Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP – dit staat voor enterprise resource planning en beschrijft de ondernemende taak om alle bestaande resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Dit vereist geoptimaliseerde processen in het hele bedrijf en een manier om resources naar behoefte aan hen te distribueren. In dit verband zijn middelen alle middelen waarover het bedrijf beschikt en die kunnen worden gebruikt om zakelijke doeleinden te vervullen.

Alle middelen moeten zodanig over de bestaande processen worden verdeeld dat er op geen enkel moment knelpunten in de voorziening zijn en tegelijkertijd afval kan worden uitgesloten. Om dit te doen, moet elk proces te allen tijde worden uitgerust met de juiste hoeveelheid middelen.

ERP-software biedt bedrijven de mogelijkheid om alle processen centraal te plannen, aan te sturen en te monitoren. Hiervoor worden alle processen digitaal in kaart gebracht en samengevoegd in een centrale database. Op deze manier kunnen processen aanzienlijk worden gestroomlijnd en opgezet tussen afdelingen.

Vanaf nu werken alle medewerkers in het bedrijf met dezelfde gegevens, wat betekent dat informatie sneller kan worden gedeeld, processen transparanter worden gemaakt en foutenpercentages worden verlaagd.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

ERP-software bestaat uit modules. Elke module behandelt een specifiek werkgebied in het bedrijf. Zo zijn algemene modules, maar ook branchespecifieke modules in een dergelijke toepassing te vinden zoals:

• Customer Relationship Management (CRM)
• Document Management Software (DMS)
• Financiën
• Productie
• Human Resource Management (HRM)
• Installatie en onderhoud

Een ERP bestaat dus altijd uit al die modules die een bedrijf nodig heeft om zijn eigen bedrijfsprocessen te dekken. Een module bevat een verscheidenheid aan functies die het dagelijkse zakendoen gemakkelijker maken en in sommige gevallen zelfs processen kunnen automatiseren. Niet elk bedrijf heeft echter een module nodig voor productie of voor wereldwijd bedrijfsbeheer.

Daarom is het raadzaam om u te concentreren op branchespecifieke ERP-software. In de loop der jaren hebben veel aanbieders zich gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze. De ERP-markt omvat ook software voor e-commerce.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor e-commerce?

Vooral e-commerce vereist veel functies maar heeft niet altijd een productiemodule nodig. E-commerce gaat vooral over uitgebreid customer relationshipmanagement (CRM), uitgebreid magazijnbeheer en controlemogelijkheden voor logistiek.

Tegelijkertijd vereist het functies voor inkoop, verkoop, marketing en financiële administratie. Uitgebreid personeelsmanagement wordt ook aangeraden voor e-commerce bedrijven.

Uiteindelijk moet elk bedrijf voor zichzelf afwegen welke modules en functies echt nodig zijn om zijn eigen processen te dekken en welke overbodig zijn. Naast het daadwerkelijke scala aan functies wordt echter een andere factor bepaald bij het selecteren van de juiste ERP-software.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in e-commerce?

De leverancier speelt een belangrijke rol in de keuze voor een nieuwe ERP-software. Als hij uw branche kent, weet hij wat voor u belangrijk is in de implementatie en kan hij met belangrijk advies bijdragen aan het succes van het hele project. Daarnaast kent de provider dan ook precies de huidige en toekomstige uitdagingen in uw branche en houdt hiermee rekening bij het samenstellen van de software.

In e-commerce is het belangrijk om dicht bij de klant te zijn. Omdat er echter geen persoonlijk contact mee is, is het des te belangrijker om andere manieren te vinden om ermee te communiceren. Een ervaren leverancier kent al deze uitdagingen en heeft er oplossingen voor ontworpen en geïntegreerd in zijn eigen software.

Het wordt steeds belangrijker dat klanten naast de prijs en kwaliteit van de goederen of diensten ook aanspraak kunnen maken op andere diensten. Zendingen moeten bijvoorbeeld live traceerbaar zijn voor de klant of klachten moeten kunnen plaatsvinden. Een ervaren aanbieder kan helpen om aan de eisen van de klanten te voldoen.

Hij kent ook uw concurrenten en weet waarschijnlijk welke software door hen wordt gebruikt. Op deze manier kan een ervaren leverancier uiteindelijk bijdragen aan het toekomstgericht en concurrerend inrichten van uw ERP-software. Als een provider uw branche niet kent, weet hij waarschijnlijk maar onvoldoende wat belangrijk is in de implementatie en herkent hij niet alle valkuilen die in de weg kunnen staan.

Hoe vind je de juiste ERP software voor e-commerce?

Het vinden van de juiste ERP-software voor e-commerce en de bijbehorende leverancier is niet altijd eenvoudig gezien de overvloed aan oplossingen op de markt. Hier is het echter cruciaal om te weten wat u precies zoekt. Daarom moet er vóór elke zoekopdracht een analyse worden gedaan, waarin wordt onthuld waar het momenteel aan het harken is, wat de nieuwe software moet doen en welke gebieden ermee moeten worden bedekt.

Concrete doelen worden afgeleid van de analyse, die vervolgens worden vastgelegd in een specificatie. Dit beschrijft ook alle andere randvoorwaarden, zoals het aantal gebruikers, integraties, de IT-infrastructuur of het budget.

Met deze specificatie kan de zoekopdracht aanzienlijk worden ingekort. Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om providers en oplossingen rechtstreeks te filteren en te vergelijken met betrekking tot uw criteria. Dit brengt u snel naar vijf tot zeven oplossingen, die vervolgens nader kunnen worden onderzocht.

