Wat is ERP-software? – Een definitie

"ERP" staat voor Enterprise Resource Planning. Dit verwijst naar de centrale ondernemerstaak van business resource planning. Hun doel is om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment beschikbaar te stellen in de vereiste kwaliteit en kwantiteit op de juiste plaats en met de benodigde informatie.

Dit vereist slankere en geoptimaliseerde processen in het hele bedrijf en een manier om de bestaande middelen efficiënt te verdelen over de bestaande processen. In deze context wordt onder middelen verstaan alle bedrijfsmiddelen beschikbaar voor bedrijven die kunnen worden gebruikt om hun eigen bedrijfsdoeleinden te vervullen, zoals:

• Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, enz.)
• Gereedschappen (werkmaterialen, enz.)
• Machines (productie-installaties, robots, enz.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, enz.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, enz.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's, enz.)
• Onroerend goed (fabriekshallen, kantoorgebouwen, enz.)

Het is belangrijk om de middelen zo te verdelen over de bestaande processen dat ze te allen tijde van alle benodigde middelen worden voorzien, maar tegelijkertijd zo min mogelijk afval wordt geproduceerd. Dit kan worden gerealiseerd met ERP-software.

Hiervoor worden alle processen van een bedrijf digitaal in kaart gebracht in de software en worden de gegevens vervolgens samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier kunnen afdelingsoverstijgende en dus slankere processen in het hele bedrijf worden geïmplementeerd. Resources kunnen centraal worden beheerd en toegewezen aan de bijbehorende processen.

Waarom hebt u branchespecifieke ERP-software nodig?

Hiervoor bestaat ERP-software uit verschillende modules. Elke module heeft tal van functies die een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf bestrijken en ondersteunen. Zo zijn de volgende modules vaak terug te vinden in ERP-software:

• Business intelligentie
• Beheer van klantrelaties
• Documentbeheer
• Financiën
• Wereldwijd bedrijfsbeheer
• Personeelsbeheer
• Installatie en onderhoud
• Productie

Niet elk bedrijf heeft elke module nodig om zijn eigen processen in kaart te kunnen brengen. Welke modules en functies een bedrijf nodig heeft in zijn ERP-software hangt grotendeels af van de branche waarin het actief is. In de loop der jaren hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en hun eigen software aangepast aan de behoeften van deze industrieën.

Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen op de ERP-markt die zijn afgestemd op specifieke industrieën of bedrijfsgroottes. Ook voor nutsbedrijven zijn bijbehorende oplossingen te vinden. Deze bevatten al belangrijke functies in hun standaardversies, die door alle bedrijven in deze branche worden vereist.

De software hoeft niet meer aangepast te worden aan de behoeften van een bedrijf en kan sneller gebruikt worden. Dat scheelt tijd en vooral geld.

Waarom heeft u ERP-software specifiek voor nutsbedrijven nodig?

Nutsbedrijven hebben hun eigen vereisten voor ERP-software. Met een kant-en-klare oplossing kom je hier meestal niet ver. Nutsbedrijven zijn over het algemeen verantwoordelijk voor de infrastructuur van openbare diensten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de levering van water, elektriciteit, stadsverwarming of gas. Om de processen voldoende in kaart te kunnen brengen, zijn speciale functies nodig.

Deze worden tevergeefs gezocht in een kant-en-klare ERP-software. Daarom is de keuze voor een branchespecifieke ERP-software meestal de betere. Hier worden belangrijke functies al behandeld in de standaardversie. Daarnaast hebben elektriciteitsleveranciers andere vakspecifieke eisen aan geschikte ERP-software dan water- en nutsbedrijven.

Daarom moet u bij het kiezen van een geschikte ERP-software altijd opletten of deze echt geschikt is voor uw eigen bedrijf. Tegelijkertijd zijn er ook functies die de meeste nutsbedrijven ten goede komen, zoals al die functies die veldbewerkingen ondersteunen of die optimaal projectbeheer mogelijk maken.

Waarom hebben we een ERP-leverancier nodig met branchekennis in nutsvoorzieningen?

Naast het scala aan functies speelt de leverancier ook een belangrijke rol bij de selectie van de juiste ERP-software. Als hij uw branche kent, kent hij ook de specifieke processen en de uitdagingen die een implementatie met zich meebrengen. In het beste geval heeft de gekozen provider in het verleden al met succes enkele bedrijven kunnen helpen die op u lijken.

Leveranciers zonder ervaring in uw branche lopen het risico al die fouten te maken en niet te begrijpen wat u zoekt in de implementatie. Als je daarentegen "dezelfde taal" spreekt, wordt het gemakkelijker om te communiceren. Veel ERP-projecten mislukken door communicatie tussen leverancier en klant.

Met een ervaren provider kunt u deze barrières vermijden en kunt u er ook op vertrouwen dat ze andere belangrijke tips hebben die u zullen helpen om het project met succes te implementeren. Ook bij de doorontwikkeling van de software moet aandacht zijn voor de aanbieder. Als hij zich heeft gespecialiseerd in uw branche, zal hij zich daarom richten op toekomstige ontwikkelingen op precies dat gebied.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor nutsbedrijven?

