Het digitale tijdperk is al lang aangebroken en vereist waarschijnlijk de grootste conversiemaatregelen en heroriëntaties in bedrijven in alle sectoren. Het gaat niet alleen om het introduceren van nieuwe software, maar eerder om het digitaliseren, optimaliseren en begeleiden naar een nieuw tijdperk. De uitdagingen van digitalisering zijn zo groot dat veel bedrijven failliet gaan vanwege de uitgebreide taken.

Dit geldt niet alleen voor kleine en middelgrote bedrijven. Ook grote bedrijven hebben hun problemen met digitalisering. Volgens het federale ministerie van Economische Zaken heeft momenteel ongeveer 74% van de bedrijven een digitaliseringsstrategie geformuleerd. Op dit punt willen we de megatrend van digitalisering vanuit de ondernemerskant benaderen en laten zien wat bijzonder belangrijk is en in de toekomst zal zijn.

Wat is digitalisering? – Een definitie

In de kern is digitalisering het omzetten van analoge informatie in digitale systemen voor verwerking of opslag. De informatie wordt omgezet in een digitaal signaal. De digitale verdere verwerking van informatie vormt de basis voor alle bewegingen en stromen die te maken hebben met digitalisering.

Een voorbeeld illustreert dit principe levendig. Een analoge letter wordt in zijn fysieke vorm ingevoerd. De informatie in dit document is in eerste instantie alleen opgenomen in dit document. Als deze brief of de informatie daaruit nu wordt overgebracht naar een digitaal systeem, kan de inhoud worden gedeeld en bewerkt met anderen.

Dit geldt voor alle informatie die relevant is voor bedrijven. Of het nu gaat om data uit verkoop, productie, klantenservice of marketing en administratie, al deze informatie moet digitaal bruikbaar worden gemaakt. Dit is uiteindelijk de kern van digitalisering. De voordelen liggen voor de hand. Processen kunnen efficiënter en dus zuiniger worden gemaakt.

De voordelen van digitalisering

De voordelen van digitalisering zitten hem voornamelijk in de verzameling van al uw gegevens in één systeem. Hierdoor wordt deze data bruikbaar om te analyseren en verbeterpunten eenvoudig op te sporen. Daarnaast wordt het ook steeds gebruikelijker om al uw gegevens op uw mobiel mee te kunnen nemen.

Alle gegevens op één centrale locatie

Met deze technologie is het mogelijk om uw eigen processen digitaal in kaart te brengen en centraal te controleren, plannen en monitoren. Hiervoor worden alle gegevens van alle afdelingen gecentraliseerd in één database. Alle actoren in het bedrijf hebben hier dan gezamenlijk toegang toe en kunnen ermee samenwerken.

Processen worden zo aanzienlijk verkort en maken een op behoeften gebaseerde levering van alle benodigde middelen mogelijk. De resulterende efficiëntie zorgt uiteindelijk voor een grotere concurrentiekracht en stelt bedrijven in staat om uit te breiden. Hiervoor is het van elementaire toepassing dat de gekozen ERP-software past bij uw eigen bedrijf.

Data bruikbaar maken

Om recht te doen aan dit alles, moeten bedrijven hun gegevens benutten en technologieën implementeren die gegevens verzamelen. Uiteindelijk kunnen te digitaliseren hoeveelheden alles zijn wat gemeten kan worden. Of het nu gaat om geluiden, beelden, teksten, krachten, temperaturen of elektrische of magnetische veldsterktes.

Voor elk type hoeveelheid zijn specifieke technologieën vereist voor het verzamelen en gebruiken. Zo worden sensoren gebruikt op machines die informatie kunnen geven over de prestaties of scanners die de kwaliteit van de goederen controleren. Inkomende artikelen kunnen ook worden gescand en dus gedigitaliseerd in de goederenontvangst.

De gegevens die op deze manier worden verzameld, kunnen vervolgens op verschillende manieren worden gebruikt. Laten we in de goederenontvangst blijven. De informatie die digitaal wordt vastgelegd door het scannen van een barcode op de goederen kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de perfecte opslaglocatie voor dit artikel te bepalen of om er een specifiek proces aan toe te wijzen.

Mobiel werken wordt steeds belangrijker

Sindsdien is het mogelijk om onderweg of direct vanaf de plaats van gebruik gegevens te genereren en beschikbaar te stellen of te gebruiken. Om dit alles in bedrijven te laten slagen, zijn er ERP-systemen. Aanvankelijk werd deze technologie steeds vaker gebruikt door grote bedrijven, maar heeft zich nu verspreid naar alle industrieën en bedrijfsgroottes.

Uw bedrijf in de Cloud

In de loop der jaren zijn er twee modellen in het bijzonder ontstaan. Enerzijds de lokale ERP-variant en anderzijds het cloudmodel. Bovenal is het cloudmodel de laatste jaren steeds meer in een stroomversnelling geraakt en wordt het door veel experts gezien als een van de belangrijkste trends in het verloop van digitalisering door bedrijven.

In tegenstelling tot lokale ERP-software wordt de applicatie niet op lokale, dus in-house servers, maar in een cloud bediend. Via internet hebben gebruikers vervolgens overal toegang tot de ERP-software. De data verlaat het eigen bedrijf en wordt opgeslagen op servers in de datacenters van de cloudproviders.

