Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP staat voor "Enterprise Resource Planning". Dit omvat de efficiënte planning, controle en het gebruik van alle middelen die een bedrijf tot zijn beschikking kan hebben. Indien mogelijk moeten alle middelen zodanig worden gebruikt dat ze nooit worden verspild.

Tegelijkertijd moet de processtroom op elk moment soepel kunnen verlopen. Hiervoor is het belangrijk om de bestaande middelen zo efficiënt mogelijk te plannenvoor de bestaande processen. Onder resources verstaat men alle operationele middelen waarop het bedrijf kan terugvallen.

Alle bronnen in één oogopslag

Naast de te verwerken materialen worden de machines en systemen, onroerend goed, gereedschappen, maar ook financiële middelen of het personeel als middelen gerekend. Alle processen moeten centraal worden aangestuurd, gepland en gemonitord. Dit is mogelijk met ERP-software.

Hiermee worden alle processen digitaal in kaart gebracht en worden de gegevens in een centrale database samengevoegd. Op deze manier kunnen veel processen worden ontworpen en gestroomlijnd over afdelingen heen en dus efficiënter. Op veel plaatsen kunnen processen ook door het systeem zelf worden geautomatiseerd, wat resulteert in verdere besparingen in middelen.

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf bestrijken. Er zijn modules voor productie, magazijnbeheer, personeelsadministratie of boekhouding. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden modules en functies vervolgens zo samengesteld dat de volledige processen kunnen worden behandeld.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Omdat verschillen tussen bedrijven zich vooral manifesteren langs hun brancheaffiliaties, hebben ERP-softwareoplossingen zich steeds meer aangepast aan specifieke industrieën. Zo zijn er speciale ERP-oplossingen te vinden op de markt voor de bouw, voor zakelijke dienstverlening of zelfs voor productie.

Met een gestandaardiseerde ERP-software kunnen de meest essentiële processen van een bedrijf, zoals boekhouding of documentbeheer, in kaart worden gebracht, maar specifieke processen en gebieden zijn vaak veel minder gedifferentieerd. Daarom wordt het meestal aanbevolen om branchespecifieke ERP-software te gebruiken.

Waarom heb je ERP-software vereist voor productie?

Vooral productiebedrijven hebben sterk gedifferentieerde processen die aan de softwarekant in kaart moeten worden gebracht. De materiaalstroom moet te allen tijde worden gewaarborgd. Als er op een gegeven moment middelen ontbreken, hapert het hele operationele proces. De schade kan dan zeer ernstig zijn.

Hetzelfde geldt voor de productiefaciliteiten. Als een systeem uitvalt, heeft dit een directe invloed op alle andere processen. Daarom speelt onderhoud binnen de ERP-software ook een centrale rol. De focus ligt ook op magazijnbeheer. Het is belangrijk om de bewaartijden zo laag mogelijk te houden en ook de kapitaalverbintenis zoveel mogelijk te beperken.

Waarom is ERP-software vereist voor discrete productie?

Discrete productie wordt gekenmerkt door een productieomgeving waarin gefabriceerde producten kunnen worden onderverdeeld in telbare eenheden. Hier worden materialen en grondstoffen gebruikt om nieuwe, telbare producten te maken. Onderdelenlijsten staan hierbij centraal. Het duurt vaak veel verschillende processtappen totdat het uiteindelijke of gedeeltelijke product is voltooid.

Dit leidt ook tot handmatige installatiestappen en veel geautomatiseerde processen. Al deze stappen moeten in kaart kunnen worden gebracht in een uniforme ERP-software. Als het proces op een gegeven moment hapert, kan het systeem direct reageren en oplossingen berekenen die de schade beperken.

Waarom is ERP-software specifiek nodig voor procesproductie?

Bij procesproductie wordt voornamelijk gewerkt met recepten. De procesindustrie kenmerkt zich door het feit dat het eindproduct niet meer gemakkelijk terug te brengen is naar de oorspronkelijke grondstoffen. Hier worden grondstoffen verwerkt door middel van speciale processen door omzetting in nieuwe producten.

Voorbeelden zijn de voedingsindustrie of apotheek. Het vereist receptbeheer binnen ERP-softwareoplossing, waarmee recepten kunnen worden gemaakt en gewijzigd of aangepast.

Ook magazijnbeheer speelt een centrale rol. Vaak werken mensen met bederfelijke goederen, wat betekent dat hier speciale planning nodig is. Opslag zelf is ook vaak onderworpen aan verschillende wetten. Al deze factoren betekenen dat branchespecifieke ERP-software absoluut noodzakelijk is.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in productie?

