat hier niet om het maken van een complete lijst van alle benodigde functies, maar veel meer om het tonen van de mogelijkheden van branchespecifieke ERP-software en het uitleggen van de voordelen ervan voor de praktijk.
De term klant is niet helemaal van toepassing in NGO's. Meestal gaat het om donoren en die moeten fundamenteel anders behandeld worden dan een klassieke klant in de detailhandel. Daarom moet de CRM-module ook rekening kunnen houden met deze speciale functie. Met een bijbehorende CRM-module is het mogelijk om de donateurs veel beter en individueler te ondersteunen.
Donateurs willen geïnformeerd worden over de voortgang en het gebruik van hun donaties. Met verschillende functies binnen de CRM-module kunnen donateurs worden onderverdeeld in specifieke groepen en dienovereenkomstig worden geïnformeerd. Door alle gegevens te centraliseren, wordt het mogelijk om ze te evalueren en meer segreciatieve donorgroepen te identificeren. Het is mogelijk om erachter te komen wanneer en hoe contact met hen op te nemen. Dit helpt enorm bij donorzorg en helpt uiteindelijk om meer donoren langer aan te houden.
De meeste NGO's werken projectmatig en moeten goed in de gaten houden welke middelen op welk moment en in welke aantallen zijn ingezet. Met een projectmanagementmodule is dit eenvoudig mogelijk. Resources kunnen worden toegewezen aan de afzonderlijke projectstappen, verantwoordelijkheden kunnen worden gedefinieerd en deadlines kunnen worden gemaakt.
Met de uitgebreide project management module is het altijd mogelijk om alle projecten en hun voortgang in de gaten te houden. Als een project het budget dreigt te overschrijden, kunnen proactieve waarschuwingen en actie worden ondernomen. Alle werkuren die in het project zijn gestoken, kunnen ook nauwlettend worden gevolgd.
Dit maakt de facturering uiteindelijk ook veel eenvoudiger en efficiënter. Uiteindelijk zorgt een uitgebreide projectmanagementmodule voor slankere en resourcebesparende processen. Vooral bij NGO's kunnen administratieve kosten worden bespaard en kan er dus meer geld worden gebruikt voor de eigenlijke liefdadigheidsdoeleinden.
NGO's werken vaak samen met partners over de hele wereld. Vooral de communicatie en uitwisseling van gegevens is vaak lastig. ERP-software voor NGO's biedt daarom vaak de mogelijkheid om meerdere talen te verwerken.
Daarnaast biedt het systeem interfaces of zelfs licenties voor de partner zelf, zodat hij ook met de ERP-software kan werken. Deze multi-tenancy biedt enorme voordelen. Gegevens kunnen eenvoudig worden uitgewisseld en veilig worden overgedragen.
Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie in de communicatie tussen NGO's en projectpartners. Vooral als het gaat om de inzet van fondsen is het mogelijk om precies bij te houden waar in het projectland geld aan is uitgegeven en hoe er voortgang wordt geboekt in projecten.
Het vinden van de juiste ERP-software voor uw NGO is niet altijd eenvoudig gezien de vele oplossingen op de markt. Maar met de juiste voorbereiding op uw zoektocht kunnen passende oplossingen er snel uit gefilterd worden. De focus moet ook op de aanbieder zelf liggen. Indien mogelijk moeten ze uw branche precies kennen en weten wat echt belangrijk voor u is als het gaat om ERP-implementatie.
Alle moeite is het in ieder geval waard. Vooral NGO's profiteren van een efficiëntere en hulpbronnenbesparende manier van werken, omdat de bespaarde kosten rechtstreeks in de projecten kunnen vloeien. Hiervoor biedt ERP-software voor NGO's verschillende functies die helpen om administratieve taken sneller en efficiënter uit te voeren en zich te concentreren op de essentie.
Er zijn tal van overheidsinstellingen, die allemaal specifieke administratieve taken in de overheid op zich nemen. Om de eigen processen beter te organiseren, vertrouwen veel bedrijven op ERP-software. Wij leggen u uit wat ERP bij de overheid kan.
De sector educatie heeft veel functies nodig binnen ERP-software om hun veel eigen processen te dekken. Daarvoor willen we de functionaliteit van een ERP-software bekijken om de toegevoegde waarde die het gebruik ervan kan hebben beter te begrijpen.