Wat is ERP-software?

ERP is een afkorting wat staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. ERP-software wordt gebruikt ter ondersteuning van bedrijfsprocessen en deze te automatiseren. Door de modulaire opbouw van een ERP-systeem is het mogelijk om alleen bepaalde delen van of het gehele bedrijf te automatiseren. Zo hebben de meeste bedrijven behoefte hebben aan een financiële module, maar niet alle bedrijven behoefte hebben aan een productie module.

Met een ERP-systeem heeft u alle data en documentatie in een centrale database opgeslagen en kunnen eventuele verschillende (internationale) vestigingen dezelfde data gebruiken, toevoegen en als basis hanteren. Dit maakt samenwerking in een organisatie vloeiender.

Modules

ERP-software bestaat meestal uit modules die elk gericht zijn op verscheidene onderdelen binnen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer (WMS), administratie (DMS) en logistiek.

Het voordeel van ERP ten opzichte van separate software programma’s per onderdeel is dat de informatie van de verschillende onderdelen gedeeld kan worden in 1 centraal ERP-systeem. Door deze uitwisselingsmogelijkheid wordt het eenvoudiger om de verschillende bedrijfsprocessen op elkaar te laten inspelen. Denk aan personeelszaken dat kan inzien of een werknemer wel is uitbetaald of nog iets moet krijgen.

Functionaliteiten en voordelen van ERP-software voor cultuurorganisaties

Werken met een ERP-systeem brengt allerlei voordelen met zich mee. Bovenstaand werd al genoemd het samenvoegen van informatie op een centrale plek. Hierdoor heeft iedereen toegang tot dezelfde data. Ook voorkomt dit dat afdelingen informatie niet met elkaar delen en u daardoor inzicht mist in de voortgang van de organisatie.

Door het automatiseren van processen bespaar je tijd en verhoog je de productiviteit. Resultaten deelt u eenvoudig en doordat u altijd inzicht heeft in de meest actuele data, kan u sneller actie ondernemen als dat nodig is.

Daarnaast kan een cultuurorganisatie van een CRM-module profiteren. CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. Met een CRM-module kan een organisatie huidige leden en klanten beter behouden en nieuwe aantrekken. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwsbrief. Als een theather een mail stuurt met informatie over aanstaande shows aan bezoekers die in het verleden langs zijn gekomen, dan is er een grotere kans dat deze bezoekers weer zullen komen. Daarnaast kan er met een CRM-module persoonlijke marketing worden toegepast. Bezoekers op een website kunnen worden getracked en aan de hand van interesses en voorkeuren kunnen zij specifieke advertenties te zien krijgen. Een CRM-module kan dit automatisch inregelen. Dit zorgt voor relevante reclame en meer conversies. Meer conversies betekent uiteindelijk ook meer omzet.

Conclusie: ERP zorgt voor tijdsbesparing en meer omzet

Zoals hierboven is beschreven zorgt ERP-software voor tijdsbesparing binnen organisaties aan de hand van goede en overzichtelijke communicatie. Afdelingen delen automatisch alle gegevens en documenten met elkaar door modules zoals DMS (document management systeem) en WMS. Met een module zoals CRM wordt de omzet hoger.

Bij het zoeken naar de juiste ERP-software voor een organisatie binnen de cultuurbranche moet er naar een aantal zaken worden gekeken. Veel ERP-systemen zijn gericht op specifieke sectors en bedrijfsgroottes. De cultuursector heeft soms te maken met ledenadministratie of administratie over donaties. Voorafgaand aan de zoektocht naar software moet er over de wensen en behoeftes worden nagedacht en welke specificaties de software moet hebben.