Wat is ERP-software? – Een definitie

De afkorting ERP beschrijft de zogenaamde enterprise resource planning. Dit is de ondernemende taak om alle beschikbare middelen in het bedrijf zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit vereist lean processen en een centrale optie voor het plannen, controleren en monitoren ervan.

In deze context zijn resources allemaal operationele middelen waarop een bedrijf kan vertrouwen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast te verwerken goederen worden ook de beroepsbevolking van de werknemers, financiële middelen, installaties en machines, onroerend goed, enz. als middelen beschouwd.

Het is belangrijk om al deze middelen zodanig over de bestaande processen te verdelen dat er op geen enkel moment knelpunten zijn in het aanbod hiervan. Tegelijkertijd moet verspilling van middelen van welke aard dan ook zoveel mogelijk worden voorkomen. Dit vereist een geoptimaliseerd procesontwerp en de mogelijkheid om het centraal te beheren.

Dit wordt mogelijk gemaakt met ERP software. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren in het bedrijf werken dus met dezelfde gegevens, wat leidt tot een snellere informatiestroom en meer transparantie in het hele bedrijf.

Daarnaast kunnen de processen over afdelingen heen worden ingericht en zo verder worden geoptimaliseerd. ERP-software heeft dus het potentieel om middelen te besparen op alle niveaus en op alle gebieden van het bedrijf, die vervolgens winstgevend kunnen worden gebruikt voor andere processen.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Hiervoor wordt ERP-software opgebouwd uit verschillende modules. Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en bevat specifieke functies die de dagelijkse taken ondersteunen. In ERP-software zijn er bijvoorbeeld enkele algemene modules, zoals documentbeheer, personeelsbeheer of een financiële module.

Daarnaast zijn er echter ook meer specifieke modules die slechts door sommige bedrijven echt nodig zijn. Bijvoorbeeld een module voor productie, magazijnbeheer, projectmanagement of logistiek. Op de ERP-markt zijn er talloze verschillende systemen die gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën.

Deze bevatten functies in uw standaardversies die niet in andere bedrijven zouden worden gebruikt. Daarom is erp-software bijvoorbeeld vooral te vinden voor procesproductie of voor logistieke bedrijven, enz. Hoe beter de ERP-software bij het bedrijf past, hoe minder wijzigingen er in moeten worden aangebracht. En wijzigingen in de software betekenen kosten.

Waarom heb je ERP-software specifiek nodig voor procesproductie?

Dit geldt met name voor procesproductie. Als u de complexe productie wilt afdekken met de ERP-software, is een standaard ERP niet voldoende. In plaats daarvan vereist het een software die zowel de productieprocessen als alle andere administratieve taken in kaart kan brengen.

Dit is de enige manier om op lange termijn middelen op alle niveaus te besparen. Hiervoor heeft de software bijvoorbeeld functies nodig die verschillende recepten kunnen beheren en wijzigen of beheren. Er is ook behoefte aan verregaande mechanismen voor kwaliteitscontrole die bijdragen aan het waarborgen van de kwaliteit van producten.

De software moet ook in staat zijn om branchespecifieke voorschriften van wetgevers in acht te nemen. Vooral in de voedingsmiddelenindustrie bepalen veel specificaties de processtroom.

Waarom is er behoefte aan een ERP-leverancier met branchekennis in procesproductie?

Maar niet alleen de software zelf moet passen bij uw eigen bedrijf. De ERP-leverancier speelt ook een beslissende rol bij de selectie van de juiste ERP-software. Hij moet voldoende ervaring hebben met de implementatie van de software in procesproductie en moet al enkele referenties kunnen tonen.

Dan kunt u ervoor zorgen dat uw gekozen leverancier zich ook bewust is van de speciale uitdagingen die zich voordoen in procesproductie en Fallstrike direct aankan. Bovendien helpt het om de communicatie tussen u en de provider gemakkelijker te maken als hij uw branche kent.

Veel ERP-projecten mislukken door een gebrek aan communicatie en valse verwachtingen. Als u "dezelfde taal" spreekt, kunnen misverstanden direct worden vermeden. De aanbieder kan ook nuttige tips en ervaring van eerdere projecten geven met advies en hulp. Hij kan bijvoorbeeld bijdragen met winstgevende ideeën en verbeterpotentieel waar u zelf misschien nog niet van heeft kunnen genieten.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor procesproductie?

Maar hoe vind je de juiste ERP-software voor procesproductie tussen alle oplossingen die op de markt worden aangeboden? De eerste stap is om erachter te komen wat u precies zoekt. Daarom is het raadzaam om van tevoren een daadwerkelijke analyse uit te voeren, waarbij de huidige tekortkomingen worden geïdentificeerd.

Hieruit kunnen vervolgens zeer concrete doelen worden afgeleid, die met de implementatie van een nieuwe ERP-software moeten worden nagestreefd. Al deze worden vervolgens gecompileerd in een specificatie. In deze specificatie zijn ook alle andere randvoorwaarden voor uw ERP-project gedefinieerd.

Van het aantal gebruikers tot het budget tot deadlines, alle belangrijke gegevens worden hier vastgelegd. Ook de benodigde interfaces en de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf worden hier vastgelegd. Evenals alle vereiste functies. Deze worden vermeld en geprioriteerd.

Met deze complete specificatie kunt u nu op zoek gaan. Vergelijkingsportalen op internet bieden een goede mogelijkheid om verschillende oplossingen op de ERP-markt te filteren en te vergelijken op basis van uw vereisten.

Welke functies heeft procesproductie in ERP-software nodig?

In de procesindustrie worden vaak "recepten" gebruikt. Het eindproduct is niet langer te wijten aan de originele grondstoffen. Denk aan bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie, farmaceutische industrie of papierproductie.

