Mediabedrijven staan voor belangrijke uitdagingen, die vooral te wijten zijn aan de verandering in het mediagebruik van de samenleving in het algemeen. Weg van het klassieke printmedium naar digitale aanbiedingen met interactieve elementen. Door het brede aanbod aan producten op de markt neemt de druk op mediabedrijven steeds groter.

Om het contact met de concurrentie niet te verliezen, is het belangrijk om uw eigen processen zo efficiënt en middelenbesparend mogelijk in te richten. Dit is precies waar ERP-software kan helpen. Om echter ten volle te kunnen profiteren van de voordelen van een dergelijke toepassing, moet deze noodzakelijkerwijs bij uw eigen bedrijf passen.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor mediabedrijven?

Mediabedrijven verschillen soms aanzienlijk van elkaar in termen van hun bedrijfsgebieden. Of het nu gaat om een klassiek printbedrijf, maker van video-inhoud, uitgevers, online blogoperators, social media-platform, muzieklabel, enz. De afzonderlijke bedrijfsgebieden zijn soms heel verschillend.

Maar er zijn ook verschillende interfaces van deze bedrijven, die worden overgenomen door ERP-software voor mediabedrijven. Maar alleen als alle processen volledig in kaart kunnen worden gebracht, kan het potentieel van ERP-software volledig worden benut. Dit maakt de selectie van de juiste ERP-software maar ook de juiste ERP-leverancier soms zo moeilijk.

Waarom hebben we een ERP-leverancier nodig met branchekennis in mediabedrijven?

De processen in mediabedrijven zijn vaak complex en niet 1 op 1 vergelijkbaar met die van andere commerciële ondernemingen. Maar het is elementair dat de provider de betreffende industrie begrijpt en op de hoogte is van de mogelijke valtrikes tijdens een implementatie. Niet alleen kan hij helpen om de introductie soepel te laten verlopen, hij kan ook helpen met belangrijke tips.

Daarnaast begrijpt hij welke processen zich kunnen aanpassen aan de software en waar de software zich moet aanpassen aan de individuele processen. Hij kent de processen in mediabedrijven en kan putten uit de ervaring die is opgedaan met eerdere implementaties. Maar niet alleen met betrekking tot de ervaring van de aanbieder is om hier aandacht aan te besteden.

Ook in het kader van de door de aanbieder aangeboden diensten moet de focus op de aanbieder liggen. Als u bijvoorbeeld training of lokale ondersteuning nodig hebt, moet de provider deze services in zijn portfolio hebben. Het moet ook menselijk passen, omdat u meestal een langdurige samenwerking aangaat met de provider.

Vind de juiste ERP-software voor mediabedrijven

De zoektocht naar ERP-software kan best lastig zijn. De markt is te divers en vaak erg ondoorzichtig. Daarom moeten bedrijven zich allereerst bewust worden van welke eisen ze eigenlijk hebben aan een bijbehorende ERP-software.

Voor dit doel is het de moeite waard om een as-is analyse uit te voeren en daaruit concrete doelen af te leiden, die moeten worden nagestreefd door de introductie van ERP-software. Het is ook noodzakelijk om alle randvoorwaarden voor het project te definiëren. Deze omvatten:

• De begroting
• Het tijdsbestek
• Het licentiemodel
• Het aantal gebruikers
• Het scala aan functies

Vereiste interfaces met systemen van derden

Dit alles wordt vastgelegd in een specificatieblad. Het geeft ook een lijst en prioriteert alle functies. Met dit specificatieblad is het zoeken dan een stuk eenvoudiger. Vergelijkingsportalen op internet bieden de mogelijkheid om verschillende systemen op de markt direct volgens uw eigen criteria te filteren en met elkaar te vergelijken.

Dit leidt al snel tot een shortlist van potentieel geschikte systemen, die vervolgens nader bekeken kan worden. Hierbij worden factoren als de provider en zijn diensten, de gebruikersinterface en ook de gebruiksvriendelijkheid en de updategeschiedenis belangrijk.

