Costos continuos tras la implementación de un ERP

Al implementar un sistema ERP, es fundamental considerar no solo la inversión inicial, sino también los costos recurrentes asociados.

Entre ellos se encuentran las licencias periódicas, las actualizaciones del sistema y el soporte técnico. Además, es posible que debas destinar recursos a la formación continua del personal o incluso a mejoras en el hardware, especialmente si el sistema no está completamente basado en la nube.

¿Creías que el único costo del ERP era la licencia? Entonces este artículo es para ti. Te explicamos qué otros gastos deberías tener en cuenta al elaborar tu presupuesto.

Una correcta planificación

Al evaluar la inversión en un sistema ERP es esencial tener una buena planificación, teniendo en cuenta los costos iniciales como son las licencias (excepto para los de código abierto), la implantación y la consultoría, pero también los costos continuos, ya que estos pueden representar una parte significativa del costo total de propiedad a lo largo de la vida útil del sistema.

La implementación de un ERP no debe entenderse como una inversión inicial puntual, sino como un proceso continuo que requiere una gestión cuidadosa de los recursos para garantizar su eficacia y rentabilidad a largo plazo. Estos costos también pueden variar en función del tamaño y la complejidad de la empresa.

Contar con un presupuesto realista que contemple estos gastos recurrentes permitirá mantener el sistema actualizado, en pleno funcionamiento y generar el máximo valor posible de la inversión.

Gastos iniciales a tener cuenta

• Costo de la licencia

Cuando se valora la posibilidad de implantar una solución ERP, uno de los puntos clave a tener en cuenta es el precio de las licencias. De acuerdo con el sitio web Espacio ERP los costos de implementación de un ERP en licencias varía según el modelo de despliegue (on-premise vs. sistema en la nube), el número de módulos seleccionados (finanzas, recursos humanos, producción, etc.), y el número de usuarios.

Por ejemplo, una licencia para SAP Business One, enfocado en pequeñas y medianas empresas, puede oscilar entre $1,500 a $3,000 USD por usuario en modalidad de compra única.

En contraste, modelos de suscripción para soluciones en la nube como Dynamics 365 Business Central ofrecen una estructura de pago mensual empezando en aproximadamente $70USD usuario/mes.

• Costos de implementación y consultoría

La consultoría especializada es fundamental para adaptar el sistema ERP a las necesidades particulares de cada empresa. Estos servicios permiten configurar e implementar la solución de forma eficiente, alineándola con los procesos internos, los objetivos estratégicos y la estructura operativa de la organización.

Este proceso requiere un equipo de consultores especializados en ERP y según el sitio web Espacio ERP las tarifas de estos expertos pueden variar desde $150 a $300 USD por hora.

En proyectos de alta complejidad, donde se necesitan desarrollos específicos o integraciones complejas con sistemas legados o plataformas de e-commerce, el total puede ascender rápidamente, superando los $50,000 USD en consultoría y personalización.

Después de la implementación: costos continuos a considerar

Como lo hemos mencionado anteriormente, al momento de decidir la implementación de un sistema ERP en tu empresa, es importante tener presente que la inversión inicial no es el único gasto relevante. De hecho, los costos continuos pueden llegar a superar con el tiempo al costo de implementación.

Por ello, al seleccionar un proveedor de ERP, resulta fundamental evaluar no solo el precio inicial, sino también las tarifas asociadas al mantenimiento, soporte técnico y actualizaciones a largo plazo.

A continuación, te presentamos algunos de los costos recurrentes que deberías contemplar en tu presupuesto.

• Licencias: Si el ERP no es de código abierto, se deberá pagar una tarifa recurrente por el uso del software, ya sea por usuario, por módulo o por suscripción anual, según el modelo de licenciamiento. 
• Las actualizaciones  del software son necesarias para mantener la seguridad, corregir errores y acceder a nuevas funcionalidades. Estas pueden ser obligatorias o solo recomendadas, y pueden generar costos adicionales dependiendo del proveedor. 
• El soporte técnico es esencial para resolver problemas, atender consultas y garantizar el correcto funcionamiento del sistema. Puede ser interno, a través de un equipo especializado, o externo, contratando un servicio de soporte. 
• La capacitación continua del personal será necesaria para una mejor adaptación a las nuevas versiones del sistema, las funcionalidades y mejores prácticas. Estos costos pueden variar según la complejidad de la solución ERP y la cantidad de usuarios que requieran formación. 
• Mantenimiento del Hardware (si aplica): Si la solución ERP no es completamente en la nube, puede requerir actualizaciones del hardware para asegurar un rendimiento óptimo, especialmente si se procesan grandes volúmenes de datos. 

Conclusión

Implementar un sistema ERP representa una decisión estratégica para cualquier empresa, pero es importante entender que su verdadero costo va más allá de la inversión inicial. Los gastos continuos —como licencias, actualizaciones, soporte técnico, formación y consultoría especializada— pueden tener un impacto considerable en el presupuesto a lo largo del tiempo.

Por eso, al momento de evaluar una solución ERP, es clave adoptar una visión a largo plazo y contemplar todos los elementos que conforman el costo total de propiedad. Solo así será posible asegurar un retorno de inversión sostenible, mantener el sistema alineado con las necesidades del negocio y aprovechar al máximo su potencial.

Fuente

Espacio ERP: 'Costos de implementación de un ERP: el sistema que utilizan el 85% de las empresas' - 2024