Ieder bedrijf is uniek en zo ook zo zijn bedrijfsprocessen. Het vinden van software die precies aansluit bij uw werkzaamheden kan dan lastig zijn. Een goede oplossing daarvoor is software op maat te laten ontwikkelen. Hoe dit precies in zijn werk gaat, wat de voor- en nadelen zijn en hoe bedrijven hun software op andere manieren kunnen aanpassen aan hun eigen processen leest u hier.

Wat is maatwerk software? – Een definitie

Maatwerk software is een systeem dat specifiek is ontwikkeld naar de behoefte van de gebruiker. Dit kan een uitbreiding zijn op een een al bestaand softwarepakket of een systeem dat volledig op maat gemaakt is.

Maatwerk van ERP software omvat meestal het aanpassen van instellingen om zo functies beter te laten aansluiten bij uw bedrijf. Dit kunt u soms zelf doen of met behulp van de leverancier van de software. Het grote voordeel hiervan is dat u niet alles zelf hoeft te ontwikkelen wat een hoop tijd en geld scheelt.

Als u een bedrijf bent met unieke werkprocessen kan het zo zijn dat de software nog niet bestaat. In dit geval moet deze volledig worden ontwikkeld. Hiervoor kunt u een bedrijf inschakelen die zich specialiseert in de ontwikkeling van maatwerk software. Het voordeel hiervan is dat de software perfect aansluit bij uw onderneming. Hier moet echter genoeg tijd en geld voor worden gereserveerd.

Voor- en nadelen maatwerk software

Een bedrijf schaft software aan en past deze aan zijn eigen behoeften aan. De mate van maatwerkmogelijkheden van de betreffende systemen op de markt verschillen enorm van elkaar. Daarom is het belangrijk om vooraf goed te letten of het gewenste systeem de mogelijkheden biedt die nodig zijn.

Systeem updaten

Het is belangrijk dat het mogelijk blijft om de software te updaten. Maatwerk software past zich flexibel en efficiënt aan het verwerken van updates. Hierdoor is het namelijk mogelijk om veel sneller te reageren op veranderingen in de markt.

Snel en efficiënt aanpassingen doen

Met maatwerk kunnen aanpassingen snel en efficiënt worden doorgevoerd zonder dat er broncodes opnieuw hoeven te worden schreven. ERP-systemen met veel verschillende maatwerkmogelijkheden hebben als voordeel dat ze makkelijk mee kunnen groeien met het bedrijf.

Functies en licenties toevoegen

Als het bedrijfsgebied uitbreidt of aanzienlijk meer werknemers toegang tot het systeem nodig hebben, kan dit eenvoudig worden verwerkt. Individuele software daarentegen is vaak afgestemd op de huidige behoeften van een bedrijf. Latere uitbreidingen moeten moeizaam worden geprogrammeerd en opgezet. Dat kost tijd en vooral geld.

Hier ligt het voordeel duidelijk aan de kant van de maatwerk-variant. Hier kunt u veel sneller reageren op eventuele wijzigingen, omdat de mogelijkheden van de software technisch al beschikbaar zijn. De situatie is anders wanneer de mogelijkheden van customizing zijn uitgeput of hun grenzen bereiken.

Low-code platformen als nieuw alternatief

Dan wordt het aanpassen van het systeem op code basis onmisbaar. Dit is vooral het geval wanneer er compleet nieuwe functies of interfaces moeten worden opgezet. Om altijd flexibel te kunnen handelen en aanpassingen te kunnen doen aan de code, ontwikkelt zich de trend van low-code ofno-code systemen. Hier kunnen aanpassingen aan de broncode snel en eenvoudig worden gedaan, ook zonder eigen programmeerkennis.

De mogelijkheden

De ERP-software kan individueel worden aangepast op verschillende gebieden. Hier zijn enkele geselecteerde voorbeelden die de mogelijkheden van individualisering illustreren:

De organisatiestructuur

Bedrijven zijn meestal anders gestructureerd. Vaak moeten meerdere locaties en vestigingen worden afgedekt. Inkooporganisatie, productie, magazijnbeheer en verkoopstructuur volgen ook individuele organisatiestructuren en hiërarchieën. De individuele aanpassing van de ERP-software stelt bedrijven in staat om deze structuren aan de softwarekant in kaart te brengen, zodat er geen aanpassing van de organisatie aan de software hoeft plaats te vinden.

