Met urenregistratie software worden alle gewerkte uren bijgehouden om deze vervolgens automatisch te verwerken. Op 14 mei 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie dat alle werknemers in de Europese Unie verplicht zijn om de arbeidstijd van hun werknemers systematisch te registreren. Maar wat is urenregistratie en hoe werkt het?
Urenregistratie registreert systematisch de werktijden direct in uw systeem waardoor men direct voldoet aan de gestelde eisen van de overheid. Hieronder willen we ingaan op de functies van urenregistratie en welke voordelen dit met zich meebrengt.
Op 14 mei 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie dat alle werknemers in de Europese Unie verplicht zijn om de arbeidstijd van hun werknemers systematisch te registreren.
De urenregistratie van het verrichte werk is zowel voor werknemers als voor werkgevers elementair. De arbeidsrelatie tussen de twee actoren is hieropgebaseerd. Werknemers kunnen aan de werkgever aantonen hoeveel uur ze hebben gewerkt. Deze kan op zijn beurt bepalen hoeveel uur zijn werknemers hebben gewerkt.
Dit maakt een registratie van werktijden uiteindelijk verplicht. Het gaat hier niet zo goed om een minutieuze registratie van de werktijd, maar om het niet overschrijden van de maximaal toegestane dagelijkse werktijden. Hoewel het arrest van het Hof van Justitie nog niet overal in nationaal recht is omgezet, is de verplichting om de arbeidstijd te registreren al voor veel sectoren en sectoren van de economie van toepassing geweest.
Zo heeft de bouwsector altijd goed in de gaten moeten houden hoe lang werknemers dagelijks worden ingezet. Ook restaurants, personenvervoerders, logistieke bedrijven of schoonmakers zijn aan deze eisen onderworpen. De registers moeten ten minste twee jaar worden bewaard. Bovendien mogen de gegevens niet langer dan zeven dagen nadat de dienst is verleend, worden geregistreerd.
De registratie van de arbeidstijd en vooral de opslag van gegevens roept ook de kwestie van de gegevensbescherming op. Bovenal speelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hierbij een centrale rol. Want werktijden van werknemers maken deel uit van de persoonsgegevens en moeten daarom goed worden beschermd.
Evenzo moeten de gegevens van de arbeidstijdregistratie afzonderlijk van andere gegevens worden verwerkt. Dit betekent dat de gegevens niet samen met andere gegevens mogen worden geëvalueerd en niet voor andere doeleinden mogen worden gebruikt. Om aan al deze eisen te voldoen, vertrouwen de meeste bedrijven nu op geschikte software.
Urenregistratie software bevat verschillende functionaliteiten. Met deze applicatie kan absolute veiligheid op het gebied van gegevensbescherming en wettelijke vereisten worden gegarandeerd. In het volgende willen we nader bekijken hoe dergelijke software kan helpen bij het registreren zodat deze wetten kunnen worden verantwoord.
Met de geïntegreerde functie voor het registreren van werkuren kunnen werktijden exact worden ingevoerd en geregistreerd. Hetzelfde geldt voor pauzetijden. De vermeldingen kunnen door de betreffende medewerker worden ingevoerd op de pc of door middel van een mobiele app. Dit is in het bijzonder erg handig voor medewerkers die veel onderweg zijn.
Ongeacht tijd en locatie is het mogelijk om te documenteren wanneer en in welke context hoeveel uur werk is uitgevoerd. Daarnaast worden alle apparaten met elkaar gesynchroniseerd, zodat de werktijden nauwkeurig worden gelogd.
Urenregistratie software ondersteunt de naleving van alle wettelijke vereisten. Het kan ook worden gebruikt om verschillende werktijdmodellen weer te geven en te beheren. Individuele toeslagen kunnen bijvoorbeeld ook worden gedefinieerd en opgeslagen. Dit is uiteindelijk belangrijk voor de facturering.
Alle doel- en werkelijke uren worden voor elke medewerker weergegeven. Ook alle afwezigheden, vakantiedagen en overuren worden hier opgeslagen. Op die manier is het voor leidinggevenden en medewerkers meteen duidelijk hoeveel uren er al gewerkt zijn en hoeveel vakantiedagen er nog openstaan.
Met slechts één druk op de knop worden alle ingevoerde werktijden, overuren en tijdsvergoedingen weergegeven. Het systeem kan dan automatisch de facturen checken op basis van de vooraf gedefinieerde werktijdmodellen. Ziektes, vakantiedagen en andere afwezigheden worden vooraf handmatig ingevoerd en kunnen dan automatisch worden meegenomen in de facturatie.
De geautomatiseerde overdracht van gegevens van uurboekhouding naar salarisadministratie bespaart enorm veel kosten en tijd.
Voor veel bedrijven is het ook belangrijk om de werktijd van medewerkers te factureren aan de klant. Klanten willen precies zien hoeveel werkuren welke specialisten in een project hebben gestoken en tegen welke uurtarieven.
Tijdregistratie zorgt voor aanzienlijk efficiëntere en snellere processen in de salarisadministratie. Alle digitaal opgenomen werkuren worden met een druk op de knop worden geëvalueerd en gefactureerd. Daarom is het registreren van de werktijden van medewerkers minder een hindernis dan een kans om hun eigen processen verder te optimaliseren.
Daarnaast wordt het makkelijker om aan alle wettelijke eisen te voldoen. De software ondersteunt de implementatie van de GDPR en ook de vereisten van de Arbeidswet. Zo zit je als werkgever altijd juridisch aan de veilige kant en kun je vrij werken. Dit biedt zekerheid in de processen en in de planning van menselijk kapitaal.