Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP staat voor de Engelse term "enterprise resource planning" en beschrijft de taak van een bedrijf om de bestaande resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Het doel is om afval in het operationele proces te identificeren en te elimineren. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat er op geen enkel moment knelpunten zijn in de levering van de processen met de nodige middelen.

In deze context wordt onder middelen verstaan alle middelen waarover het bedrijf beschikt. Naast te verwerken gereedschappen of grondstoffen worden hier ook werkcapaciteiten, onroerend goed, financiële middelen of voertuigen, enz. begrepen.

Allereerst brengt ERP-software alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt het de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kunnen verschillende processen over afdelingen heen worden opgezet, gestroomlijnd, samengevoegd en op veel plaatsen zelfs volledig geautomatiseerd.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Modules voor boekhouding, personeelsbeheer, magazijnbeheer of voor productie- of klantbeheer zijn te vinden.

Elk bedrijf heeft verschillende modules en functies nodig om zijn eigen bedrijfsgebied te bestrijken. Enterprise-serviceproviders hebben weinig nut voor een productiemodule, maar vereisen uitgebreide projectbeheerfuncties.

Daarom is het belangrijk om ERP-software te kiezen op basis van uw eigen branche. In de loop der jaren hebben veel fabrikanten zich gespecialiseerd in bepaalde bedrijven en bedrijfsgebieden en hebben ze hun oplossingen steeds verder aangepast en verbeterd. Zo werden de individuele uitdagingen van de respectieve industrieën in de ERP-software voortdurend opgelost door specifieke functies.

Waarom heb je specifiek ERP-software nodig voor dienstverlening?

De ERP-markt zit vol met branchespecifieke oplossingen die de respectievelijke uitdagingen van de afzonderlijke industrieën kunnen dekken. Hetzelfde geldt voor zakelijke dienstverlening. De ontwikkeling van al deze oplossingen heeft jarenlange ervaring van de fabrikanten in deze divisie opgenomen. ERP-software voor zakelijke dienstverlening is dus precies afgestemd op de uitdagingen en werkterreinen hiervan.

Veel zakelijke dienstverleners werken projectmatig. Daarom is een uitgebreide projectmanagementmodule bijna onmisbaar voor bedrijfsservicemanagers. Hiermee kunnen projecten in real time worden gepland, gecontroleerd en gemonitord. Facturering en urenregistratie worden ook direct in het systeem uitgevoerd en stroomlijnen zo veel processen in het dagelijkse proces.

Uitgebreid klantrelatiebeheer is ook essentieel voor zakelijke dienstverlening. In een holistische ERP-software voor zakelijke dienstverleners zijn al deze factoren zo opgenomen en ontworpen dat een uniform en lean bedrijfsproces op alle niveaus kan worden gegarandeerd.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in de dienstverlening?

Bedrijven onderschatten vaak het belang van de ERP-provider. Hij moet uw branche precies kennen en weten welke functies op dit gebied echt belangrijk zijn. Een ervaren implementatiepartner begrijpt ook beter welke processen moeten worden ontworpen en hoe en hij weet van de case trike tijdens de implementatie.

De ervaring van de provider kan vooral nuttig zijn bij het aanpassen van de software. In het beste geval heeft de provider al met succes ERP-software geïmplementeerd bij bedrijven die op hem lijken en kan deze ervaring nu in uw project opnemen. We mogen ook niet vergeten dat u meestal een lange samenwerking aangaat met de ERP-provider, dus u moet hier ook uw ogen openhouden.

Hoe vindt u de juiste ERP-software voor de dienstverlening?

Het vinden van de juiste ERP-software voor een bedrijf is niet altijd eenvoudig. Veel factoren spelen een doorslaggevende rol bij het zoeken en de daaropvolgende selectie. Het belangrijkste is zeker om te weten wat u precies zoekt. En veel bedrijven doen dit al niet. Maar al te snel wordt besloten om de eerste beste software het onderwerp stevig over het podium te brengen.

Zo'n toekomstgerichte beslissing kan niet worden overhaast. In plaats daarvan is het noodzakelijk om een uitgebreide specificatie te maken, waarin alle vereisten voor het gewenste systeem worden vastgelegd. Allereerst gaat het om de concrete doelen die met de ERP-software moeten worden nagestreefd.

Ook de randvoorwaarden zoals het budget, het aantal gebruikers en het tijdsbestek moeten worden vastgesteld. Vervolgens is het noodzakelijk om alle functies en vereisten voor de software op te schrijven en prioriteit te geven. Dit helpt u bij het zoeken, evenals uw latere implementatiepartner bij het opzetten en aanpassen van de software enorm.

Op vergelijkingsportalen hebben ze vervolgens de mogelijkheid om in één klap talloze systemen en providers te vergelijken. Met verschillende filters kunt u systemen vinden die aan uw eisen voldoen en zo de zoekopdracht aanzienlijk verkorten.

Welke functies hebben dienstverleners nodig in ERP-software?

