De markt voor informatie- en communicatietechnologie – kortom IT – groeit gestaag. In het tijdperk van digitale transformatie wordt IT zowel economisch als sociaal steeds belangrijker. Daarom willen we deze branche onder de loep nemen en laten zien welke eisen bedrijven in de IT-industrie stellen aan geschikte ERP-software.
ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning. Dit beschrijft de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Hiervoor worden de processen zoveel mogelijk geoptimaliseerd en op een besparende manier ingericht.
Met ERP-software kunnen al deze middelen optimaal worden ingepland voor de bestaande processen. Aan de ene kant is het belangrijk dat elk proces te allen tijde wordt uitgerust met de nodige middelen in de juiste hoeveelheid en dat verspilling van apparatuur zoveel mogelijk wordt voorkomen.
ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die het beheer van de resulterende processen ondersteunen. In sommige gevallen kunnen bepaalde processtappen volledig worden geautomatiseerd met de ERP-software. De ERP-software moet echter precies bij het bedrijf passen.
Veel ERP-leveranciers hebben zich daarom in de loop der jaren gespecialiseerd in bepaalde industrieën en hebben hun oplossingen aangepast aan de processen van de betreffende industrie. Tegenwoordig zijn er tal van ERP-oplossingen met veel verschillende functies en modules die zich richten op specifieke bedrijven.
Niet elk bedrijf heeft elke module en alle functies die het bevat nodig. Andere bedrijven hebben daarentegen veel meer functies nodig om hun eigen processen te dekken. Daarom wordt aanbevolen om te vertrouwen op een branchespecifieke ERP-software. Dit bevat al in zijn standaardversie veel belangrijke functies die nodig zijn voor de respectieve industrieën.
Vooral ICT-bedrijven hebben behoefte aan een hele reeks specifieke functies, die meestal slechts onvoldoende worden gedekt met gestandaardiseerde ERP-software. Hier moet eerst worden onderscheiden in welke sector een ICT-bedrijf actief is. Hierbij wordt meestal een onderscheid gemaakt tussen handel, dienstverleners en productie bedrijven.
Ze hebben allemaal hun eigen behoeften en vereisten voor ERP-software. Het is dus in algemene termen niet mogelijk om te zeggen welke functies precies aanwezig moeten zijn in ERP-software voor ICT-bedrijven. Dit maakt het des te belangrijker om te vertrouwen op een branchespecifieke oplossing, omdat deze al veel functionaliteiten uit de it- en communicatietechnologie in hun standaardversie bevatten.
Een ervaren ERP leverancier kent precies de uitdagingen en valkuilen van een implementatie en kan deze omzeilen. Als een aanbieder de processen van het bedrijf niet voldoende begrijpt, kan dit tot complicaties leiden. Bijvoorbeeld wanneer bijzonder gevoelige processen niet als zodanig worden herkend en gewijzigd.
Een ervaren aanbieder weet welke processen aan de software kunnen worden aangepast en waarin de software zich aan het proces moet aanpassen. Een ervaren leverancier kan zijn kennis uit eerdere implementaties ook gebruiken om belangrijke tips te geven.
Het vinden van de juiste software en leverancier is niet altijd eenvoudig. Daarom wordt aanbevolen om aan het begin een analyse uit te voeren, waarbij de eigen processen in beeld moeten worden gebracht. Dit laat dan zien op welke punten er een speciaal verbeterpotentieel is en wat de nieuwe ERP-software echt moet doen.
Precies weten wat u zoekt, maakt het zoeken en selecteren veel eenvoudiger. Alle doelen die met de implementatie moeten worden nagestreefd, worden vastgelegd in een specificatie. Alle andere randvoorwaarden worden hier ook beschreven, zoals het budget, het aantal gebruikers, het platform of uw eigen IT-infrastructuur.
De selectie van modules en functies hangt af van de respectieve branche waarin het ICT-bedrijf opereert. Daarom willen we op dit punt de afzonderlijke sectoren bekijken en een paar belangrijke functies voor hen benadrukken.
IT-dienstverleners werken bijvoorbeeld vaak projectmatig. Je voert projecten uit met een klant en ondersteunt deze voor, tijdens en na de oplevering van het project. Dienovereenkomstig hebben deze bedrijven ERP-software nodig met project management. Dit vormt een centraal platform voor elke projectgerelateerde communicatie tussen alle betrokkenen.
In het geval van een retailer wordt onderscheid gemaakt tussen groothandel en detailhandel. Afhankelijk van de omstandigheden is bijvoorbeeld een productcatalogus gekoppeld aan de ERP-software geschikt, die door (potentiële) klanten via een CRM-interface kan worden bekeken. Bestellingen worden dan ook direct via het systeem geplaatst, zodat onderbrekingen worden vermeden en procesoverschrijdende transparantie ontstaat.
De productie heeft voornamelijke baat bij planning en -controle. Zogenaamde PPS-systemen worden zowel gebruikt voor de voorbereidende planning als voor het monitoren van de lopende productie. Ze hanteren echter meer een strategische aanpak.
Voor de controle van de operationele productie wordt daarom, in combinatie met een PPS-systeem, gebruik gemaakt van een MES systeem. Om het volledige potentieel van beide systemen te benutten moeten deze beide onderdeel zijn van de ERP-software.
Aanbieders van PPS-systemen bieden hun klanten door de toenemende verschillen per bedrijfstak vaak branchespecifieke oplossingen. Deze oplossingen bevatten dan de standaardfuncties die in de industrie nodig zijn en zijn daardoor beter in staat om branchespecifieke processen in kaart te brengen.
Met branchespecifieke ERP-software hebben IT-bedrijven de mogelijkheid om al hun processen perfect in kaart te brengen zonder ingrijpende aanpassingen te hoeven doen. Bij het zoeken is het daarom ook essentieel om aandacht te besteden aan de ervaring van de leverancier.
Met ERP software voor mediabedrijven kunt u eenvoudig projecten verwerken, klanten werven en contracten beheren.
Projectkosten moeten worden berekend en beheerd, winstmarges moeten worden berekend en aan de verwachtingen van klanten en hun eigen medewerkers moet worden voldaan. ERP-software helpt om al deze uitdagingen op een slimme manier op te lossen.