Beveiliging van gegevens in de cloud

Dit is ook wat velen in eerste instantie doet terugdeinzen voor de cloud en dit model. Maar als het gaat om gegevensbeveiliging, biedt een cloudoperator veel hogere normen dan een enkel bedrijf zich zou kunnen veroorloven. Uiteindelijk moet elk bedrijf zelf beslissen of de cloud geschikt is als licentiemodel voor de ERP-software of niet.

Veel grote ERP-leveranciers zoals SAP, Microsoft, Oracle of Sage verplaatsen momenteel veel van hun aanbod naar de cloud. In sommige gevallen zullen de systemen in de toekomst alleen nog toegankelijk zijn alsSoftware-as-a-Service (SaaS). Digitalisering betekent ook constante vooruitgang. Dus de ene trend jaagt de andere na.

Cloud model onmisbaar

Het is belangrijk om te herkennen welke trend je moet volgen en welke je veilig kunt overslaan. Vrijwel geen enkel bedrijf zal de cloud in de toekomst in zijn geheel kunnen vermijden. In ieder geval delen van de bedrijfssoftware zullen hun plaats vinden in decloud. Daarom is het raadzaam om de uitdagingen van de overstap naar de cloud tijdig aan te pakken.

Software op maat voor succesvolle digitalisering

ERP-software bestaat uit verschillende individuele systemen, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf bestrijken. Elk van deze zogenaamde modules is met elkaar verbonden via de centrale database. Gegevens kunnen worden uitgewisseld en gebruikt zonder mediadiscontinuïteit, zodat afdelingsoverstijgende processen eenvoudig mogelijk worden gemaakt.

Afhankelijk van het werkgebied en de branche van een bedrijf, bestaat de ERP-software uit al die modules die nodig zijn om de eigen processen af te dekken. Een financiële dienstverlener stelt bijvoorbeeld andere eisen aan ERP-software dan een voedselproducent.

Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in specifieke sectoren en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van hen. Goed geïmplementeerd, vertegenwoordigt ERP-software uiteindelijk het hart van digitalisering in bedrijven. Dit is waar alle gegevens samenkomen en worden opgeslagen en verwerkt.

Compliance in de digitale wereld

Digitalisering verandert ook de compliance-eisen voor bedrijven. Het gebruik van nieuwe technologieën en digitale bedrijfsmodellen creëert nieuwe risico's, maar ook kansen waarmee rekening moet worden gehouden op het gebied van compliance. De beveiliging van de data speelt hierbij een centrale rol.

Bovendien moeten voorschriften voor het verzamelen en verwerken van gegevens worden nageleefd en nageleefd. Een onderzoek van Deloitte genaamd "The Future of Compliance" werd voor de vijfde keer in 2021 uitgevoerd en vraagt compliance officers van verschillende bedrijven naar hun inschattingen van trends en veranderingen in wettelijke voorschriften in de omgang met data.

Data-analyse en cloudoplossingen als belangrijkste uitdagingen

In 2017 zagen de respondenten de grootste compliance-uitdagingen, met name op het gebied van data-analyse en cloudoplossingen. Nu, vijf jaar later, zijn het vooral de Wet zorgverplichtingen Ketenzorg (LkSG), de Wet bescherming klokkenluiders (HinSchG) en het kabinetsontwerp van de Verenigingssanctiewet (VerSanG-E)die compliance officers bezig houden. (vgl. deloitte-com)

ERP-software moet voldoen aan compliance-eisen

Met betrekking tot ERP-systemen zorgen de voortdurend veranderende of uitbreidende wetten ervoor dat er altijd nieuwe aanpassingen moeten worden gedaan. Vertrouw je op het SaaS-model, dan worden deze aanpassingen door de provider gedaan en beschikbaar gesteld in de vorm van updates en upgrades. Als u uw ERP-software lokaal implementeert, moet u zorgen voor de implementatie van nieuwe regelgeving in uw eigen processtructuur.

Digitalisering als onderdeel van de bedrijfsstrategie

Digitalisering is niet langer een pure optie voor bedrijven. Het is belangrijk om de toepasselijke wet- en regelgeving te integreren in de omgang met gegevens in de dagelijkse bedrijfsvoering. Uiterlijk sinds de invoering of herschikking van de AVG zijn ook kleinere bedrijven zich ervan bewust geworden dat compliancestrategieën nu een integraal onderdeel van de bedrijfscultuur moeten zijn.

Conclusie: Geen economie zonder digitalisering

Digitalisering trekt onverbiddelijk zijn cirkels en beïnvloedt bedrijfsbeslissingen op alle niveaus. De centrale uitdaging in bedrijven is het creëren van een IT-infrastructuur die enerzijds de eigen winstgevendheid bevordert en anderzijds voldoet aan de wettelijke eisen.

Het hart van deze IT-infrastructuur is het ERP-systeem. Hier komen alle data en processen van een bedrijf samen en worden van hieruit centraal beheerd, gecontroleerd en gemonitord. Het is daarom belangrijk om een betrouwbare en competente ERP-partner te vinden wiens oplossing perfect past bij uw eigen bedrijf.