De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn.
Een ERP systeem is een tool die zorgt voor een hogere productiviteit binnen de organisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden.
Geen organisatie is hetzelfde. Dat is ook de reden dat ERP software zo veel van elkaar verschilt. Ieder systeem kan worden ingericht met modules die de verschillende afdelingen kunnen ondersteunen. Deze modules bestaan weer per softwarepakket uit verschillende functionaliteiten. Het vinden van de ERP aanbieder die de juiste software kan leveren is daarom zeer belangrijk.
ERP-software brengt verschillende voordelen met zich mee. Afhankelijk van het bedrijf wordt er toegevoegde waarde gecreëerd op de volgende gebieden:
Een ERP-systeem automatiseert eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zich bezig houden met de belangrijke taken.
Alle gegevens van het bedrijf worden samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier wordt de samenwerking tussen afdelingen beter en wordt informatie beter gedeeld.
Met ERP profiteert men van real-time gegevens waardoor iedere werknemer op elk moment van de dag inzicht heeft in de meest recente data.
Door alle gegevens in het bedrijf te centraliseren, wordt het gemakkelijker om deze op slechts één plek te beschermen. Anders zou dit op veel verschillende plaatsen afzonderlijk moeten worden beveiligd, wat een enorme inspanning zou betekenen.
Een ERP systeem zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor veel tijd gewonnen wordt en kwaliteitsstandaarden behaald worden.
Alle bedrijfsprocessen van een bedrijf worden gemonitord en geanalyseerd. Rapporten met de resultaten van deze analyses kunnen met een druk op de knop automatisch worden aangemaakt en dienen als basis voor besluitvorming.
De introductie van een nieuw ERP-systeem kan ook enkele nadelen hebben. Het voordeel van een ERP-systeem staat echter boven de vermijdbare nadelen.
Het zoeken en implementeren van een ERP-systeem kan veel tijd kosten. Hoe complexer de toepassing en hoe meer individuele aanpassingen er moeten worden gedaan, hoe meer tijd er nodig is in de aanloop naar de introductie.
Een ERP-systeem is ook altijd een investering die gepaard gaat met kosten. Deze worden op verschillende plaatsen gemaakt. De ontwikkeling, implementatie en het onderhoud vereisen investeringen van het bedrijf en zijn medewerkers.
Een nieuw ERP-systeem brengt nieuwe manieren van werken met zich mee. Er is vaak weerstand als het gaat om het veranderen van vertrouwde processen en werkwijzen. Daarom is het belangrijk om het personeel in een vroeg stadium bij het ERP-project te betrekken en duidelijk de voordelen van de software te laten zien.
Een ERP-systeem is de centrale beheerinterface van alle bedrijfsprocessen. Eenmaal in gebruik genomen, wordt een afhankelijkheid geboren. Als de software op een dag echter niet meer aan de eisen voldoet, kan er eenvoudig een wijziging worden aangebracht. Dit is meestal veel minder inspanning dan het voor het eerst introduceren van een ERP-systeem.
Het platform waarop het ERP-systeem wordt geïnstalleerd speelt een belangrijke rol. Terwijl sommige bedrijven het ERP-systeem liever op hun eigen servers implementeren, kiezen andere bedrijven voor een implementatie in de cloud, op gehoste servers of een hybride model.
Check de kenmerken per type installatie en ontdek welke het beste past bij uw onderneming:
De omvang van een bedrijf en het aantal medewerkers heeft invloed op de eisen die worden gesteld aan een geschikt ERP-systeem en de kosten. Check per bedrijfsgrootte handige functionaliteiten en tips voor de implementatie van het juiste systeem.
Zelfstandigen en start-ups hebben in eerste instantie vaak maar een eenvoudig pakket met functionaliteiten nodig. Zelfs een heel eenvoudig ERP-systeem kan al een aanzienlijke toegevoegde waarde in het bedrijf hebben.
ERP software voor zzp'ers, freelancers en eenmanzakenKleine bedrijven hebben meestal geen systeem met uitgebreide functionaliteit nodig. Kleinere bedrijven geven vaak de voorkeur aan cloudoplossingen vanwege de lage acquisitiekosten en snelle inbedrijfstelling.
ERP software voor kleine bedrijvenOp veel gebieden is het digitaliseringspotentieel van deze bedrijven nog niet uitgeput, waardoor veel bedrijven kunnen profiteren van de invoering van een ERP-systeem.
ERP software voor het MKBGrote bedrijven hebben meestal ERP-systemen nodig met een breed scala aan functies, die ook een groot aantal gelijktijdige gebruikers kunnen ondersteunen. Afhankelijk van het bedrijf worden er bijvoorbeeld verdere eisen toegevoegd aan groeiende bedrijven, bedrijven of wereldspelers.
