Het runnen van een horecagelegenheid is een tijdrovende taak. Naast het managen van het personeel moet er een goed voorraadbeheer en administratie worden uitgevoerd. Om hierbij te helpen is er ERP software voor hotels, restaurants en cafe’s. Enterprise resource planning helpt bedrijven dankzij het digitaliseren en automatiseren van een aantal werkzaamheden. Zo bespaart men een hoop tijd en geld.
ERP is een afkorting wat staat voor Enterprise Resource Planning. De software is een tool wat bedrijfsprocessen verbindt en automatiseert binnen een organisatie. De gegevens van verschillende afdelingen worden in een centrale database opgeslagen. Hierdoor zijn de gegevens voor elke medewerker inzichtelijk. De software zorgt ook voor een hogere productiviteit binnen een organisatie.
Het is natuurlijk zo dat geen organisatie hetzelfde is. Dat is dan ook de voornaamste reden waarom ERP software zo veel van elkaar verschilt. Elk systeem kan worden ingericht met modules die ook weer verschillende afdelingen kunnen ondersteunen. Daarom is een ERP-systeem anders voor een horecaonderneming dan bijvoorbeeld voor een groothandel.
Binnen de ERP-software kunnen veel functionaliteiten en modules worden toegevoegd, ook voor horecaondernemingen. Wij hebben voor u een aantal op een rij gezet.
Om alle gasten het gewenste gerecht voor te zetten moeten in ieder geval de juiste ingrediënten aanwezig zijn. Dit kan eenvoudig worden geautomatiseerd door alle gerechten om te zetten in stuklijsten en deze te koppelen aan een projectmanagement tool en bestelsysteem. Alle ingrediënten worden bijgehouden en in vermindering gebracht zodra een gerecht wordt besteld. Hetzelfde geldt voor dranken die in het systeem worden geregistreerd. Wanneer een product onder een zelf te bepalen grens komt wordt er automatisch een bestelling geplaatst bij de betreffende leveranciers. Zo kunnen er kleinere voorraden worden gehouden.
Met een geautomatiseerd kassasysteem heeft het personeel de tool in handen om de dag zo soepel mogelijk te laten verlopen. Vanaf een draagbaar apparaat kan men bestellingen aannemen en direct doorsturen naar de keuken. Aan het eind van de avond kan de rekening heel eenvoudig worden gesplitst op verschillende factoren zoals per product, gang of persoon.
De software is geïntegreerd met de website en ontvangt bestellingen van bedrijven als Thuisbezorgd en Uber Eats. Er wordt direct een bon aangemaakt en wordt opgenomen in de to do lijst van de keuken.
Om het personeel te beheren zit er bij de juiste ERP-software functionaliteiten inbegrepen om hierbij te ondersteunen. Dit bevat een planningstool om uw personeel in te plannen en een koppeling om het aantal gewerkte uren te registreren. Dit bevat vaak ook een portaal voor het personeel om in te loggen en al hun gegevens te bekijken of bijvoorbeeld een vakantie aan te vragen.
Om er zeker van te zijn dat uw onderneming volledig worden geoptimaliseerd is het verstandig om software te kiezen waarbij business intelligence is geïntegreerd. Verschillende onderdelen van uw onderneming worden hierbij geanalyseerd om te zien hoe effectief deze zijn. Zo kunt u per werknemer bij houden hoeveel omzet er wordt gemaakt en of degene genoeg upselled of dat er nog ruimte is voor verbetering.
Ook kan er worden bekeken welke dagen het drukst zijn of welke het meeste opleveren. Het is ook erg interessant om te zien welk gerecht of drankje het beste scoort om hier vervolgens op in te springen.
Een loyaliteitsprogramma kan via meerdere kanalen beloningen aanbieden een uw vaste klanten. Zo wordt men aangespoord om herhaalaankopen te doen en spaart men tegelijkertijd voor bijvoorbeeld korting op een volgende aankoop. Dit biedt ook een directe connectie via welke men persoonlijke aanbiedingen kan ontvangen zoals bij een verjaardag.