Welke functies hebben mediabedrijven nodig in hun ERP-systemen?

Zoals in het begin al aangegeven verschillen mediabedrijven soms ernstig van elkaar. Zo zijn de eisen met betrekking tot de functionele scope van ERP-software soms heel verschillend. Op dit punt willen we een paar basisfuncties van ERP-software voor mediabedrijven bekijken zoals ze in de meeste systemen voorkomen.

Klantrelatiebeheer

Een CRM-module binnen uw eigen ERP-software verbetert alle maatregelen voor het behouden van uw eigen klanten enorm. Voor elke klant wordt een apart bestand bijgehouden, waarin alle gegevens die op hem betrekking hebben, worden opgeslagen. Naast de contactgegevens vindt u hier ook alle voorkeuren van de klant, bestellingen, klachten of notulen van lopende consulten, etc.

Alle betrokken medewerkers hebben toegang tot de bestanden en hebben zo direct alle relevante informatie in één oogopslag. Op deze manier kan de betreffende klant op elk moment individueel worden aangesproken, wat de klantervaring aanzienlijk verhoogt en leidt tot een langdurige verbintenis van deze klant met zijn eigen bedrijf.

Marketing Automatiseringen

De gecentraliseerde data uit de CRM-module stelt marketing ook in staat om de eigen maatregelen aanzienlijk te verbeteren. Door de data te evalueren, kunnen klantgroepen veel scherper worden gedefinieerd en dus individueler worden geadverteerd. Op overzichtelijke dashboards kunnen alle reclamemaatregelen direct worden weergegeven en gevolgd.

Deze kunnen dan direct worden beoordeeld op succes en, indien nodig, worden aangepast. Zo verhoog je op termijn de efficiëntie van je eigen reclamemaatregelen. Veel automatiseringen zorgen er ook voor dat medewerkers worden ontheven van veel handmatige taken en zich kunnen overgeven aan meer creatieve processen.

Document Management Systeem

Met een geïntegreerde DMS-module kunnen alle bedrijfsgegevens centraal worden beheerd en gearchiveerd. Alle documenten worden opgeslagen in een uniforme mappenstructuur en zijn in een geldige versie beschikbaar voor alle betrokken actoren in de centrale database.

Dit zorgt voor een snellere informatiestroom en breekt datasilo's af. Alle actoren hebben precies de informatie die ze echt nodig hebben en hoeven er niet lang naar te zoeken. Speciale zoekfuncties zorgen ervoor dat alle documenten, of het nu gaat om videomateriaal, artikelen, foto's of facturen, snel gevonden kunnen worden.

Projectmanagement

Met een projectmanagementmodule kunnen projecten beter en efficiënter worden berekend, gepland, uitgevoerd en afgerond. Hiervoor kunnen de afzonderlijke projecten worden onderverdeeld in afzonderlijke projectsecties en centraal worden voorzien van alle benodigde middelen. Projectteams kunnen hun werkuren vervolgens rechtstreeks aan een specifiek project toewijzen, wat latere facturering aanzienlijk vereenvoudigt.

Op overzichtelijke dashboards kan de individuele voortgang worden gemonitord, zodat alle actoren altijd kunnen zien wanneer ze een taak moeten hebben afgerond en welke vervolgtaken daarop volgen.

Conclusie: Meer efficiëntie dankzij geschikte ERP-software voor mediabedrijven

Met ERP-software speciaal voor mediabedrijven kunnen tal van processen veel eenvoudiger en efficiënter worden gemaakt. Dit bespaart middelen op alle niveaus van uw eigen bedrijf, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden hergebruikt.

Om het potentieel van ERP-software volledig te benutten, moet deze echter noodzakelijkerwijs bij uw eigen bedrijf passen. Start vandaag nog uw zoektocht naar een geschikte ERP-software voor mediabedrijven en gebruik onze praktische vergelijkingstool.