In de productie, of het nu gaat om discrete of proces productie, zijn er speciale uitdagingen. ERP-softwaresystemen moeten alle stappen in kaart kunnen brengen zonder het proces fundamenteel te veranderen of te verstoren. De software moet zich meestal veel meer aanpassen aan de processen van het bedrijf dan andersom.

Geen bijzonder gemakkelijke uitdaging. Een implementatiepartner zonder voldoende ervaring in de introductie van ERP-systemen in productie kan zich dit vaak niet veroorloven. Evenzo weet hij niet waar precies de fallstrikes kunnen liggen tijdens de introductie en wat in het bijzonder belangrijk is.

Productieproces mag niet worden verstoord

Vooral in productie moet ERP-software absoluut perfect worden opgezet voordat deze live kan gaan. Als het productieproces permanent wordt verstoord, kan dit leiden tot enorme schade. Ook oude systemen kunnen niet eenvoudig worden gebruikt. Daarom is het zo belangrijk dat de juiste implementatiepartner weet wat ze doen.

Keer op keer hoor je over mislukte ERP-implementaties in productiebedrijven. Zelfs prominente fabrikanten zijn hier niet altijd immuun voor. Bij een ervaren aanbieder kan dit risico echter worden geminimaliseerd.

Hoe vind je de juiste ERP software voor jouw productiebedrijf?

Op de ERP-markt zijn er talloze oplossingen, waarvan sommige steeds minder gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes. Het vinden van de juiste ERP-software is zeker geen gemakkelijke taak. Elementair in de zoektocht naar de juiste software is om precies te weten waar je eigenlijk naar op zoek bent.

Daarom wordt aanbevolen om aan het begin een uitgebreide specificatie te maken. Daarin zet je je concrete doelen uiteen, die met de introductie van de nieuwe software worden nagestreefd. Evenzo worden alle andere randvoorwaarden, zoals het tijdsbestek, het aantal gebruikers en het budget, erin vastgelegd.

Noteer alle factoren in de specificaties

Vervolgens is het noodzakelijk om alle functies die het systeem moet hebben, te vermelden en prioriteit te geven. Met deze lijst kan de zoekopdracht dan veel efficiënter worden gemaakt. Vergelijkingsportalen bieden filters die vervolgens kunnen worden gebruikt om alle ERP-oplossingen weer te geven die aan uw criteria voldoen. De specificaties hebben echter nog een ander voordeel.

Uw implementatiepartner kan op basis van uw specificaties veel beter begrijpen wat voor u belangrijk is en dienovereenkomstig aanpassingen veel beter doorvoeren. Communicatie met de aanbieder speelt sowieso een enorm belangrijke rol in het implementatieproces, wat niet onderschat mag worden.

Welke functies heeft de maakindustrie nodig in ERP-software?

Laten we nu eens kijken naar een paar elementaire functies en modules van ERP-software voor productie. Omdat bijna geen enkel bedrijf volledig op het andere lijkt, heeft elk bedrijf andere functies nodig. Daarom kan hier slechts een groot overzicht van mogelijke functies worden gegeven.

Ten eerste zullen we ons richten op enkele functies die relevant zijn voor zowel discrete productie als procesproductie. Hierna zullen we kijken naar een aantal speciale functies van beide industrieën.

Warehouse management systeem (WMS)

Met de warehouse management of magazijnbeheer module kunnen alle inkomende en uitgaande goederen centraal worden beheerd en gemonitord. Alle goederenstromen binnen het bedrijf kunnen in deze module in kaart worden gebracht en bijgehouden. Het is dus direct zichtbaar voor elk artikel wanneer het wordt overgebracht naar welk proces.

De module en de verschillende functies daarin helpen om de kapitaalverbintenis in het magazijn zo laag mogelijk te houden en tegelijkertijd het soepele productieproces te kunnen garanderen. Er kunnen optimale opslaglocaties en routes worden ontwikkeld die ook de processen binnen het magazijn efficiënter maken.

Boekhouding en controle

Elk bedrijf, tot welke industrie het ook behoort, heeft te maken met de financiën. Met een uitgebreide financiële module kunnen veel vervelende dagelijkse taken geautomatiseerd worden. Facturen worden automatisch aangemaakt en geboekt en financiële rapportages kunnen worden opgesteld.

Deze helpen dan ook bij zakelijke beslissingen. De belangrijkste kerncijfers worden verzameld en geëvalueerd, zodat precies kan worden geëvalueerd hoe de situatie met de respectieve items is.

Kwaliteitsmanagement

Kwaliteitsmanagement speelt een doorslaggevende rol voor productiebedrijven. Enerzijds zorgt dit ervoor dat de geleverde producten van leveranciers van constante kwaliteit zijn. Aan de andere kant wordt de eigen productie van het bedrijf gemonitord en worden de producten voortdurend getest. Als er fouten optreden, rapporteert de kwaliteitscontrole dit direct en kan er dienovereenkomstig actie worden ondernomen.

