De voordelen van hybride ERP

Belangrijke vraag blijft natuurlijk: waarom doen bedrijven dit? Zij doen dit omdat hybride ERP een aantal belangrijke voordelen heeft. Dit geldt met name voor bedrijven die willen profiteren van de voordelen van online ERP maar nog steeds huiverig zijn om daar volledig afhankelijk van te zijn. In dit artikel gaan wij uitgebreid in op de voordelen van hybride ERP zodat u zelf kunt beslissen of hybride ERP voor u interessant is.

Mogelijkheden tot stapsgewijze integratie

Veel bedrijven vinden het implementeren van een ERP systeem eng. Naast dat er een grote investering van zowel tijd als geld nodig is, is het niet altijd zeker of de vele potentiële voordelen van ERP daadwerkelijk worden gerealiseerd. Met hybride ERP kunnen bedrijven nieuwe functionaliteiten als het ware ‘testen’. Bij tevredenheid kunnen deze eventueel worden geïntegreerd in het bestaande on-premises ERP systeem.

Erg veel bedrijven maken gebruik van deze strategie. Vaak genoeg komen wij bedrijven tegen die ooit een on-premises ERP implementatie hebben gedaan waarbij zij functionaliteiten integreerde die op dat moment relevant waren. Na een tijdje gaan ze nadenken over mogelijkheden om ook andere processen te automatiseren en kiezen dan in eerste instantie voor cloud gebaseerde oplossingen.

De ene database is de andere niet

Veel bedrijven zien af van online ERP omdat zij denken dat hun data dan niet goed genoeg beveiligd is. Als u zich hier ook zorgen over maakt dan doet u er goed aan om te bedenken dat niet alle databases hetzelfde zijn. Het is voor te stellen dat u niet graag data over uw personeel of financiële gegevens opslaat in de cloud. U kunt echter wel nadenken over cloudoplossingen waarbij informatie over voorraden wordt verwerkt. Deze data is een stuk minder gevoelig en het is dan minder erg als data verloren raakt of gestolen wordt.

Werkbesparing van IT-afdeling

Veel bedrijven zijn aangetrokken tot de vele voordelen van cloud. Een van deze voordelen is dat u werk weg haalt bij uw IT-afdeling waardoor zij zich op andere projecten kunnen richten. Het onderhouden, updaten en beschermen van online ERP systemen gebeurt tenslotte volledig door de leverancier. Ook als u liever voor een on-premises oplossing kiest, kunt u nadenken of u voor bepaalde functionaliteiten niet liever Cloud-gebaseerde systemen wilt gebruiken. Als het lukt om een groot deel van de modules via de Cloud te ‘outsourcen’ kan dit veel werk schelen voor uw IT-afdeling.

Online ERP voor functionaliteiten die niet belangrijk genoeg zijn

Veel bedrijfsprocessen kunnen worden verbeterd door middel van automatisering. Deze automatisering vergt telkens een investering van zowel geld, tijd en energie. U moet dus iedere keer afwegen of het de moeite loont om tot automatisering over te gaan. Naarmate er meer functionaliteiten worden toegevoegd aan uw ERP-systeem zal dit ook meer onderhoud vergen. Het kan dan echter wel een goed idee zijn om voor deze bedrijfsprocessen Cloud-gebaseerde modules te gebruiken die apart functioneren van uw ERP systeem.

Nadelen van een hybride ERP-systeem

Hierboven bespraken we de voordelen van een hybride ERP-systeem maar dit zou geen eerlijke analyse zijn als de nadelen van hybride ERP niet zouden worden genoemd. Hybride ERP-systemen zijn ondanks de voordelen voor veel bedrijven namelijk een slechte keuze. Zorg dus dat u een goede afweging maakt in uw keuze.

Samenwerking tussen systemen kan moeilijk verlopen

Bij een hybride ERP worden dus met twee systemen tegelijkertijd gewerkt. In sommige gevallen werken de twee systemen totaal los van elkaar. Dit is echter niet ideaal: de gegevens van de cloud-gebaseerde functionaliteiten komen nu niet direct in het on-premises ERP-systeem terecht.

Nu heeft u natuurlijk de mogelijkheid om iedere keer de gegevens te exporteren van het Cloud systeem en deze vervolgens manueel in te voeren in het andere ERP-systeem. Dit is echter een zeer inefficiënte manier van werken en veroorzaakt waarschijnlijk veel irritatie bij uw personeel. De meeste bedrijven zoeken daarom toch een manier om de twee systemen met elkaar te verbinden. Dat is echter niet eenvoudig. Vooral als belangrijke modules in de cloud voor langere tijd moeten communiceren met een on-premises systeem kan de implementatie erg complex worden. Zelfs leveranciers die zowel SaaS als on-premises ERP leveren hebben vaak slechte of niet-bestaande koppelingen tussen de twee systemen.

Hoge TCO van hybride systemen

Kostenreductie wordt vaak genoemd als een voordeel van hybride ERP systemen. Zo is er minder geld nodig voor onderhoud omdat dit door de leverancier zelf wordt verzorgd. Het is echter lang niet zeker of een hybride ERP systeem daadwerkelijk financieel voordeel oplevert. Sterker nog, er wordt dikwijls beweerd dat bij een hybride implementatie de kosten vaak hoger uitvallen dan anders.

De keuze voor hybride ERP implementatie zorgt vaak dat losse systemen allemaal naast elkaar bestaan. De moeite die gedaan moet worden om alle systemen met elkaar te verbinden kan serieuze kosten met zich mee brengen.

De lage opstartkosten van online systemen zijn vaak een overweging om een deel van de functionaliteiten naar de cloud over te brengen. Maar juist omdat de integratie tussen online en on-premises zo moeizaam kan zijn, blijven veel bedrijven uiteindelijk de modules in de cloud gebruiken. De lage opstartkosten worden dan op een gegeven moment ingehaald door hoge licentiekosten.

Heeft hybride ERP de toekomst?

Nu de belangrijkste voor- en nadelen bekend zijn kunnen we het hebben over de populariteit van hybride ERP. Om kort antwoord te geven op de bovenstaande vraag: ja, hybride ERP heeft de (nabije) toekomst. Veel bedrijven hebben plannen om op korte termijn over te gaan op een online ERP systeem. Veel van deze bedrijven gebruiken op dit moment al een traditionele on-premises ERP systeem. De overgang naar de cloud zal dan ook vaak uitlopen op hybride implementatie.