Welke functies heeft e-commerce nodig in ERP-software?

Als u e-commerce beschouwt als een module binnen een holistisch ERP-systeem, moet eerst worden opgemerkt dat veel verschillende functies binnen deze module bijdragen aan het optimaliseren van e-commerce.

Allereerst moet u zich ervan bewust zijn dat een softwareoplossing voor e-commerce deel uitmaakt van een holistische ERP-oplossing. Hiermee kunnen verschillende taken ondersteund worden. Maar alleen in combinatie met de andere modules wordt de volledige kracht van deze applicatie echt ontvouwd.

Distributie

Ten eerste is e-commerce niets meer dan de distributie van goederen en diensten van een bedrijf op webgebaseerde verkoopkanalen. Deze kunnen hun eigen online winkel op de bedrijfswebsite vertegenwoordigen of de aanwezigheid op handelsplatformen zoals Amazon, eBay, enz.

Laten we dus eens nader bekijken hoe de afzonderlijke modules wederzijds van elkaar kunnen profiteren.

CRM en E-Commerce

Klantrelatiebeheer en e-commerce zijn in ieder geval nauw met elkaar verbonden. U wilt uw klanten een uitstekende service bieden die zich onderscheidt van de concurrentie.

Dit betekent ook dat de klant de aangeboden goederen en diensten kan kopen waar hij normaal verblijft. In een CRM-systeem worden alle klantgegevens centraal opgeslagen. Dus ook alle aankopen die tot nu toe zijn gedaan.

Als de klant nu een product online koopt, moet dezelfde service deel van hem uitmaken alsof hij op andere manieren een overeenkomstige aankoop doet. Doordat e-commerce en CRM met elkaar verbonden zijn, kunnen servicemedewerkers direct zien wanneer de klant een bestelling heeft geplaatst.

Als hij rapporteert en nog steeds een wijziging of vraag heeft over deze bestelling, kan de service daarom rechtstreeks toegang krijgen tot de bestelling en de klant op de best mogelijke manier adviseren. Een vervolgaanbod kan ook direct na de aankoop bij de klant worden ingediend, op basis van de gegevens die in het CRM zijn opgeslagen.

Als het bijvoorbeeld een vaste klant is, kan een korting worden voorgesteld door e-commerce te koppelen aan bijvoorbeeld het CRM, enz. Hier is al te zien dat sales ook nauw verbonden is met het CRM systeem.

Merchandise Management en E-Commerce

Tegenwoordig verwachten klanten dat hun online bestelde goederen zo snel mogelijk aankomen. In plaats daarvan verwachten ze in realtime informatie te ontvangen over de respectieve status van hun bestelling.

Als een klant een product via de webshop bestelt, wil hij weten wanneer het precies wordt geleverd en hoe lang de levering naar verwachting zal duren. Daarom moet e-commerce toegang hebben tot de gegevens van merchandise management.

Een voorbeeld: Een klant bestelt een stofzuiger via de webshop. Na een automatisch gegenereerde orderbevestiging ontvangt hij een trackinglink, waarmee hij het gehele leveringsproces kan volgen.

Om dit te laten werken, heeft de online winkel toegang tot voorraden in het magazijn. Als het product bijvoorbeeld momenteel uitverkocht is, duurt de levering veel langer dan als het product nog op voorraad is. Uiteraard wil de klant dit graag weten voor de aankoop.

Als de order nu is ontvangen, wordt deze rechtstreeks doorgestuurd naar de orderverzamelopdracht en daar verwerkt. Evenzo kan een overeenkomstige factuur rechtstreeks worden gemaakt en de verkoop worden geboekt, omdat alle plaatsen toegang hebben tot deze bestelling. Dit hoeft niet van de ene afdeling naar de andere te worden doorgestuurd, waardoor het hele proces duurzaam wordt gestroomlijnd.

DMS en E-Commerce

Een documentbeheersysteem centraliseert alle documenten in de software. Gemaakte facturen worden bijvoorbeeld automatisch toegewezen aan de bijbehorende opslagmappen en daar veilig opgeslagen. Met name facturen zijn onderworpen aan een wettelijke bewaartermijn. Met DMS hoef je de facturen niet uit te printen en fysiek op te slaan.

Aan de andere kant kunnen productbeschrijvingen die in het DMS zijn opgeslagen, bijvoorbeeld worden gebruikt in e-commerce. Op deze manier kunnen producten automatisch op overeenkomstige portalen worden geplaatst en te allen tijde van de juiste informatie worden voorzien. Naast de hier genoemde verbindingen zijn nog andere nuttige koppelingen denkbaar. Marketing kan bijvoorbeeld profiteren van de gegevens van online handelen.

Patronen herkennen, omzet verhogen

Zo kunnen verkooppatronen worden geëvalueerd of doelgroepen worden bepaald. Met deze gegevens is het voor marketing dan makkelijker om klanten individueel aan te spreken. Als een bepaalde groep bijvoorbeeld ook product B koopt kort na de aankoop van product A, kan dit helpen om nieuwe klanten interessante producten voor hen aan te bieden.

Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw eigen e-commerce

Het vinden van de juiste ERP-software voor e-commerce en de bijbehorende leverancier is niet altijd een gemakkelijke onderneming. Maar met de juiste voorbereiding op de zoektocht kun je dit efficiënter maken. Want alleen met de juiste ERP-software kunnen de vele voordelen die deze applicaties zo aantrekkelijk maken uiteindelijk worden gegenereerd.