Leveranciersbeheer

Productiebedrijven hebben hun voorkeursleveranciers. Tegelijkertijd wilt u niet afhankelijk zijn van slechts één leverancier. Storingen in dit proces leiden dan automatisch tot storingen in het eigen productieproces. Met leveranciersmanagement kunnen alle potentiële en huidige leveranciers worden beheerd. Van het onderhouden van contacten tot voorwaarden en bestellen, alle belangrijke processen met betrekking tot leveranciersbeheer kunnen met deze module centraal worden beheerd.

Productconfiguratie

Klanten eisen steeds vaker individuele aanpassingen van artikelen van welke aard dan ook. In zowel proces- als discrete productie worden productconfigurators gebruikt. Met deze tool hebben klanten de mogelijkheid om producten naar wens te ontwerpen. De koppeling met de ERP-software maakt automatische prijzen mogelijk en een mogelijke leverdatum kan worden weergegeven.

Welke speciale functies vereist discrete productie in ERP-software?

Naast de hierboven genoemde functies zijn er ook speciale functies die alleen zijn ontworpen voor discrete productie. We willen deze ook in het volgende bekijken. Hierna zullen we ons wijden aan al die functies die speciaal zijn ontwikkeld voor de procesindustrie.

Computerondersteund ontwerp (CAD-Software)

De ontwikkeling van productvarianten wordt enorm vereenvoudigd door CAD-software in combinatie met de ERP-software. Ontwikkelaars kunnen eenvoudig terugvallen op de bestaande data. Onderdelenlijsten hoeven niet permanent handmatig te worden aangepast. Door de aansluiting op het magazijn is het altijd duidelijk welke artikelen nog beschikbaar zijn voor de productie van een nieuwe specificatie en welke opnieuw besteld moeten worden.

Stuklijst maken

Discrete productiebedrijven werken voornamelijk met onderdelenlijsten. Onderdelenlijsten hier zijn lijsten die alle onderdelen van een product bevatten. Het is dus altijd duidelijk welke artikelen en materialen nodig zijn voor de productie van het eindproduct. Alle acties en processtappen voor productie worden hier ook vastgelegd.

Welke speciale functies heeft procesproductie in ERP-software nodig?

Procesproductie vereist ook speciale functies binnen de ERP-software om de eigen productie aan te kunnen en in kaart te brengen. Laten we eens kijken naar enkele van deze functies.

Receptbeheer

Bovenal moet het receptbeheer worden opgemerkt. In tegenstelling tot discrete productie, waar onderdelenlijsten worden gebruikt, zijn recepten hier cruciaal. Hierin wordt de exacte samenstelling van het eindproduct vastgelegd. Tabellen met inhoud kunnen bijvoorbeeld automatisch worden gemaakt.

Recepten kunnen ook gemakkelijk worden aangepast en indien nodig worden gewijzigd. Op deze manier kunnen productvarianten eenvoudig worden gemaakt. Het systeem herberekent vervolgens de behoefte aan grondstoffen en past de orders aan de leverancier aan.

Voldoen aan branchespecifieke voorschriften

Speciaal voor de procesindustrie gelden talloze wettelijke eisen. Denk maar aan de voedingsmiddelenindustrie of fabrikanten van farmaceutische producten. Niet alleen de nationale eisen moeten in acht worden genomen, maar ook de EU schrijft verschillende eisen uit. Als u bijvoorbeeld met gevaarlijke goederen werkt, moeten logboeken worden opgeslagen in het ERP-systeem waarmee een juiste CMR-vrachtbrief kan worden gemaakt.

In de voedingsmiddelenindustrie worden gevarenanalyses en HACCP-protocollen (Hazard Analysis en Critical Control Points) relevant. Met de ERP-software kunnen alle relevante gegevens hier worden opgeslagen en geëvalueerd.

Conclusie: Kies ERP-software die past bij uw eigen productiebedrijf

ERP-software voor productie is zeer divers. Er zijn verschillende oplossingen op de markt die gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën binnen de productie. Het bijhouden hiervan is niet altijd gemakkelijk. Daarom is het elementair om te weten waar precies naar wordt gezocht. Ook de aanbieder zelf speelt een doorslaggevende rol.

Hoe meer ervaring ze hebben in uw branche, hoe beter het mogelijk is om complicaties in het implementatieproces te voorkomen. Maak daarom gebruik van de mogelijkheid om verschillende providers te vergelijken en de systemen van tevoren te testen. De toegevoegde waarde die met ERP-software kan worden bereikt, is in ieder geval de extra inspanning waard.