Stuklijsten

Verrassend genoeg werken veel ERP-systemen alleen op basis van onderdelenlijsten. Als u kiest voor een ERP-systeem dat de productie volgens recepten niet ondersteunt, kan dit tot grote problemen leiden.

Recepten wijzigen

In de procesindustrie veranderen formuleringen voortdurend. Bijvoorbeeld door het gebruik van ingrediënten te optimaliseren. Op deze manier kunnen nieuwe ingrediënten het eindproduct goedkoper maken of de kwaliteit van het product verhogen.

Maar recepten zelf kunnen ook veranderen als er bijvoorbeeld problemen zijn met de aanvoer van grondstoffen. Goede ERP-software berekent eenvoudig welke opbrengst je krijgt voor verschillende recepten.

Kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole is cruciaal in de procesindustrie. Denk aan een voedselfabrikant of de farmaceutische industrie. Als hier niet aan hoge kwaliteitseisen wordt voldaan, kan dit leiden tot een gezondheidsrisico voor de gebruikers.

Leveranciersbeheer

Leveranciers zijn er in alle soorten en maten op de markt en hebben elk hun eigen specialiteiten. Sommige worden gekenmerkt door lage prijzen, anderen door hoge kwaliteit of betrouwbaarheid.

Hiermee kunt u in het systeem aangeven dat leveranciers aan bepaalde kwaliteitseisen en certificeringen moeten voldoen. De ERP-software zorgt er dan voor dat alleen "geautoriseerde" leveranciers kunnen worden ingekocht.

Invoercontroles

Inkomende controles zijn ook cruciaal voor een goed leveranciersbeheer. Zoals ik al zei, werken bedrijven in de procesindustrie vaak met grote hoeveelheden en lage marges.

Hoe hoger de kwaliteit van de grondstoffen, hoe hoger de kostprijs. Toegangscontroles zorgen ervoor dat u precies weet wat u voor uw geld krijgt en zo mede het rendement op uw producten bepaalt.

Kwaliteitscontrole van uw geleverde producten

De kwaliteit van uw producten wordt niet alleen bepaald door uw leveranciers. U voert uw eigen bewerkingen uit en kwaliteitscontrole is hierbij van het grootste belang. Het is uitgesloten dat een eindproduct eindigt met de status "afgewezen" in het verkoopproces.

Quarantaine

Zoek dus naar een ERP software die je hierbij kan helpen. Stel u functies voor waarbij batches goederen in quarantaine worden geplaatst en pas worden vrijgegeven na expliciete goedkeuring.

Als u producten met een vervaldatum verkoopt, moet uw ERP kunnen lezen en schrijven volgens het principe van"first expired, first out" (FEFO). Klanten weigeren vaak producten die niet met FEFO zijn geleverd.

Track & Trace functionaliteiten

Producenten werken met grote hoeveelheden producten, ook wel "batchgroottes" genoemd. Het is belangrijk voor hen om te weten waar de benodigde grondstoffen en eindproducten zich bevinden. Functionaliteit binnen de ERP software voor "Track &trace" is essentieel.

Belangrijke gegevens

Met Track &Trace slaat de ERP-software de huidige en historische locaties van een producthoeveelheid op en beheert deze. Daarnaast worden gegevens over batchgrootte, de exacte materialen en (indien van toepassing) de vervaldatum doorgegeven.

Dit is niet alleen belangrijk voor een soepel logistiek proces, maar ook voor de toezichthouders. Dat is volkomen logisch. Hoe vaak horen we het nieuws dat iemand ziek is geworden van salmonella of iets anders?

Als iemand in Frankrijk ziek wordt door een hamburger gemaakt in België, dan kan track &trace gebruikt worden om direct vast te stellen dat het vlees afkomstig is van een koe uit Polen en via Duitsland is verscheept. U weet direct welke producten teruggeroepen moeten worden en welke veilig zijn voor consumptie.

Branchespecifieke regelgeving

Zoals hierboven vermeld, wordt de procesindustrie nauwlettend in de gaten gehouden. De eisen van de autoriteiten variëren afhankelijk van het bedrijf. Als u met gevaarlijke stoffen werkt, moet het ERP-systeem protocollen hebben die het maken van een juiste CMR-vrachtbrief regelen.

De ERP-software moet vervolgens gegevens verzamelen zoals GHS-classificaties, ADR-informatie, UN-codes en afdrukken op dit document.

Werk je in de voedingsmiddelenindustrie? Zorg ervoor dat het ERP-systeem HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) kan verwerken.

Effectieve software verzamelt alle relevante gegevens en helpt u bij het uitvoeren van stappen in het HACCP-protocol. Bijvoorbeeld de voorbereiding, meting en monitoring van kritische controlepunten.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden, maar het laat zien hoe belangrijk het is om een provider te vinden met ervaring in uw branche. Zij kennen al deze problemen en zorgen ervoor dat de ERP-software zo is ontworpen dat u gemakkelijk aan alle voorschriften kunt voldoen.

Conclusie: ERP-software vinden die geschikt is voor uw eigen bedrijf

Het vinden van ERP-software voor uw eigen procesproductiebedrijf is niet altijd eenvoudig met de overvloed aan oplossingen op de markt. Allereerst is het belangrijk om te weten waar u eigenlijk naar op zoek bent en aan welke eisen de ERP-software in detail moet voldoen.

Vooral bij procesproductie spelen veel belangrijke criteria een rol waaraan ERP-software moet voldoen. Daarom moet u de zoektocht naar een geschikte oplossing in ieder geval niet overhaasten en u goed voorbereiden op het project.