Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP beschrijft de zogenaamde enterprise resource planning. In de kern gaat het om de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Hiervoor is het belangrijk om uw eigen processen in het bedrijf te optimaliseren en, indien mogelijk, zo in te stellen dat er weinig middelen aan besteed hoeven te worden.

Het vereist de mogelijkheid om alle processen centraal te plannen, te beheren en te monitoren en tegelijkertijd om ze op het juiste moment van de juiste middelen te voorzien. Tegelijkertijd moeten tekorten aan aanbod en verspilling van hulpbronnen worden voorkomen.

In deze context zijn middelen alle middelen die een bedrijf kan gebruiken om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, enz.)
• Gereedschap (werkmaterialen, enz.)
• Machines (productie-installaties, robots, enz.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, enz.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, enz.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's, enz.)
• Onroerend goed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, enz.)

Met ERP-software kunnen alle resources optimaal worden gedistribueerd naar de bestaande processen en zo een enorme hoeveelheid capaciteit besparen. Hiervoor brengt de ERP-software alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kan informatie sneller en betrouwbaarder in het bedrijf worden gedeeld.

Bovendien kunnen fouten veroorzaakt door duplicaten of onjuiste overdracht van gegevens door de gemeenschappelijke gegevensmaster worden vermeden. De processen kunnen ook veel slanker en over afdelingen heen worden geïnitieerd.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Afhankelijk van het bedrijfsterrein van een bedrijf zijn verschillende modules en functies vereist.

In de loop der jaren hebben veel providers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hun ERP-oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven. De ERP-markt biedt bijvoorbeeld branchespecifieke ERP-oplossingen met speciale functies voor de betreffende sector.

Standaard ERP-versies gaan vaak niet zo diep en kunnen vooral onvoldoende betrekking hebben op zeer specifieke processen. ERP-software kan echter alleen zijn volledige potentieel ontwikkelen als alle processen er echt in kaart worden gebracht. Daarom is het raadzaam om bij het zoeken naar geschikte ERP-software te kijken naar branchespecifieke oplossingen.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor het onderwijs?

Veel onderwijsinstellingen bereiken snel hun grenzen met een standaard ERP-versie. Het vereist verreikende planningsopties, diepgaande klantenadministratie en factureringsopties, waarbij ook rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld subsidies. Daarom is het raadzaam voor onderwijsinstellingen om te vertrouwen op specifieke ERP-software, die ook alle benodigde koppelingen met externe actoren bevat.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in het onderwijs?

Naast het scala aan functies van de ERP-software speelt de leverancier ook een belangrijke rol in de implementatie. Een ervaren aanbieder kent de specifieke processen en kent alle uitdagingen waar onderwijsinstellingen in hun dagelijkse activiteiten voor staan.

Daarnaast kan een ervaren aanbieder belangrijke tips geven en al zijn ervaring uit eerdere implementaties in andere onderwijsinstellingen in het project verwerken. Een onervaren aanbieder kent de processen en zorgen meestal veel minder goed en begrijpt vaak niet precies wat voor u belangrijk is tijdens de implementatie.

Veel ERP projecten mislukken door een gebrek aan of verstoorde communicatie tussen provider en klant. De ene kant heeft verwachtingen dat de andere niet voldoende begrijpt en het project dreigt zelfs tijdens de uitvoering te mislukken. Daarom moeten onderwijsinstellingen altijd naar de aanbieder kijken.

In het beste geval had dit al met succes moeten worden geïmplementeerd in andere onderwijsinstellingen. Dit is dan een goed teken dat hij "dezelfde taal" spreekt als u en uw zorgen precies begrijpt.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor onderwijsinstellingen?

Het vinden van de juiste ERP-software is geen gemakkelijke taak gezien de overvloed aan verschillende oplossingen. Maar met een goede voorbereiding wordt de zoektocht verkort. Allereerst is het belangrijk om te bepalen wat u precies zoekt. Een analyse geeft informatie over wat er op dit moment misgaat en waar er verbeterpotentieel is.

Hieruit worden vervolgens concrete doelen afgeleid, die met de implementatie van de nieuwe ERP-software moeten worden bereikt. Deze worden vervolgens vastgelegd in een specificatie. Dit beschrijft ook alle andere randvoorwaarden voor hetproject, zoals het budget, het tijdsbestek, het aantal gebruikers of vereiste interfaces, enz.

Ook worden alle vereiste functies vermeld en geprioriteerd. Met deze specificatie in de hand is het zoeken dan veel eenvoudiger. Op vergelijkingsportalen op internet kan een groot aantal verschillende systemen direct met elkaar worden vergeleken en worden gefilterd met betrekking tot verschillende criteria. Dit verkort de zoektocht enorm en je komt snel op een shortlist met weinig potentiële providers.

Welke functies hebben onderwijsinstellingen nodig in ERP-software?

