Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP is de afkorting voor de zogenaamde enterprise resource planning. Dit beschrijft de taak van een bedrijf of een organisatie om de bestaande resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Er moet voor worden gezorgd dat er op geen enkel moment verstoringen in de processtroom zijn.

Dit vereist een illustratie van alle processen enerzijds en een registratie van alle beschikbare middelen anderzijds. Met ERP-software worden alle processen digitaal in kaart gebracht en worden de gegevens samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier kunnen tal van processen veel slanker en efficiënter worden gemaakt. Afdelingsgrenzen worden gemakkelijk overwonnen, zodat gegevens sneller en gemakkelijker over het bedrijf kunnen worden gedeeld.

In dit verband zijn middelen alle apparatuur waarover het bedrijf beschikt, d.w.z. naast materialen, het personeel van de werknemers, financiële middelen, gereedschappen, onroerend goed of machines. Al deze middelen kunnen door middel van ERP-software zo worden verdeeld over de bestaande processen dat ervoor kan worden gezorgd dat alle processen altijd soepel kunnen verlopen.

Op veel verschillende plaatsen besparen slankere processen veel resources. Deze kunnen dan elders winstgevend worden gebruikt. Op deze manier verzekeren bedrijven het voordeel ten opzichte van concurrenten dat zo belangrijk is.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Op de ERP-markt zijn er talloze verschillende ERP-oplossingen. Veel aanbieders hebben zich steeds meer gespecialiseerd in bepaalde bedrijfsgroottes en industrieën. De redenen hiervoor zijn meestal duidelijk. Elke branche heeft zeer speciale processen die geautomatiseerd moeten worden door middel van ERP software. In de gezondheidssector zijn bijvoorbeeld andere functies nodig dan in een bouwbedrijf.

Zo zijn de ERP-softwareoplossingen nu zo gedifferentieerd dat voor bijna elk bedrijf, tot welke branche het behoort, een geschikte ERP-software bestaat. Als u een standaard software gebruikt, moeten er veel aanpassingen worden gedaan aan uw eigen processen. Uiteindelijk bent u beter geadviseerd met een branchespecifieke software, omdat veel belangrijke functies al vanaf het begin zijn opgenomen.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor de zorgsector?

De term gezondheidszorg bestrijkt een enorm gebied binnen de samenleving en de economie. Met betrekking tot specifieke instellingen en bedrijven omvat het gezondheidszorgstelsel al diegenen die als centrale taak hebben de gezondheid te bevorderen en te behouden. Tegelijkertijd wordt hier opnieuw een onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld medicijnfabrikanten en ziekenhuizen.

Het zorgstelsel is dus op zich al zeer divers. Wat ze echter allemaal gemeen hebben, zijn wettelijke vereisten die een rol spelen op het gebied van gezondheid. Geneesmiddelenspecificaties, factureringssleutels of specificaties van de gezondheidsautoriteiten. ERP-software die speciaal voor de gezondheidszorg is ontworpen, houdt rekening met al deze factoren en helpt deze vereisten te implementeren.

Een standaard ERP-software is in het begin niet eens in staat om dit te doen. Hoewel dit helpt om uw eigen processen efficiënt te maken, kan het de individuele uitdagingen die een branchespecifieke oplossing kan doen niet aan. We zullen later nog een aantal functies bekijken om duidelijker te maken waarom een braakliggende oplossing van enorm belang is in de zorgsector.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in de zorg?

Naast de oplossing zelf is het ook afhankelijk van de juiste softwarepartner. In het beste geval moet hij jarenlange ervaring hebben in de implementatie van ERP-software in vergelijkbare faciliteiten. Hij kent de verschillende valkuilen tijdens de introductie en kan met de nieuwe ERP-software beter begrijpen wat voor u belangrijk is.

Kent ook de omgeving van uw bedrijf en weet dus van de noodzaak van belangrijke interfaces met andere faciliteiten. Hij kan ook tips geven over belangrijke functies die je zelf waarschijnlijk niet op het scherm hebt. Daarom is het altijd een pluspunt om een ervaren provider aan zijn zijde te kennen.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor de zorg?