In het geval dat uw onderneming meerdere locaties heeft kan het systeem alle informatie splitsen of juist bij elkaar voegen. Het is noodzakelijk om de voorraad per locatie bij te kunnen houden maar om processen te verbeteren is het soms handig om grotere aantallen te analyseren.
Onder ERP-software kan ook een CRM-module hangen. Hierboven hebben wij het kort over een loyaliteitsprogramma gehad. Dit valt meer onder CRM wat weer onder ERP kan vallen. Dit kan voor een horecagelegenheid zeer interessant zijn. Wij leggen u graag uit waarom.
Eerst is het belangrijk om vertellen wat CRM is en wat het belang er van is. ‘CRM’ is de afkorting voor Customer Relationship Management. Dit omvat de consistente oriëntatie van een bedrijf op haar eigen klanten en het bijbehorende systematische ontwerp van alle klantrelatieprocessen. In het tijdperk van digitale transformatie vertrouwen steeds meer bedrijven op softwaregebaseerde ondersteuning in de vorm van CRM-software. Niet elk bedrijf profiteert echter noodzakelijkerwijs van het gebruik van al deze functies.
CRM-software kent net zoals ERP-software verschillende functionaliteiten die voor elke sector anders is. Voor de horeca hebben we een aantal specifieke functionaliteiten voor u.
De klantloyaliteit in de horeca is nog relatief laag. Veel gasten keren niet terug naar restaurants waar ze ooit hebben gegeten. Om de klantloyaliteit te vergroten is een "personal touch" nodig in de customer experience. Personalisatie en individualisering staan op de voorgrond. Restaurants moeten erin slagen om een op maat gemaakte klantervaring te creëren om zich te onderscheiden van de concurrentie.
Een digitale transformatie kan hen hierbij helpen. Binnen de software kunnen gegevens zoals naam, adres, geboortedatum of voedselintolerantie worden opgeslagen in afzonderlijke klant- of gastenbestanden. Bij het volgende bezoek kan het personeel dan eenvoudig de voorkeuren van de betreffende klant bekijken. Het is ook mogelijk om verdere gegevens over de betreffende klant te verzamelen; bijvoorbeeld op hun bestellingen. Deze kunnen vervolgens worden gebruikt voor gerichte marketing.
In het tijdperk van digitalisering is de website een soort digitaal boegbeeld van je eigen bedrijf. Wie niet online aanwezig is, loopt het risico om in de eerste plaats tal van potentiële klanten niet te bereiken. Op de website kunnen bijvoorbeeld formulieren worden opgeslagen waarmee potentiële klanten navraag kunnen doen bij hun eigen restaurant. Dit kan ook buiten kantooruren. Via een koppeling tussen de website en CRM-software worden de geregistreerde klantgegevens, inclusief de aanvraag, vervolgens direct doorgestuurd naar de juiste medewerker voor verwerking. Klanten kunnen bijvoorbeeld ook buiten hun eigen openingstijden een reservering aanvragen.
Samenvattend kan u met branchespecifieke ERP-software al uw processen perfect in kaart brengen zonder ingrijpende aanpassingen. Bij het zoeken is het daarom ook belangrijk om aandacht te besteden aan de ervaring van een softwareleverancier.
Handelsondernemingen kunnen enorm profiteren van de introductie van software. Om te ontdekken hoe gaan we uitgebreid in op de specificaties en structuur van ERP-software. Dit helpt u begrijpen waarom de oplossingen op de markt zo verschillend zijn.
De sector dienstverlening heeft speciale eisen voor ERP-software. Het is belangrijk om alle aspecten en processen met de oplossing in kaart te brengen. De ERP-markt biedt tal van oplossingen die speciaal zijn afgestemd op zakelijke dienstverlening.