Laten we nu eens kijken naar een paar belangrijke functies van ERP-software voor onderwijsinstellingen. Er moet echter worden vermeld dat we op dit moment slechts een selectie van enkele functies geven. Een holistische ERP-software heeft talloze functies. Elk bedrijf moet uiteindelijk zelf beslissen welke belangrijk zijn en welke niet relevant zijn voor het eigen bedrijf.

Deelnemersbeheer

In onderwijsinstellingen, van welke aard dan ook, staat het onderwijzen en trainen van deelnemers centraal. Dit vereist uitgebreid deelnemersbeheer. Naast de algemene stamgegevens kunnen hierin ook andere parameters worden vastgelegd.

Gegevensbescherming

Vooral gevoelige gegevens moeten worden beschermd, zoals gezondheidsgegevens van de deelnemers. Deze vereisen een speciale behandeling, die wordt gedekt door een overeenkomstige functie in de deelnemersadministratie.

Personeelsplanning

Er moet ook speciale aandacht worden besteed aan het personeel van onderwijsinstellingen. Naast resourceplanning hangt het ook af van de bestaande vaardigheden van de werknemers. Cursusplanning, bijvoorbeeld, een ander belangrijk gebied, omvat ook de planning van het juiste personeel op de juiste plaats.

Cursusplanning

Ook het beheer van orders en maatregelen moet worden geregeld. Verantwoordelijkheden moeten hier worden georganiseerd en zichtbaar worden gemaakt. Uiteindelijk kunnen onderwijsinstellingen beter en efficiënter plannen met een passende module voor organisatie.

Enerzijds van de kant van de aangeboden onderwijseenheden, anderzijds, maar ook van de kant van alle andere parameters die hiervoor noodzakelijk worden. Omdat alle instanties met dezelfde geldige gegevens werken, wordt de communicatie aanzienlijk verbeterd en kunnen fouten zoveel mogelijk worden vermeden.

Documentbeheer

In onderwijsinstellingen is het enorm belangrijk om een goed gestructureerde en georganiseerde documentatie van alle processen te hebben. Met een passende oplossing voor documentbeheer kunnen niet alleen de algemene documenten voor het beheer van een organisatie beter worden beheerd, maar kan kennis ook beter worden gedistribueerd.

En dat is waar het om gaat in onderwijsinstellingen. Lesmateriaal moet van tijd tot tijd worden verspreid en bijgewerkt. Het systeem ondersteunt organisaties hierin. De aanwezigheidsdocumentatie kan ook digitaal worden bijgehouden en dus eenvoudiger worden gemaakt.

Automatisch certificaten maken

Onderwijsinstellingen hebben ook ondersteuning nodig bij het opstellen van certificaten, certificaten van deelname of certificaten. Het systeem kan hierbij helpen. Sjablonen die automatisch worden gevuld met de gegevens van de deelnemers kunnen op deze manier snel en eenvoudig worden gemaakt.

Rapporten en analyses maken

Er kunnen ook intelligente analyses worden uitgevoerd die uitspraken kunnen doen over de efficiëntie van individuele eenheden. Faalpercentages of slagingspercentages kunnen eenvoudig met één druk op de knop worden gemaakt en u krijgt een beter beeld van de prestaties van individuele cursussen.

Communicatiemogelijkheden

Een belangrijk punt in onderwijsinstellingen is communicatie. Hier moet een onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe communicatie. Intern is het belangrijkste doel om alle instanties zo snel mogelijk van dezelfde geldige informatie te voorzien, zodat iedereen te allen tijde precies weet wat ze moeten doen.

Workflowbeheer

Hiervoor kunnen zogenaamde workflows worden gemaakt in de ERP-software. Deze kunnen dan eenvoudig worden bijgehouden, wat leidt tot meer transparantie en verhoogde productiviteit.

Maar onderwijsinstellingen moeten ook extern communiceren. Bovenal speelt communicatie met autoriteiten en instanties hierbij een essentiële rol.

Interfaces met autoriteiten en andere instanties

Er zijn bijvoorbeeld koppelingen met de staatsoverheden en hun programma's, evenals met het Federaal Bureau voor Migratie en Vluchtelingen en zijn webservices. Vooral met betrekking tot de verdeling van de middelen en het leveren van bewijs besparen onderwijsinstellingen hier ongelooflijk veel tijd.

Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw onderwijsinstelling

Het vinden van de juiste ERP-software voor onderwijsinstellingen is niet altijd eenvoudig. Het is echter handig om te weten wat u precies zoekt. In ieder geval moet de ERP-software specifieke processen optimaal in kaart kunnen brengen. Met name de organisatie, documentatie en communicatie staan centraal in het werk van onderwijsinstellingen.

ERP-software die speciaal is ontworpen voor het onderwijs houdt rekening met de specifieke processen en biedt op maat gemaakte functies en alle interfaces die nodig zijn. Daarnaast houdt branchespecifieke ERP-software ook rekening met toekomstige ontwikkelingen en kan zo het jarenlange hart van IT in onderwijsinstellingen worden.