Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP staat voor enterprise resource planning. Dit beschrijft de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Dit vereist holistische planning, controle en monitoring van alle processen in het bedrijf. Deze moeten te allen tijde van de juiste hoeveelheid middelen worden voorzien, zonder dat dit tot verspilling of knelpunten leidt.

In deze context worden middelen begrepen als alle operationele resources waarop een bedrijf kan terugvallen. Dit omvat het personeelsbestand van de werknemers, financiële middelen, gereedschappen, voertuigen of zelfs onroerend goed. Al deze capaciteiten moeten op de best mogelijke en efficiënte manier worden gebruikt.

Alle gegevens in een centrale database

Hiervoor gebruiken bedrijven ERP-software. Dit brengt eerst alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de bijbehorende gegevens samen in een centrale database. Alle afdelingen hebben hier dan toegang toe. Dit leidt op zich tot snellere en slankere processen. Daarnaast ondersteunt de ERP-software veel processen met automatiseringen en vooraf gedefinieerde workflows.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules, die via de centrale database met elkaar verbonden zijn. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Zo zijn er modules te vinden voor productie, magazijnbeheer, personeelsbeheer of zelfs voor de boekhouding van een bedrijf. Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig. Daarom is het zo belangrijk om ERP-software te vinden die aan uw eigen eisen voldoet.

Branchespecifieke ERP-software

Op de ERP-markt zijn er tal van ERP-softwareoplossingen die zijn afgestemd op specifieke industrieën. Met deze branchespecifieke oplossingen krijgt u alle belangrijke modules en functies die echt nodig zijn voor bedrijven in deze industrieën. Een financiële dienstverlener heeft weinig aan een productiemodule. Dus waarom betalen voor de ontwikkeling van zo'n module?

Waarom heb je ERP-software nodig speciaal voor financiële dienstverleners?

Financiële diensten hebben hun eigen eisen voor ERP-software. Dit moet betrekking hebben op alle gebieden en processen van het bedrijf. Centraal staat zeker de personeelsplanning en het klantrelatiebeheer. Het vereist ook verschillende interfaces met andere autoriteiten en instellingen.

ERP-software die speciaal is ontworpen voor financiële diensten houdt rekening met al deze factoren en helpt om te voldoen aan wettelijke vereisten. Tegelijkertijd ondersteunt de software het opzetten van snellere en efficiëntere processen, zodat er meer tijd en energie kan stromen naar de belangrijkste bedrijfsgebieden.

En juist die capaciteiten die beschikbaar komen, kunnen de voorsprong op de concurrentie goedmaken. Hoe beter de ERP-software bij uw eigen bedrijf past, hoe preciezer en gerichter er uiteindelijk gewerkt kan worden. De focus in de financiële dienstverlening ligt ongetwijfeld op de klant. Alle voordelen die met de software kunnen worden bereikt, kunnen daarom 1 op 1 worden doorgegeven.

Waarom heb je een ERP-leverancier met branchekennis op het gebied van financiële dienstverlening nodig?

Veel bedrijven onderschatten de rol van de ERP-leverancier bij het selecteren van een geschikte ERP-software. Dit kan een ernstige fout blijken te zijn. Het is immers de aanbieder met wie u een langdurige samenwerking aangaat. Als de communicatie hierover verstoord is, kan dit ook gevolgen hebben voor de software. Vooral bij het aanpassen van de ERP-software moet een vlekkeloze communicatie te allen tijde worden gegarandeerd.

Communicatie naar de aanbieder de be-all en end-all

Als de leverancier niet in detail begrijpt welke aanpassingen u nodig heeft, kunnen deze niet voldoende worden geïmplementeerd. Evenzo kan het zijn dat het bedrijf zelf niet precies weet hoe bepaalde functies moeten worden aangepast. Hier kan een ervaren aanbieder zijn gewicht in goud waard zijn. Als hij uitgebreide kennis heeft in uw branche, kan hij waardevolle tips geven voor noodzakelijke aanpassingen.