Het vinden van de juiste ERP-software voor nutsbedrijven is niet altijd eenvoudig gezien de overvloed aan systemen op de markt. Daarom is het van fundamenteel belang om te weten waar je eigenlijk naar op zoek bent. Dit klinkt in eerste instantie banaal, maar dit is precies waar wordt besloten of een ERP-project succesvol is of zal mislukken.

Daarom moet men eerst een as-is analyse van de huidige situatie uitvoeren. Het evalueert precies waar er op dit moment een probleem is en wat er van de nieuwe ERP-software wordt verwacht. Hieruit moeten concrete doelen worden afgeleid. Deze worden vervolgens vastgelegd in een eisenspecificatie. Deze specificatie beschrijft ook alle andere randvoorwaarden voor het project.

Enerzijds gaat het om het budget, het tijdsbestek, benodigde interfaces en integraties, het aantal gebruikers en de IT-eisen. Aan de andere kant gaat het ook om de software zelf. Het is belangrijk om alle functies op te sommen en te prioriteren. Dit helpt enerzijds om de focus niet te verliezen tijdens de zoektocht en anderzijds om de provider beter te begrijpen wat er echt toe doet voor u met de ERP-software.

Met dit complete specificatieblad is het zoeken veel eenvoudiger. Vergelijkingsportalen op het internet bieden de mogelijkheid om veel verschillende systemen direct met elkaar te vergelijken en te filteren op basis van uw criteria. Dit leidt u snel naar een korte lijst met ERP-oplossingen die voor u geschikt zijn.

Welke functies hebben nutsbedrijven nodig in ERP-software?

Laten we nu eens kijken naar een paar essentiële functies van ERP-software voor nutsbedrijven.

Natuurlijk variëren de bedrijfsgebieden tussen verschillende subsectoren en expertisegebieden. Elektriciteitsleveranciers hebben bijvoorbeeld andere vakspecifieke eisen aan geschikte ERP-software dan water- en nutsbedrijven. Toch profiteert het merendeel van de nutsbedrijven bijvoorbeeld van functies die buitendienstopdrachten efficiënter maken.

Nutsbedrijven profiteren ook van het gebruik van een geschikte ERP software van optimaal projectmanagement en de grootst mogelijke toegevoegde waarde van bestaande installaties. Over het algemeen heeft elk proces twee kanten in de nutssector: een commerciële en een technische. Een adequate ERP-software moet beide aspecten holistisch kunnen afdekken.

Klantenbeheer met CRM

Zoals eerder vermeld, worden de groeiende verwachtingen van klanten in verschillende sectoren nu ook gevoeld in de nutssector. Om aan de wensen en behoeften van hun klanten te voldoen, is ook in de nutssector een passende softwareoplossing nodig.

CRM-systemen worden gebruikt om klantrelatieprocessen holistisch in kaart te brengen en te optimaliseren. Deze moeten geenszins als een geïsoleerde oplossing worden behandeld, maar worden geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur.

Duurzamer beheer van hulpbronnen

Een CRM-systeem geïntegreerd in de ERP-software heeft ook een groot potentieel op het gebied van duurzaamheid. Hoe een beter klantrelatiebeheer door het gebruik van geschikte softwareoplossingen nutsbedrijven kan helpen om de problemen van morgen het hoofd te bieden, wordt hieronder uitgelegd aan de hand van het voorbeeld van waterleveranciers.

Tot nu toe is er op veel plaatsen nog steeds een gebrek aan holistisch geïntegreerde platforms in de nutssector, die ook een interface naar de eindgebruiker en gerelateerde hulpprogramma's mogelijk maken. Water- en afvalwaterbedrijven zouden een holistisch netwerksysteem kunnen gebruiken om bestaande datasilo's af te schaffen, processen transparanter te maken en de klantloyaliteit te verbeteren.

Interfaces en mobiele applicaties

Via de interface naar de klant hebben nutsbedrijven de mogelijkheid om hen een real-time overzicht te geven van het huidige verbruik. Hetzelfde project gaat ook in op het gebied van energievoorziening. Eindgebruikers kunnen het actuele verbruik bekijken via een app en een (mobiel) apparaat.

Bijbehorende apps kunnen ook worden gebruikt voor educatief werk. Zo kunnen ze nuttige tips bevatten over praktische bezuinigingsmaatregelen. Als er zich een probleem voordoet, hebben zowel eindklanten als nutsbedrijven de mogelijkheid om de andere partij in realtime via de interface te informeren. De resulterende transparantie vergroot het vertrouwen van de klant en heeft daarmee een positief effect op de klantloyaliteit.

Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw hulpprogramma

In tijden waarin het bewustzijn van duurzame bedrijfspraktijken en -processen bij de eindgebruiker steeds meer uitgesproken is, wordt het nastreven van duurzame benaderingen en strategieën steeds meer een uniek verkoopargument en concurrentievoordeel voor bedrijven in alle sectoren.

Een combinatie van een duurzaamheidsstrategie met de digitale strategie is gewoon een goede zaak. Door gebruik te maken van geschikte ERP-software voor nutsbedrijven kunnen processen worden geoptimaliseerd en zo middelen worden bespaard. Dit efficiëntere gebruik van middelen kan ook worden gebruikt via een interface op de locatie van de klant.