Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP staat voor "Enterprise Resource Planning". Dit is de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Dit vereist lean en geoptimaliseerde processen die zo min mogelijk resources combineren. Het vereist ook de mogelijkheid om alle processen centraal te plannen, te controleren en te bewaken. In deze context zijn resources allemaal operationele resources waarop een bedrijf kan vertrouwen om zijn eigen bedrijfsprocessen te vervullen.

Al deze middelen moeten zodanig over de processen worden verdeeld dat er op geen enkel moment knelpunten in het aanbod zijn. Tegelijkertijd is het belangrijk om verspilling zoveel mogelijk te voorkomen. Geen gemakkelijke taak, gezien het feit dat talloze processen parallel aan elkaar lopen, in elkaar versmelten of op elkaar voortbouwen.

Hier komt ERP-software om de hoek kijken. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Zo hebben alle actoren in het bedrijf toegang tot dezelfde gegevens, wat leidt tot meer transparantie en een snellere informatiestroom.

Daarnaast kunnen processen nu over afdelingen heen en veel slanker worden ingericht. Dit bespaart weer veel middelen, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden ingezet. ERP-software is te verkrijgen op de interne servers of vanuit de cloud. Wat de beste optie is voor een bedrijf, hangt enorm af van zijn eigen omstandigheden.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Maar ook met betrekking tot het scala aan functies van ERP-software zijn er veel verschillen tussen de verschillende oplossingen op de markt. ERP-software bestaat uit verschillende modules, die allemaal met elkaar verbonden zijn via de centrale database. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die het gebied ondersteunen. Zo zijn de volgende modules te vinden in ERP-software:

• Business Intelligentie
• Klantrelatiebeheer
• Documentbeheer
• Financiën
• Wereldwijd bedrijfsbeheer
• Beheer van menselijke hulpbronnen
• Installatie en onderhoud
• Productie

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden extra modules en functies toegevoegd of uitgesloten. Veel ERP-leveranciers hebben zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen daarop aangepast aan de behoeften van deze. Er zijn dus talloze verschillende oplossingen op de markt. Er zijn ook ERP-systemen die speciaal zijn ontworpen voor verhuur.

Waarom heb je ERP-software nodig speciaal voor verhuur?

Verhuurbedrijven richten zich op de verhuur van voornamelijk mobiele kapitaalgoederen. Dit moet in kaart worden gebracht in de ERP-software. Niet elk ERP-systeem heeft de juiste functies die het nodig heeft. Daarom is het de moeite waard om een kijkje te nemen naar branchespecifieke ERP-oplossingen.

Deze bieden vaak complete afwikkelingsmogelijkheden voor alle bedrijfsgebieden van een verhuurbedrijf. Met name functies voor betalingsverwerking, voor de analyse van de lopende rekening of voor aanmaning moeten hier worden vermeld. Alle relevante kengetallen en gedetailleerde rapportages kunnen ook in real time met de software worden geïmplementeerd.

Als u kiest voor een standaard ERP-software, ontbreken veel van deze specifieke functies en moeten ze omslachtig worden toegevoegd en aangepast. Dit zorgt weer voor inspanning en kosten. Veel van deze speciale functies zijn al opgenomen in de standaard in een branchespecifieke ERP-software voor verhuur.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in leasing?

Maar de leverancier speelt ook een belangrijke rol bij de selectie van ERP-software. Hij is gespecialiseerd in de zorgen en eisen van de verhuurbranche en kent alle uitdagingen. Hij weet ook van mogelijke valkuilen die kunnen ontstaan tijdens een implementatie. Ervaren implementatiepartners kunnen ze dan eenvoudig omzeilen.

De communicatie met een ervaren provider is ook aanzienlijk vereenvoudigd. Men spreekt "dezelfde taal" en begrijpt technische termen gemakkelijker. In ieder geval begrijpt de aanbieder gemakkelijker wat voor u belangrijk is en kent hij ook de hele markt beter dan een provider buiten de branche.

Veel ERP-projecten mislukken door een gebrek aan communicatie tussen klanten en providers. Deze laatste begrijpt vaak niet wat er precies toe doet voor de klant en implementeert functies die onvoldoende in de behoeften van de klant voorzien. Ervaren leveranciers daarentegen spelen in op de ideeën van de klanten en geven belangrijke tips.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor verhuur?