Niet elk bedrijf heeft alle functies nodig die ERP-software kan leveren. Hetzelfde geldt met name voor zakelijke dienstverleners. Ook hier verschillen de afzonderlijke bedrijven soms sterk van elkaar. Daarom is het nooit mogelijk om definitief te zeggen welke functies echt nodig zijn en welke niet, zonder een individuele blik op het bedrijf te werpen. In het volgende willen we een paar essentiële functies bespreken die niet mogen ontbreken in de meeste ERP-oplossingen voor zakelijke services.

Human Resource Management (HRM)

Dit cliché is in slechts enkele sectoren nauwkeuriger dan in de zakelijke dienstverlening. Het succes van uw werk hangt vaak sterk af van uw medewerkers. Personeelsplanning is daarom van cruciaal belang. Je moet er niet alleen voor zorgen dat niemand zonder werk komt te staan, maar ook dat je de juiste mensen aan de juiste projecten laat werken.

Als u op zoek bent naar ERP-software, moet u een automatische koppeling naar de hrm-module (Human Resource Management) overwegen. Met de HRM module worden alle personeelszaken beheerd en gemonitord. De link geeft u snel antwoord op vragen als: Hoeveel uur zijn er in de nabije toekomst verschillende specialisten beschikbaar? Wie gaat er op vakantie of tijdens de werkvrije periode? Is het de moeite waard om een freelancer in te huren?

Met inzicht in bovenstaande onderwerpen kunt u professionals zo effectief mogelijk inzetten in projecten waar zij de grootste bijdrage kunnen leveren. Dit voorkomt dat consultants verschillende projecten volgen en altijd veel tijd besteden aan het opnieuw opstarten of hervatten.

Een HRM-module is gebruikelijk in de meeste ERP-systemen. Er is echter geen goede verbinding met projectmanagement. Let dus goed op de mogelijkheden als u op zoek bent naar een geschikt systeem.

Financiële module

Veel zakelijke dienstverleners hebben te maken met High Day Sales Outstanding (DSO). Hiermee bedoelen we het aantal dagen dat nodig is om uw verkoop te bereiken nadat de service is verleend. Natuurlijk kun je klanten niet dwingen om hun rekeningen op dezelfde dag te betalen. Het is daarom belangrijk om de facturen zo snel mogelijk te versturen.

ERP-software kan een automatische verbinding tot stand brengen tussen tijdregistratie en facturering. Op deze manier kunt u minder tijd besteden aan het opnemen van informatie uit soms ingewikkelde roosters. Bovendien kunnen fouten in handmatige invoer sneller naar binnen kruipen.

Toch is dit niet genoeg. Het is ook belangrijk dat de tijdregistratie volledig up-to-date is. Soms geven consultants hun uren slechts om de twee weken of zelfs maar één keer per maand. Met een overzichtelijk uurregistratieportaal, dat ook goed bereikbaar is met een smartphone of tablet, kunnen ze hun uren vaker doorgeven, bijvoorbeeld dagelijks.

Projectmanagement

Hoe zorg je ervoor dat alle onderdelen van een organisatie kunnen leren van het verleden? Bijvoorbeeld als een projectgroep in België te maken heeft met een contract dat veel overeenkomsten vertoont met een ander project in Duitsland van twee jaar geleden.

Veel ERP-leveranciers bieden modules voor documentbeheer of kennisbeheer aan. Als zakelijke dienstverlener is het belangrijk dat deze eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan projectplannings- en beheermodules. Op deze manier kunt u de planning van het project in Duitsland aanvragen, omdat het automatisch is gearchiveerd. En dankzij de koppeling naar de projectmanagementmodule kun je precies zien welke professional wat heeft gedaan.

Rolspecifieke toegang tot de ERP-software

Cloudoplossingen voor ERP zijn populair bij zakelijke dienstverleners. Hierdoor is het systeem overal toegankelijk. Dit is op dit gebied aan te raden, omdat in veel bedrijven de werknemers in het buitenland werken.

Maar niet alleen uw eigen medewerkers profiteren van Cloud ERP. Een specialist die je tijdelijk hebt ingehuurd als freelancer kan zijn gewerkte uren direct doorgeven of "best practices" indienen na het voltooien van een project. U wilt echter niet dat een externe aannemer toegang heeft tot al uw interne bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk dat uw ERP-systeem uitgebreide, aanpasbare, rolspecifieke toegang biedt.

Dit is niet alleen belangrijk om veiligheidsredenen, maar heeft ook voordelen voor het gebruiksgemak. Als een projectmanager bijvoorbeeld alleen informatie ziet die voor hem of haar relevant is, wordt hij of zij minder afgeleid door onnodige aantallen of rapporten en kan hij of zij zijn of haar werk efficiënter doen.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw eigen zakelijke service

Op de ERP-markt zijn verschillende oplossingen afgestemd op een specifieke woestenij. Dit biedt ook oplossingen voor zakelijke dienstverlening. Deze houden rekening met alle individuele en speciale vereisten van deze zakelijke dienstverleners en bestrijken alle belangrijke processen.

Van projectmanagement tot uitgebreid personeelsbeheer tot geautomatiseerde facturatie, alle belangrijke functies voor zakelijke dienstverlening zijn terug te vinden in dergelijke ERP-software.