ERP software voor grote bedrijvenIn de loop der jaren hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en hun ERP-systemen aangepast aan de behoeften van deze. Daarom zijn er veel branchespecifieke ERP-systemen die zich richten op de zorgen en processen van bepaalde sectoren. Lees meer over ERP-systemen per branche:
Een ERP-systeem bestaat uit verschillende modules. Elke module richt zich op een specifiek gebied van het bedrijf en bevat een verscheidenheid aan functies. Alle modules zijn met elkaar verbonden via de centrale database en maken het zo mogelijk om afdelingsoverstijgende processen te implementeren. In een ERP-systeem zijn de volgende modules beschikbaar:
Een BI-module biedt tal van functies voor de analyse en evaluatie van bedrijfsprocessen. Belangrijke key performance indexen (KPI's) kunnen worden weergegeven op overzichtelijke dashboards, jaarverslagen kunnen met een druk op de knop worden opgesteld en vraagplannen kunnen worden gemaakt op basis van geldige gegevens.
Met een CRM-module kunnen alle zaken met betrekking tot de relatie met de eigen klanten worden beheerd en georganiseerd. Van contactmanagement tot uitgebreid leadmanagement tot marketingcampagnes, de CRM-module biedt tal van functies voor klantenservice, verkoop en marketing.
Alle documenten kunnen op auditbestendige wijze worden beheerd, verwerkt en gearchiveerd met een centrale DMS-module. In een duidelijk gedefinieerde mapstructuur worden alle documenten opgeslagen in een definitieve versie en kunnen ze worden bekeken - en verwerkt - door de bevoegde medewerkers. Dit verhoogt de transparantie, zorgt voor een snellere informatiestroom en voorkomt fouten.
Met een financiële module worden alle boekhoudkundige taken, evenals taken omtrent budgettering en controle beheerd. Het systeem biedt ondersteuning met tal van functies, bijvoorbeeld bij het maken van facturen en het checken of deze worden betaald.
Een global business management module is vereist voor bedrijven die wereldwijd actief zijn. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende valuta's te verwerken, rekening te houden met wettelijke normen van andere landen en regio's of om een gemeenschappelijk magazijnbeheer op te zetten.
De module voor HRM of personeelsbeheer bevat functies voor alle personeelsvragen. Beginnend met personeelsplanning, bedrijfsbrede vakantieplanning, bijscholingsmanagement tot uitgebreid applicatiebeheer, een HRM-module biedt tal van mogelijkheden om het personeel optimaal te beheren.
Van binnenkomende goederen tot de goederenuitgifte, een magazijnbeheersysteem begeleidt alle bewegingen van alle materialen in een bedrijf. De software suggereert de beste opslaglocatie voor een bepaald artikel, berekent routes en maakt een snelste manier om bestellingen af te ronden mogelijk.
Een module voor productie bevat onder andere een CAD-interface, biedt tal van functies voor het maken en integreren van onderdelenlijsten en maakt resourceplanning mogelijk. Een module voor productie brengt alle processtappen digitaal in kaart en maakt zo efficiëntere en middelenbesparende productiemethoden mogelijk.
Met een project management module kunnen projecten van welke aard dan ook worden gepland, gecontroleerd en beheerd. Elke projectstap wordt gevolgd met projectpijplijnen, middelen worden nauwkeurig gepland en budgetten worden gemonitord.
Met een SCM module kunnen alle verzonden goederen worden gevolgd. De module maakt het mogelijk om barcodes automatisch te scannen en gegevens uit te wisselen met andere actoren met behulp van EDI.
Een belangrijke factor bij het zoeken naar een Enterprise Resource Planning systeem zijn de kosten. Omdat elk bedrijf andere functionaliteiten nodig heeft, is elk ERP individueel en dus uniek. Hierdoor is het onmogelijk om een vaste prijs te geven voor een ERP-systeem. In eerste instantie zijn de kosten afhankelijk van:
De kosten zijn ook afhankelijk van uw eigen expertise en hoeveel expertise u van de leverancier vraagt. Dat geldt enerzijds voor het onderhoud van het ERP-systeem, maar anderzijds ook voor het opleiden van medewerkers. Aanpassingen aan de software brengen ook kosten met zich mee. Hoe meer individuele aanpassingen er zouden moeten gebeuren, hoe hoger de kosten voor het ERP-systeem.
Er zijn een aantal gratis ERP systemen beschikbaar. Veelal zijn dit open source ERP-systemen. Deze twee moeten echter niet met elkaar worden verward. Gratis ERP-systemen worden meestal door een fabrikant aangeboden en gefinancierd via diensten en aanvullende functies waar alsnog voor moet worden betaald. Bij een open source ERP-systeem is de source code of bron code vrijgesteld door de maker en kan men hiermee zelf aan de slag. Hierbij geldt dan ook dat men zelf verantwoordelijk is voor de werking en onderhoud van het systeem en is vaak alleen realistisch als men beschikt over een uitgebreid IT team en de nodige kennis.
