Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP is de afkorting voor enterprise resource planning. Het gaat om de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Hiervoor worden alle processen geoptimaliseerd en voorzien van de benodigde middelen.

In deze context worden middelen begrepen als alle operationele middelen waarop het bedrijf kan terugvallen. Naast materialen, gereedschappen en machines omvat dit ook werkcapaciteit, vastgoed, het wagenpark of financiële middelen. Het is belangrijk om al deze middelen te verdelen over de bestaande processen zonder knelpunten of verspillingen te creëren.

Alle gegevens op een centrale locatie

ERP-software brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier worden afdelingsgrenzen overwonnen en kunnen nieuwe processen worden gerealiseerd. Informatie wordt sneller gedeeld in de onderneming en iedereen werkt met dezelfde geldige gegevens.

Met de ERP-software kunnen vervolgens alle processen centraal worden gepland, aangestuurd en gemonitord. Op deze manier kan er op elk moment voor worden gezorgd dat alle processen soepel kunnen verlopen. Bovendien kan het in een vroeg stadium worden gedetecteerd wanneer een proces dreigt te stagneren en proactieve actie kan worden ondernomen.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft verschillende functies om deze taken aan te kunnen. Modules voor documentbeheer, magazijnbeheer, boekhouding, productie, klantenadministratie of human resources zijn te vinden.

Dekking van specifieke processen

Omdat elk bedrijf speciale processen heeft die zich voornamelijk manifesteren langs de aansluiting van de industrie, zijn op maat gemaakte functies en modules nodig om deze processen te dekken. In de loop van de tijd hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun systemen ontworpen om aan specifieke vereisten te voldoen.

Daarom is het altijd raadzaam om te vertrouwen op een branche specifieke oplossing, omdat deze in staat is om de bedrijfsprocessen digitaal te begeleiden. Een standaard software is meestal veel minder gedifferentieerd.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor de bouw?

Bij bouwbedrijven ligt de focus op bouwobjecten of de productie van componenten. Deze activiteiten gaan gepaard met hun eigen processen. Van bouwplanning, inkoop en implementatie tot daaropvolgend onderhoud, ERP-oplossingen bieden een holistisch en allesomvattend digitaal raamwerk.

Bouwspecifieke ERP-software kan alle belangrijke gebieden van een bouwbedrijf ondersteunen. Een CAD-verbinding is bijvoorbeeld essentieel voor de bouw. Ook het bouwen van informatiemodellering wordt steeds belangrijker.

Branchespecifieke software koppelt met al deze interfaces en heeft ze in sommige gevallen zelfs direct geïntegreerd. Daarnaast biedt ERP-software voor de bouw vele andere functies en kan het ook de naleving van wettelijke eisen en voorschriften voor de bouwsector ondersteunen.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in de bouwsector?

Als u ERP-software aanschaft, kiest u tegelijkertijd ook voor een leverancier. Haar rol mag niet worden vergeten of verwaarloosd. Tot slot ga je een langdurige samenwerking met hem aan. Je moet zeker ook kijken naar de ervaring van de provider. Heeft hij al andere bouwbedrijven succesvol kunnen helpen met zijn product?

De rol van de ERP-leverancier

Maar waarom speelt de leverancier zo'n grote rol? Welnu, de leverancier, of in andere gevallen de implementatiepartner, weet van de valkuilen in een implementatie van ERP-software. Deze lopen niet altijd soepel. Vaak moeten er veel aanpassingen worden gedaan, getest en opnieuw worden herzien.

Als de implementatiepartner uw branche niet of onvoldoende kent, weet hij niet welke speciale eisen hij aan ERP-software stelt. Als u dan niet precies communiceert wat gewenst is, kunnen er snel misverstanden ontstaan, die uiteindelijk het hele project in gevaar kunnen brengen.

Profiteer van ervaring

Daarom is het beter om te vertrouwen op een partner die uw branche kent, die de terminologie en de processen in uw bedrijf begrijpt. Dit voorkomt afwezigheden en misverstanden. Bovendien kan de partner je nuttige tips geven die je zonder hem waarschijnlijk nooit zou hebben bedacht.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor jouw bouwbedrijf?

De juiste ERP-software voor uw bedrijf is in eerste instantie zeker geen gemakkelijke taak met alle oplossingen op de markt. Maar met een paar handige tips is het daadwerkelijk zoeken dan relatief eenvoudig. Want het belangrijkste is allereerst dat je zelf bepaalt waar je eigenlijk naar op zoek bent.

Voor dit doel wordt aanbevolen om een specificatie te maken. Naast de eigen doelen, die met de implementatie van een nieuwe ERP-software moeten worden nagestreefd, worden ook de andere randvoorwaarden vastgelegd. Stel een budget in, evalueer het aantal gebruikers en stel ook een tijdsbestek in. Het is ook raadzaam om een kijkje te nemen in de huidige infrastructuur.

Welke functies heeft de bouwsector nodig in ERP-software?

Laten we dus eens kijken naar een paar functies die niet mogen ontbreken in ERP-software voor bouwbedrijven. We willen u kennis laten maken met een paar belangrijke functies. Bedrijven in de bouw verschillen soms sterk van elkaar. Daarom is het belangrijk om precies te evalueren welke functies u echt nodig hebt in uw oplossing en welke niet.

Automatische invoer van de meetgegevens

Bouwprojecten beginnen met het creëren van een zogenaamde "meting". Dit document bevat informatie over wat er moet worden gedaan om een project te voltooien. Over het algemeen doen architecten dit in spreadsheetprogramma's.