Hij begrijpt ook de zorgen van bedrijven in uw branche veel beter en kent de valkuilen die tijdens de introductie in de weg kunnen staan. In het beste geval heeft de ERP-leverancier al verschillende implementaties uitgevoerd bij bedrijven die op u lijken en kan hij de ervaring van deze projecten in uw implementatie opnemen.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor je financiële dienstverlening?

Het vinden van de juiste ERP-software en de juiste ERP-leverancier is vaak niet eenvoudig. Op de markt zijn er talloze ERP-oplossingen, waarvan sommige zich hebben gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes. Allereerst is het belangrijk om te weten wat u precies zoekt.

Hiervoor is het altijd raadzaam om een specificatie te maken. Hierin worden alle randvoorwaarden en eisen voor de software vastgelegd. Dit betekent met name dat de concrete doelen die met het gebruik van de ERP-software moeten worden nagestreefd, worden opgeschreven.

Belangrijke kengetallen zoals het budget, het tijdsbestek en het aantal gebruikers worden er ook in vastgelegd. Dan is het noodzakelijk om een lijst te maken met alle vereisten. Elke functie krijgt prioriteit in termen van zijn noodzaak. Aan de ene kant helpt dit u om de focus in uw zoektocht niet te verliezen, maar het dient ook de leveranciers op de markt om te bepalen of ze aan uw vereisten kunnen voldoen.

Welke functies hebben financiële diensten nodig in ERP-software?

Laten we eens kijken naar een paar functies die van fundamenteel belang kunnen zijn voor financiële diensten. Tegelijkertijd moet nogmaals worden benadrukt dat niet elk bedrijf noodzakelijkerwijs elk van deze functies in zijn ERP-software hoeft te huisvesten. Het gaat er meer om de verschillende mogelijkheden van ERP-software voor financiële diensten te laten zien.

Uren automatisch invoeren

Het verdienmodel is de afgelopen jaren voor veel financiële dienstverleners rigoureus veranderd. Waar aanvankelijk vooral aan commissies werd verdiend, is advies tegenwoordig de belangrijkste bron van inkomsten.

Deze verandering heeft de druk op veel bedrijven vergroot. Om het hoofd boven water te houden, kiezen sommige ondernemers nu voor IT-systemen. Dit is begrijpelijk, maar IT kan veel financiële inspanning betekenen en slechts een paar gebruiken het optimaal.

Helaas doen dergelijke beslissingen zich vaak op korte termijn voor. Nu er steeds meer werk wordt gedaan op basis van factureerbare uren, is een goede ERP-software cruciaal. Met name functionaliteiten voor tijdregistratie en facturatie zijn steeds belangrijker aan het worden. Elk uur dat niet goed wordt verwerkt, kost directe verkoop. Het systeem kan ook worden gebruikt om het bedrag van de retourzending per bestelling duidelijk weer te geven.

Nalevingsoverwegingen bij het zoeken naar ERP

Na de recente crises is het toezicht op en de regulering van de financiële sector verscherpt. ERP-software is ook belangrijk om aan deze nieuwe regels te voldoen. Het is te ingewikkeld voor dit artikel om je te verdiepen in alle juridische nuances en de exacte manier waarbij ERP-software kan ondersteunen. We willen echter benadrukken dat het de moeite waard is om een leverancier te vinden met branchespecifieke kennis en ervaring.

Verzekeraars en hypotheekadviseurs zijn bijvoorbeeld gegroepeerd in dezelfde sector, maar de wet- en regelgeving is heel anders. Er zijn ook grote verschillen binnen de verzekeringsbranche. Je kunt zeker begrijpen dat er andere regels zijn voor auto's dan voor ziektekostenverzekeringen.

Omdat compliance een belangrijke taak is voor financiële dienstverleners, moet u er zeker van zijn dat uw ERP-leverancier op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen in uw branche. Alleen dan kunnen ze je helpen om aan alle regels te voldoen.

