Definitie: wat is Cloud ERP-software?

Met zogenaamde cloud computing wordt een IT-infrastructuur bedoeld die via een netwerk, bijvoorbeeld internet, beschikbaar wordt gesteld. De ERP-software wordt op deze IT-infrastructuur van derden geïnstalleerd en wordt daar ook beheerd. Een bedrijf heeft dan de mogelijkheid om de software in de cloud via die toegang te gebruiken zonder dat daarvoor eigen servers nodig zijn.

Wat betekent SaaS?

In deze context wordt ook het zogenaamde SaaS-model gebruikt. SaaS is de afkorting van de Engelse term Software-as-a-Service. In dit model wordt de software te huur aangeboden binnen een cloud. Bedrijven verwerven licenties op basis van hun behoeften en krijgen toegang tot het systeem en kunnen het vanaf dat moment gebruiken.

Voor wie is een ERP-systeem uit de cloud de moeite waard?

Op deze vraag kan geen duidelijk antwoord worden gegeven. De keuze voor of tegen een ERP-systeem uit de cloud hangt eerder af van wat je ermee wilt bereiken enerzijds en hoe de omstandigheden in het bedrijf zich anderzijds voordoen.

Verschillen in bedrijfsgrootte

Laten we eerst eens kijken naar de grootte van het bedrijf. Hier wordt duidelijk dat ERP-software uit de cloud vooral de voorkeur heeft van kleine en middelgrote bedrijven. Om zoveel mogelijk functies en dus veel voordelen van het systeem te kunnen gebruiken, is een brede en uitgebreide IT-infrastructuur nodig, gecombineerd met de nodige expertise in huis.

De cloud stelt deze bedrijven in staat optimaal te profiteren van ERP-software zonder deze brede infrastructuur te hoeven bieden. Door de taken met betrekking tot het onderhoud en de reparatie van het systeem te elimineren, is er geen behoefte aan diepgaande expertise in het bedrijf.

Grote bedrijven vertrouwen ook op de cloud

Maar zelfs grote bedrijven willen in toenemende mate profiteren van de voordelen die de cloud met zich meebrengt en verplaatsen hun systemen geheel of in ieder geval gedeeltelijk naar de cloud. Het is vooral de flexibiliteit van dit model dat bedrijven met grotere structuren interesseert.

Met een lokale ERP-oplossing kiest u voor software en bent u er lang aan gebonden. Als de ondernemingsstructuur in deze tijd verandert, bijvoorbeeld door de overname van een ander bedrijf, kan deze niet eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande structuren. Niet zo met de cloud. Hier boe je simpelweg licenties en kan het bedrijf dat je hebt overgenomen met het systeem werken.

Verschillen in branche-aansluiting

Maar er zijn ook verschillen in termen van de branche. De cloud is niet per se een goed model voor elk bedrijf. Met name maakbedrijven geven vaak de voorkeur aan lokale oplossingen, aangezien deze ook voor de productie worden gebruikt. De angst voor systeemfalen of zelfs gegevensverlies is te groot.

Wat zijn de voordelen van ERP-software uit de cloud?

Cloud computing stelt bedrijven in staat om complexe en geheugenintensieve softwaresystemen te gebruiken zonder hun eigen brede IT-infrastructuur. Vooral kleinere bedrijven kunnen profiteren van dit model. Maar zelfs grote en wereldwijd actieve bedrijven kunnen profiteren van deze structuur, bijvoorbeeld als het gaat om het dekken van meerdere locaties met hetzelfde ERP-systeem.

Maak kosten flexibeler

Een ander voordeel van cloud ERP-systemen vloeit voort uit het onderliggende kostenmodel. De kosten worden gespreid over de gehele gebruiksperiode, waardoor hoge initiële investeringen worden vermeden en een bedrijf doorgaans flexibeler wordt. Als u bijvoorbeeld besluit het systeem te wijzigen, kan dit gemakkelijker worden gedaan dan met software die u eerder tegen hoge kosten heeft aangeschaft.

Onderhoud en service is de verantwoordelijkheid van de leverancier

Een ander voordeel voor veel bedrijven is het elimineren van onderhoud en reparatie van het systeem. Omdat dit in de cloud wordt uitgevoerd, dus op externe servers, geldt dit niet voor de betreffende provider. Dit bespaart niet alleen uw eigen middelen, maar zorgt er ook voor dat problemen snel worden opgelost, aangezien de betreffende aanbieder meestal andere middelen heeft.

Wat zijn de nadelen van ERP-software uit de cloud?

In vergelijking met andere varianten zijn er ook enkele negatieve punten in het ERP-cloudmodel. Je bent dus altijd afhankelijk van de aanbieder van de cloud en de aanbieder van het systeem. Als er storingen optreden, moet u erop vertrouwen dat deze snel worden opgelost.

Afhankelijkheid van de aanbieder

Deze afhankelijkheid komt ook tot uiting in het onderhoud en herstel van het systeem. Als de aanbieder besluit om een ​​bepaalde versie van een software niet meer te hosten of als deze zelfs failliet gaat, moet je op zoek gaan naar een alternatief, ook al werkt het ERP-systeem heel goed voor jouw bedrijf.