Maar hoe vind je uiteindelijk de juiste ERP-software en de juiste implementatiepartner? Waarschijnlijk is het belangrijkste hier om te weten wat je precies zoekt. Voor dit doel wordt aanbevolen om van tevoren een uitgebreide feitelijke analyse uit te voeren. Hier wordt geëvalueerd waar er potentieel voor verbetering is en wat de software echt moet doen.

Op de analyse worden concrete doelen afgeleid en geformuleerd. Deze moeten dan in een specificatie worden opgenomen. Hierin worden ook alle randvoorwaarden voor het project vastgelegd. Dit geldt voor het budget, het aantal gebruikers, de hardwarevereisten, de vereiste intergraties en het tijdsbestek.

Evenzo worden alle functies die vereist zijn, vermeld en geprioriteerd. Met deze specificatie kan de daadwerkelijke zoekopdracht beginnen. Vergelijkingsportalen op internet bieden de mogelijkheid om veel systemen en hun providers te filteren en te vergelijken op basis van uw criteria. Dit brengt u snel naar een shortlist met geschikte providers en stelt u in staat om ze in meer detail te vergelijken totdat u de juiste provider voor u hebt gevonden.

Welke functies hebben verhuurbedrijven nodig in ERP-software?

Op dit moment willen we eens kijken naar een aantal functies die te vinden zijn in ERP-systemen voor verhuur. Of uw bedrijf al deze functies echt nodig heeft, hangt grotendeels af van het eigen bedrijfsveld. Daarom geven we hier eerder een overzicht van de mogelijkheden die een branchespecifieke ERP-software biedt voor verhuur.

Betalingsverwerking

Met de ERP-software kan de gehele overboeking centraal worden afgehandeld. Van ontvangst van betaling tot uitbetaling, alle bewegingen kunnen direct worden gevolgd. SEPA procedures worden ook mogelijk gemaakt met de software op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier. Zo kunnen speciale betalingen of kortingen ook eenvoudig worden beheerd en geboekt.

Aanmaningen

De ERP-software biedt ook functies voor aanmaningen, waarmee niet-betalers gemakkelijk worden gewaarschuwd. Dit kan automatisch en volgens bepaalde wetten. Herinneringen voor belangrijke klanten of klanten met wie momenteel verkoopgesprekken worden gevoerd, kunnen bijvoorbeeld worden uitgesteld. De verdeling wordt dus niet gecompliceerd door herinneringen.

Tegelijkertijd kan de software echter ook de verdere juridische vervolging begeleiden nadat de aanmaningsprocedure is voltooid. Een geautomatiseerde betalingsherinnering zorgt voor een snellere ontvangst van de betaling, wat op zijn beurt de cashflow in het algemeen verhoogt en u meer speelruimte geeft.

Boekhouding

Over het algemeen biedt ERP-software voor verhuur verschillende functies in de boekhouding, die helpen bij het verwerken van up-to-date taken. Ook wordt rekening gehouden met alle wettelijke eisen van verschillende instellingen. Op deze manier is het mogelijk om veilig en flexibel te handelen binnen het kader van alle wetten, wat vooral de dagelijkse gang van zaken enorm ontlast.

Onderhoud

De gebruikte apparatuur moet ook worden onderhouden, omdat een klant die met slechte apparatuur is opgezadeld, niemand iets brengt. Om het geleende product in topconditie te houden, moet u de staat van tijd tot tijd controleren. Om ervoor te zorgen dat dit op tijd gebeurt, kunt u onderhoud plannen met behulp van een ERP. U kunt de tijdsperiode zelf instellen en het systeem zal u of uw onderhoudsvertegenwoordiger eraan herinneren wanneer de tijd is gekomen.

Conclusie: ERP software vinden die geschikt is voor uw eigen verhuur

Het vinden van een geschikte ERP-software is niet altijd eenvoudig voor verhuur. Veel specifieke processen moeten ermee in kaart kunnen worden gebracht. Van het elektronische aanmaningsproces, tot de verwerking van service- en onderhoudsopdrachten, tot de afschrijving van kapitaalgoederen en geautomatiseerde facturatie.

Bij het selecteren van de juiste ERP-software moet ook de provider in beeld worden gebracht. Ervaren aanbieders kennen de specifieke uitdagingen in de verhuurbranche, kennen de markt en kunnen helpen met belangrijke tips zodat uw ERP-project uiteindelijk een compleet succes wordt.