Integratieproblemen vanwege beveiligingsoverwegingen

Specialisatie in uw branche is ook belangrijk om het implementatieproces soepel te laten verlopen. De manier waarop met bestaande en reeds verouderde systemen, met name in de financiële sector, moet worden omgegaan, vereist nauwkeurigheid.

Het is een grote uitdaging voor elk bedrijf om over te stappen van een oud naar een nieuw IT-systeem. Dit is nog moeilijker voor financiële instellingen omdat het vaak niet is toegestaan om in oudere systemen te werken.

Neem bijvoorbeeld banken. Deze werken vaak met backoffice systemen die lang geleden zijn geschreven. Het programmeerwerk is zeer complex en een technische fout heeft verstrekkende gevolgen. Aan de andere kant merken banken dat klanten voortdurend vragen om nieuwe aantrekkelijke front-end oplossingen. Denk aan de populariteit van Mobiel Internetbankieren. Deze innovaties moeten echter verenigbaar zijn met bestaande systemen. De afscherming van de backend is daarom een belangrijke taak voor technische implementatiepartners.

Het bovenstaande voorbeeld gaat in dit geval over banken, maar er zijn vergelijkbare gevallen voor elk type financiële dienstverleners. Alleen gespecialiseerde partners hebben nog voldoende kennis van deze systemen en de talen waarin ze zijn geschreven. Je begrijpt je situatie en daardoor loopt alles wat soepeler.

Online klantenondersteuning is een must

Het juiste gebruik van ERP maakt het veel gemakkelijker om klanten te ondersteunen, te behouden en te werven. In de zeer concurrerende financiële sector moeten bedrijven streven naar een constant hoog serviceniveau om klantloyaliteit te garanderen.

Dit leidt tot hoge investeringen, bijvoorbeeld in telefonische klantenservice. De automatisering van klantcontact kan uitkomst bieden. Tot op de dag van vandaag associëren bedrijven geautomatiseerde klantenondersteuning met slechte service. Niets is echter minder waar.

Het gebruik van een onlineverkoopbeleidsportaal is daar een goed voorbeeld van. In veel opzichten is dit duidelijker, sneller, toegankelijker en handiger voor klanten dan het bellen naar uw klantenservice. Met een digitaal verkoopbeleidsportaal kunnen klanten hun gegevens bekijken, maar ook bestaande services wijzigen, uitbreiden of aanvragen. Als deze functie deel uitmaakt van een ERP-systeem, worden de wijzigingen correct verwerkt.

Er is minder telefonische ondersteuning nodig en het aantal beheeracties wordt verminderd. Sommige (dure) verzekeraars bieden helemaal geen mogelijkheid om telefonisch contact met hen op te nemen. Hoewel de volledige eliminatie van de helpdesk als rigoureus kan worden omschreven, is het duidelijk dat dit tijd en geld bespaart.

Maar online ondersteuning zoals een digitale verkooprichtlijnenportaal kan ook uw verkoop verhogen. Het is een perfecte plek om aan te bieden en cross-sellen. Nieuwe producten en diensten kunnen in detail worden afgestemd op de individuele behoeften van de klant.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw financiële dienstverlening

Financiële dienstverleners hebben zeer individuele vereisten voor ERP-software, waarmee rekening moet worden gehouden. Bij het kiezen van een geschikte oplossing is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de leverancier rekening houdt met deze eisen en ook het aanpassingsvermogen in de software in acht neemt. Met name interfaces met andere systemen spelen hierbij een centrale rol.

Als u de laatste tijd op internet naar ERP hebt gezocht, hebt u waarschijnlijk honderden verschillende opties gevonden. Hoe maak je nu de juiste keuze? Dit hangt natuurlijk af van welke functionaliteiten je wilt, hoe hoog je budget is, hoeveel maatwerk je nodig hebt, of je nu kiest voor cloud of on-premise.

Ook de aanbieder zelf speelt een centrale rol in de selectie. Tot slot gaat u met deze een langdurige samenwerking aan. Daarom moet hij enerzijds uw branche goed kennen en anderzijds weten wat uw bedrijf echt individueel nodig heeft.