Minder aanpassingen mogelijk

Ook het soms slechts geringe maatwerk van de software in de cloud heeft een nadelig effect. Bedrijven stellen doorgaans zeer specifieke eisen aan ERP-software. Met een lokale ERP-oplossing kunt u het systeem vrijelijk aanpassen aan uw wensen. Dat werkt niet in de cloud. Het systeem is hier grotendeels gespecificeerd en de mogelijkheden voor aanpassing zijn vaak beperkt.

Hoge maandelijkse kosten

Hoewel het kostenmodel enerzijds positief blijkt te zijn, namelijk wanneer de hoge initiële investeringen worden omzeild, heeft dit een eerder negatief effect gezien de hogere maandelijkse langetermijnkosten.

Gegevens verlaten het bedrijf

Het ernstigste, of in ieder geval het meest populaire nadeel is echter dat de gegevens die in ERP-software worden verwerkt, worden opgeslagen op servers van derden in datacenters over de hele wereld. Veel bedrijven maken zich zorgen over gegevensbescherming.

Op dit punt zijn er tenminste juridische vragen. Want hoewel de gegevens worden opgeslagen op servers van derden, bent u als bedrijf naar Europees recht nog steeds verantwoordelijk voor de gegevensbescherming van uw eigen gegevens.

Wat kost ERP-software in de cloud?

De kosten van ERP-software bestaan ​​vaak uit verschillende factoren. Enerzijds bepaalt de omvang van het systeem de te betalen maandelijkse vergoeding. Anderzijds speelt ook de opslagcapaciteit een rol. Hoe meer functies en hoe meer opslagcapaciteit het bedrijf nodig heeft, hoe duurder de licenties zijn.

Bestel licenties zoals vereist

Een licentie is meestal geldig voor één gebruiker. Ook hier is een onderverdeling mogelijk. Niet elke gebruiker heeft volledige toegang tot het systeem nodig. Veel providers bieden verschillende licenties aan voor hun ERP-systemen, die vervolgens naar wens kunnen worden geboekt.

Betaal alleen wat nodig is

U betaalt uiteindelijk alleen voor de functies en licenties die u echt nodig heeft. Het is daarom bijna onmogelijk om te bepalen hoe duur ERP-software uiteindelijk zal zijn. Er zijn licenties op de markt vanaf 40-50 euro tot volledige licenties die enkele honderden euro's per gebruiker kunnen kosten.

Hoe werkt de ERP-implementatie in de cloud?

De implementatie van ERP-software in de cloud is relatief eenvoudig. Hoewel er met een lokale oplossing nog veel aanpassingen zijn te doen, wat uiteindelijk de implementatie kan slepen, is de mate van aanpassing in de cloud meestal niet zo hoog.

Aanpassingen zijn slechts beperkt mogelijk

Eventuele wijzigingen of individualisaties kunnen hier worden aangebracht, maar deze zijn meestal veel beperkter omdat u geen directe toegang heeft tot de broncode. Na de aanpassingsfase is het belangrijk om potentiële gebruikers vertrouwd te maken met het systeem.

Snellere go-live mogelijk

Hoe eerder ze bij het project worden betrokken, hoe minder tijd er uiteindelijk aan training hoeft te worden besteed. Zodra alle data in het ERP-systeem zijn geladen, alle maskers zijn aangepast en alle medewerkers voldoende zijn opgeleid, kan de software worden gebruikt.

Hoe lang kun je een ERP-systeem gebruiken?

Een vraag die veel bedrijven zorgen baart, is die van de specifieke gebruiksduur of levensduur van de ERP-software. In tijden van snel voortschrijdende digitalisering wacht de volgende innovatie voordat die de ronde heeft gemaakt. U wilt uw systeem natuurlijk zo lang mogelijk gebruiken, maar belangrijke innovaties niet weglaten.

Veranderingen in de bedrijfsstructuur

Het bedrijf zal waarschijnlijk ook veranderen en heeft nieuwe processen opgezet die vervolgens weer met het ERP-systeem moeten worden afgedekt. Evenzo kan groei van het aantal medewerkers betekenen dat een systeem zijn grenzen bereikt. Het is daarom belangrijk om vooraf te focussen op de schaalbaarheid van het systeem en ervoor te zorgen dat nieuwe functies en uitgebreide licenties eenvoudig en eenvoudig kunnen worden geboekt.

Aanbieders updaten regelmatig

Het onderhoud en de reparatie van de ERP-software in de cloud is de verantwoordelijkheid van de betreffende provider. Dit zorgt voor regelmatige updates en upgrades. Dit kan u ook informeren over hoe lang zijn klanten gemiddeld het aangeboden systeem gebruiken en u voorzien van informatie over toekomstige geplande innovaties. Bedrijven gebruiken een ERP-systeem vaak tien jaar of langer voordat ze op zoek gaan naar een nieuwe oplossing.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor jouw bedrijf?

Uiteindelijk blijft de vraag: hoe vind je de juiste ERP-software voor jouw doeleinden? Met onze vergelijkingstool heeft u de mogelijkheid om een ​​groot aantal verschillende systemen direct met elkaar te vergelijken.

Onze ervaren ERP-consultants kunnen u ook kosteloos ondersteunen bij uw zoektocht. In een kort telefoongesprek leggen ze uw individuele wensen voor de software vast en zoeken specifiek naar de zeven ERP-oplossingen die het beste bij uw bedrijf passen.

U kunt ook gratis onze whitepaper downloaden, waarin veel aanvullende en opwindende informatie over de ERP-zoekopdracht is verzameld.