Processen aanpassen

Hetzelfde geldt voor de individuele processen van een bedrijf. Veel gevestigde bedrijfsprocessen in een bedrijf moeten representatief zijn in de software. Het creëren van workflows en afdelingsoverstijgende processen is elementair bij het aanpassen van ERP. Er zijn processen die zich kunnen aanpassen aan de software, maar ook processen die minder flexibel zijn. Deze moeten afzonderlijk in de software kunnen worden weergegeven.

Koppelingen met systemen van derden

Ook belangrijk voor bedrijven zijn de verschillende interfaces met applicaties van derden, zoals belastingadviseurs, belastingkantoren, logistieke bedrijven, leveranciers of groothandelsportalen, enz. De gegevens uit uw eigen ERP-systeem moeten eenvoudig kunnen worden overgedragen naar andere systemen zonder mediadiscontinuïteit. Tegelijkertijd moet het importeren van gegevens uit externe bronnen net zo eenvoudig zijn. Interfaces maken deze soepele gegevensuitwisseling mogelijk.

Gebruikersinterface

De gebruikersinterface zelf kan ook individueel worden aangepast in veel ERP-systemen. Op deze manier kunnen gepersonaliseerde dashboards worden opgezet die in één oogopslag alle relevante cijfers en procesvoortgang weergeven die belangrijk zijn voor de betreffende gebruiker. Verdere weergaven binnen de software kunnen ook worden aangepast en individuele functies die niet nodig zijn, kunnen worden gedeactiveerd.

Formuliersjablonen instellen

Facturen kunnen in het systeem worden opgeslagen met hun eigen briefpapier en ontwerp. Met factuurautomatisering wordt het vervolgens eenvoudig geformatteerd naar het respectieve doelontwerp. Dit geldt ook voor alle andere aangemaakte documenten. Rapporten kunnen ook eenvoudig worden gemaakt en ontworpen volgens de sjabloon.

Overdracht van rechten op de software

Niet elke medewerker heeft gelijke toegang tot alle gegevens nodig, sommige gegevens kunnen misschien niet eens worden bekeken. Hiervoor biedt de software verschillende mogelijkheden voor het toewijzen van verschillende rollen die zijn uitgerust met verschillende rechten. Teamrechten kunnen ook worden toegewezen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen eenvoudige leesrechten en het recht om gegevens te bewerken en te wijzigen. Daarnaast is er het recht om gegevens te verwijderen.

Landspecifieke aanpassingen

In verschillende landen gelden verschillende rechtsgrondslagen voor de manier waarop gegevens moeten worden verwerkt en opgeslagen. De ERP-software kanworden aangepast aan deze landspecifieke basisprincipes. Hetzelfde geldt voor de taal en valuta die in het systeem worden gebruikt.

De kosten van maatwerk software

De kosten voor maatwerk software bevatten directe kosten voor het ontwikkelen van de software. Hoe meer functionaliteiten en hoe complexer de functionaliteiten des te langer een backend developer hiermee bezig is.

Om het systeem bruikbaar en zo logisch mogelijk in te richten moet een gebruikersinterface worden ontworpen. Ook hier geldt hoe langer een front end developer hiermee bezig is hoe hoger de kosten.

Afhankelijk van hoe groot het project is moet hiervoor vaak wel meerdere programmeurs worden ingehuurd. Houdt rekening ermee dat het uurtarief van een programmeur varieert van 75 tot 150 euro per uur.

Al deze software moet ergens worden geinstalleerd, opgeslagen en onderhouden. Of er moet serverruimte worden gehuurd bij een derde partij of men moet zelf hardware aanschaffen.

Daarnaast komen er nog kosten bij voor licenties voor software van derde partijen. Denk hierbij aan de standaard Office producten en handige koppelingen die programmeerwerk besparen.

Conclusie: ERP-software aanpassen voor snelle individuele aanpassingen

ERP-software met een hoge mate van aanpassingsmogelijkheden ondersteunt bedrijven niet alleen bij het individueel aanpassen van huidige processen en organisatiestructuren, maar heeft ook vaak de potentie om met het bedrijf mee te groeien. Tegelijkertijd kan het zover komen dat de mogelijkheden van de software-interne aanpassingen niet meer voldoende zijn.

Vervolgens moeten er wijzigingen worden aangebracht in de broncode, of ontbrekende functies moeten worden toegevoegd via add-ons. Daarom is het bij het kiezen van de juiste ERP-software altijd aan te raden om een kijkje in de toekomst te nemen en jezelf af te vragen welke functies in de toekomst mogelijk nog een rol kunnen spelen.