Er zijn tal van ERP-systemen op de markt met hun eigen voor- en nadelen. Het vinden van het juiste ERP-systeem is niet altijd eenvoudig. Formuleer concrete doelen die u wilt bereiken. Met deze doelen in het achterhoofd is het selectieproces ook veel eenvoudiger. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het gekozen ERP-systeem aan uw eisen en bedrijfsdoelen kan voldoen.
In welke sector is mijn organisatie actief?
Hoeveel mensen werken er in mijn organisatie?
Hoeveel medewerkers gaan het ERP-systeem gebruiken?
Hoeveel medewerkers zullen het systeem over vijf jaar gebruiken?
Als u bovenstaande vragen zelf heeft beantwoord, is het belangrijk om een ERP te vinden dat op alle gebieden aan uw eisen voldoet. ERP-systemen kunnen echter niet worden vergeleken op basis van individuele criteria. Het is daarom goed om alvast na te denken over de gewenste modules, het type platform en hoeveel budget er beschikbaar is.
ERP-systemen bestaan uit verschillende modules. Elke module bevat een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die het dagelijks werk gemakkelijker maken.
Het platform speelt een belangrijke rol bij de selectie van uw ERP-systeem. Zo kan het ERP-systeem worden bediend op de interne servers of worden verkregen uit een cloud. Gehoste en hybride modellen zijn ook op de markt te vinden.
Ten slotte is het ook noodzakelijk om het beschikbare budget vast te stellen. Op basis van de eerder geformuleerde doelen kan een aanbieder vervolgens snel beoordelen of het ERP-systeem dat hiervoor nodig is binnen het budget kan worden geïmplementeerd. Men moet echter altijd in gedachten houden dat een ERP-systeem uiteindelijk kosten bespaart, zelfs als het in het begin kosten veroorzaakt.
De implementatie van een ERP-systeem moet niet licht worden opgevat. Een goed geïntegreerd systeem beïnvloedt alle bedrijfsprocessen en procedures binnen een bedrijf. Daarom wordt aanbevolen om bij de implementatie van een ERP-systeem rekening te houden met de volgende punten.
Als de beslissing wordt genomen voor een nieuw ERP-systeem, is het belangrijk om dit in een vroeg stadium in het hele bedrijf te communiceren. Vanaf managementniveau, via de respectievelijke afdelingshoofden naar elke individuele medewerker, moeten alle medewerkers die met het nieuwe ERP-systeem moeten werken, bij het project worden betrokken. Op deze manier kan mogelijke weerstand van het personeel ook in een vroeg stadium worden geëlimineerd.
Om te kunnen beoordelen of de introductie van het nieuwe ERP-systeem tot succes heeft geleid, is het noodzakelijk om vooraf concrete meetbare doelen te formuleren. Dit vereist ook een voorafgaande feitelijke analyse om vergelijkende waarden voor latere metingen te evalueren. In de productie kan bijvoorbeeld worden bepaald of grondstoffen kunnen worden bespaard, de kwaliteit kan worden verbeterd of het budget kan worden verhoogd. Het is ook belangrijk om een return on investment (ROI) te bepalen.
De ervaring leert dat de kans op een succesvolle implementatie van een ERP-systeem wordt vergroot door het opzetten van een team dat hier verantwoordelijk voor is. Hiervoor worden zowel een projectmanager als deelmanagers van individuele afdelingen aangesteld. Deze vormen het raakvlak tussen de medewerkers en het management en informeren beide partijen over de voortgang en brengen zorgen bij elkaar.
Het gevestigde projectteam heeft een belangrijke taak, namelijk het opstellen van een ERP-implementatieplan.Dit geeft aan welke afdelingen eerst verbonden moeten worden met het nieuwe ERP-systeem, welke modules prioriteit hebben of welk type implementatie het meest zinvol is.
ERP staat voor "Enterprise Resource Planning". Dit beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Een ERP verbindt de bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen van een bedrijf met elkaar in een gemeenschappelijk systeem.
Een ERP-systeem brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en brengt de gegevens samen in een centrale database. Processen kunnen aanzienlijk worden gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd. Dit bespaart bedrijven tijd en middelen die vervolgens elders kunnen worden ingezet.
Wanneer een simpel Excel-bestand niet meer voldoende is voor het bijhouden van o.a. klantcontacten, bestellingen, facturen, betalingen en administratie, dan is het tijd om over te stappen op een ERP-systeem. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen in het hele bedrijf in real-time worden gepland, gecontroleerd en bewaakt.
Voor elk bedrijf is er een ERP-systeem, ongeacht de grootte en het budget. Zo zijn ERP-systemen speciaal ontwikkeld voor ZZP'ers, MKB’ers en grote multinationals.