De meetgegevens worden opgesteld in overeenstemming met de geldende industrienormen. Probeer daarom een ERP-systeem te vinden dat hier rekening mee houdt. Hiermee kunt u alle informatie van de dikte tegelijkertijd in het ERP-systeem importeren. Alle informatie zoals processen, planningen of benodigde materialen worden dan direct op de juiste manier verwerkt.

Als u niet alleen de metingen wilt importeren, maar ook zelf wilt maken, moet er een "bibliotheek" in uw ERP-systeem zitten. Hier kunnen de metingen herhaaldelijk worden opgeslagen en gebruikt als een soortgelijk bouwproject is gepland.

Berekening van kosten en verkoopprijs

Nadat de meting correct is gemaakt, begint de realisatiefase. Risicomanagement is een van de belangrijkste redenen waarom bouwbedrijven een ERP-systeem gebruiken. Dit begint met een goede planning. Alle kostenpunten moeten worden berekend. Welke werknemers moeten in welk tempo worden aangenomen? Hoeveel materiaal moet worden gekocht en bij welke leverancier?

ERP-systemen, die gespecialiseerd zijn in de bouwsector, bieden uitgebreide modules voor kosten- en verkoopprijsberekening. Flexibiliteit is erg belangrijk bij het opzetten van het programma. Soms is een globale schatting voldoende en soms wilt u berekenen op artikelniveau. Er zijn enkele ERP-systemen die prijsaanvragen rechtstreeks toestaan aan een selectie van leveranciers.

Zodra de kosten zijn berekend, kunt u beginnen met aanbieden. Houd altijd rekening met de winstmarge van een project. Zoek naar functies waarmee u verschillende simulaties kunt uitvoeren. Zo kunt u beter inschatten hoe u een offerte kunt maken zonder risico's te nemen.

Materiaal-, tijd- en voorraadbeheer

Om op de hoogte te blijven van de voortgang van uw projecten, moet u in contact blijven met de werf. Met een dispatch module kunt u de planning van apparatuur en personeel volgen. Daarnaast zijn er modules voor onderhoud, tijdregistratie, performance en kosten.

U kunt ervoor kiezen om onderaannemers toegang te verlenen tot deze module om een optimaal overzicht te krijgen. De trend in beheermodules gaat steeds meer richting nieuwe mobiele applicaties. Wat eerst op de pc moest gebeuren, kan nu worden bediend vanaf een tablet of smartphone. Dit bespaart tijd, omdat materialen meestal niet vanaf een bureau worden verzonden. Er zijn ook verschillende track-and-trace systemen waarmee u de locatie en het mogelijke gebruik van apparaten kunt volgen.

Tot slot wil je natuurlijk de belangrijkste KPI's (Key Performance Indicators) van het project in de gaten houden. Zorg er dus voor dat hier een duidelijk dashboard voor is. Indien nodig kunt u deze onmiddellijk aanpassen.

Rekenmodule

Zodra de offerte door uw klant is goedgekeurd, staat de prijs vast en kan het project beginnen. Tijdens de uitvoering van het project kunnen de kosten natuurlijk afwijken van de begroting. Ervan uitgaande dat de installatie langer duurt dan verwacht tijdens het bouwproces, zal dit een negatieve invloed hebben op uw winstmarge.

Een rekenmodule houdt periodiek bij of het werkbudget wordt nageleefd en waar de mogelijke afwijkingen liggen. Er wordt ook een prognose van het eindresultaat berekend. Omdat uw projectmanagers verwijzen naar de staat van het project in het voortgangsrapport, kunnen deze wijzigingen en de impact op de marge direct door uw ERP-systeem worden verwerkt en inzichtelijk gemaakt.

U kunt zelfs nog een stap verder gaan en de verschillende systemen koppelen (een klantenportaal, onderaannemers, beheerapparatuur, onderhoudskosten, tijdregistratie). Zo kunt u de kosten in realtime volgen.

Facturatie en betalingen

In de bouw zijn veel facturen gebaseerd op voortgangsrapportages. Deze voortgangsrapporten moeten ter goedkeuring aan de klant worden verzonden voordat ze worden gefactureerd. Als hij geen bezwaar heeft, kunnen ze worden omgezet in een gedeeltelijke factuur. In de voortgangsverslagen moet dus duidelijk en nauwkeurig worden beschreven waar aan gewerkt is.

Dit is natuurlijk handig om problemen met de klant te voorkomen, maar ook wettelijk verplicht. Zoek dus naar een ERP-systeem dat kan worden gebruikt om voortgangsrapporten af te drukken volgens de toepasselijke industriestandaard.

Een andere financiële eis, die specifiek van toepassing is op de bouwsector, is dat een onderaannemer alleen kan worden betaald als hij geen belasting- of sociale schulden heeft. Dit zijn allemaal aspecten waar de facturatie- en betaalmodules van ERP-software rekening mee moeten houden.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw eigen bouwbedrijf

De ERP-markt bevat tal van ERP-oplossingen, waarvan sommige gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes. Het vinden van de juiste voor uw eigen doeleinden hier is niet altijd gemakkelijk. Daarom is het aan het begin van een project belangrijk om erachter te komen wat u eigenlijk zoekt.

Om hun eigen processen te dekken, is het raadzaam voor bouwbedrijven om ERP-software te gebruiken die speciaal is ontworpen voor dergelijke bedrijven. De situatie is vergelijkbaar met de softwarepartner. Hij zou ervaring moeten hebben in jouw vakgebied. Ervaring waar u uiteindelijk van kunt profiteren.