Het vinden van de juiste ERP-software is niet altijd eenvoudig. In ieder geval moet u voldoende tijd voor de zoekopdracht toestaan en deze niet licht opsnuiten. ERP-projecten mislukken vaak door een overhaaste beslissing voor een software. Dit past dan maar onvoldoende bij het bedrijf en levert uiteindelijk meer problemen op dan het elimineert.

Daarom moet in het begin de vraag worden gesteld wat er precies wordt nagestreefd. Een uitgebreide daadwerkelijke analyse met daaropvolgende doelformulering helpt. In de loop hiervan is het raadzaam om een specificatie op te stellen waarin alle concrete doelen worden vastgelegd.

Het bepaalt ook het budget en het tijdsbestek en vermeldt alle functies op basis van hun prioriteit. Dit maakt de daaropvolgende zoektocht veel gemakkelijker en helpt om je eigen focus niet te verliezen. Uw toekomstige provider kan de specificaties ook gebruiken om beter te begrijpen wat echt belangrijk voor u is tijdens de implementatie.

Welke functies zijn er voor de gezondheidszorg?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek gebied van het bedrijf. Via de centrale database zijn al deze modules met elkaar verbonden en maken zo bedrijfsbrede communicatie mogelijk. Elke module ondersteunt dit met functies die de processen binnen de afdelingen aanzienlijk vereenvoudigen en soms zelfs automatiseren.

Op dit moment willen we een aantal van deze functies bekijken en kijken naar hun concrete voordelen voor individuele zorginstellingen. Niet elke instelling kan hetzelfde voordeel halen uit deze functies. Daarom is het in ieder geval belangrijk om na te denken over wat u echt van ERP-software verwacht.

Facturatie in de zorg

De kosten van de behandeling kunnen niet worden bepaald door de gezondheidsinstellingen zelf. De regering beslist twee keer per jaar tegen welk tarief het ziekenhuis kosten in rekening mag brengen. Dit tarief wordt de ziekenhuisprijs genoemd en bevat alle componenten voor de financiering van de zorg voor een patiënt (verpleegkundigen, gezondheidswerkers, materialen, enz.). De tarieven worden berekend op basis van de cijfers die de ziekenhuizen doorzenden aan de volksgezondheidsautoriteit. Je hebt dus altijd een vertraagd cijfer.

Om ervoor te zorgen dat de juiste tarieven automatisch worden berekend, maken zorginstellingen gebruik van zogenaamde factureringssystemen (Tar/Fac-systemen). Het berekenen van het juiste tarief is echter niet voldoende. De werkelijke complexiteit vloeit voort uit de berekening van de factuurbasissen. Het berekenen van de mate waarin een patiënt is behandeld is complex. Dit is echter de basis voor de sleutel met correcte facturatie.

Financiering van de gezondheidszorg

De gezondheidssector bestaat voornamelijk uit semi-publieke instellingen. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor de afhandeling van budgetten en financiële gegevens door deze organisaties. Het is duidelijk dat de regering hier strikte regels voor heeft vastgesteld.

Daarnaast is het financieel beheer in deze sector vrij complex. Zo lopen er in de zorginstellingen op elk moment tientallen leningen voor allerlei zaken. Om dit onder controle te krijgen, wordt een leningbeheerfunctie aanbevolen. De ERP-Software helpt u vervolgens bij het boeken van schulden, het overdragen van langlopende naar kortlopende schulden, etc.

Zorginstellingen moeten hun boekhoudkundige gegevens ook jaarlijks doorgeven aan de gezondheidsautoriteiten. De gegevens van de gezondheidsinstelling worden gecontroleerd met een aangewezen toepassing. Dit moet ook de ERP-software kunnen verwerken.

De factureringsgegevens zijn echter slechts een deel van wat via de software naar de autoriteit moet worden doorgestuurd. Zo moeten er kwartaalgegevens worden verstrekt over ziekenhuisdagen en het type verzekering voor patiënten. Er zijn ook tal van rapporten waarin de financiële gegevens op verschillende manieren worden verzameld.

Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de personeelsgegevens. Een ziekenhuis moet zich altijd houden aan de regels van het standaardpersoneel (personeel waarvoor het wordt gefinancierd). Zorg er dus voor dat u op zoek bent naar een ERP-systeem dat rekening houdt met de processen voor het vastleggen en delen van financiële gegevens in de gezondheidszorg.

Facility Management

Functionaliteiten voor facility management verdienen uw aandacht bij het zoeken naar een ERP-systeem voor de zorgsector. Hiermee bedoelen we technische diensten voor reparaties en preventief onderhoud, maar ook ruimte- en sleutelbeheer. Het belang van het technisch beheer van individuele hulpmiddelen (medisch of niet-medisch) ligt voor de hand.

Het is daarom ook logisch dat functionaliteiten in uw ERP-software hierop terugmoeten kunnen kijken. Denk aan een duidelijk historisch overzicht van de onderhoudswerkzaamheden. Zodra het tijd is voor intern preventief en curatief onderhoud, kan een melding worden gestuurd naar de technische dienst. Daarnaast kunnen handmatige werkorders indien nodig ook worden ingepland voor onderhoud. 

Omdat zorginstellingen vaak groot zijn, kan de technische dienst tekortkomingen over het hoofd zien. Het is logisch als elke gebruiker zich onmiddellijk kan melden zodra hij bijvoorbeeld een defecte lamp opmerkt. Dit bericht bereikt vervolgens automatisch de technische afdeling.

Logistiek Management

Goed logistiek beheer is erg belangrijk in zorginstellingen. Kijk maar naar het magazijnbeheer. Ziekenhuizen hebben vaak meerdere vestigingen, elk met een eigen magazijn. Zelfs binnen een industrie die zijn de voorraden fragmenteerd. Een deel van de voorraden is al in gebruik op de verschillende afdelingen. Het feit dat goederen uit het magazijn zijn gehaald, betekent dus niet dat ze al zijn gebruikt.

Zij willen echter een centraal beeld van alle beschikbare voorraden. Zorg er daarom voor dat u een ERP-systeem vindt dat ervoor zorgt dat de invoer, exacte locatie en daadwerkelijk verbruik van de voorraden centraal en nauwkeurig kunnen worden beheerd.

Een ander aspect van voorraadbeheer in zorginstellingen is dat veel items een beperkte houdbaarheid hebben. U moet dus op zoek naar een ERP-systeem met functionaliteiten voor FEFO-verificatie (First-Expired-First-Out). Dit zorgt ervoor dat de items die het snelst bederven als eerste worden gebruikt.

Op rollen gebaseerde gebruikersportalen

Een groot aantal mensen werkt in een zorginstelling. Van de verpleegkundige tot de schoonmaker, van de receptie tot de hartchirurg. Nog meer dan in het bedrijfsleven zijn de verantwoordelijkheden anders.

Om ervoor te zorgen dat ERP-software gebruiksvriendelijk blijft, is het raadzaam om een systeem te vinden dat uitgebreide opties bevat om de gebruikersinterface aan te passen aan de behoeften van de gebruiker. Met een rolgebaseerde interface kunnen medewerkers in een venster een overzicht vinden van alle relevante gegevens, uit te voeren taken, functiegerichte koppelingen, etc.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw eigen zorginstelling

Op internet vindt u honderden ERP-leveranciers. Hoe maak je de juiste keuze? Dit hangt natuurlijk af van welke functionaliteiten je wilt, hoe hoog je budget is en hoeveel maatwerk je nodig hebt, of je nu kiest voor cloud of on-premise. Kies in ieder geval niet alleen voor de ERP-software, maar ook voor een partner met ervaring in de branche. Een partner die uitdagingen weet te accepteren en onder de knie te krijgen.