Definitie: Wat is ERP-software?

De afkorting ERP staat voor de term "Enterprise Resource Planning" en beschrijft de ondernemende taak om alle beschikbare middelen op de best mogelijke manier te verdelen over de onderliggendebedrijfsprocessen.

In essentie gaat het erom ervoor te zorgen dat elk proces te allen tijde wordt voorzien van de juiste hoeveelheid in de juiste staat met de benodigde middelen. Het is belangrijk om de processen centraal te organiseren, te controleren en te bewaken.

Omdat in moderne bedrijven talloze processen tegelijk draaien, is softwareondersteuning nodig. Dit wordt gewaarborgd in de vorm van ERP-software. Het systeem brengt alle bedrijfsprocessen van een bedrijf in kaart en voegt deze samen in een centrale database.

Op deze manier wordt informatie sneller gedeeld en worden afdelingsgrenzen gemakkelijk overwonnen. Veel processen kunnen aanzienlijk worden gestroomlijnd, samengevoegd of zelfs volledig geautomatiseerd door centralisatie. Op veel plaatsen komen middelen vrij die voortaan elders kunnen worden ingezet.

ERP-softwaresystemen zijn meestal gestructureerd uit verschillende modules die een specifiek gebied van het bedrijf bestrijken. Met veel verschillende functies helpen deze om dagelijkse taken in het bedrijf efficiënter en sneller aan te kunnen. Veelvoorkomende modules zijn de volgende:

• Business intelligentie
• Beheer van klantrelaties
• Documentbeheer
• Projectmanagement
• Financiën
• Magazijnbeheer
• Personeelsbeheer

Daarnaast zijn er, afhankelijk van de vereisten, andere modules die gespecialiseerd zijn in specifieke industrieën of bepaalde taken. ERP-software kan via verschillende licentiemodellen zijn weg vinden naar het bedrijf. De meest voorkomende mollen zijn:

• Cloud computing
• Op locatie
• Hybride
• Gehost

Bovenal is het licentiemodel van de cloud de laatste jaren steeds populairder geworden. Zowel de ERP-software als de reken- en opslagkracht worden verkregen van een externe provider, waardoor uw eigen servers overbodig worden.

Functies van project management

Laten we nu naar de project management module gaan. Zoals we al hebben gezien, is deze module inhoudelijk verbonden met alle andere modules en heeft hij toegang tot alle gegevens uit andere delen van het bedrijf.

Projectmanagement omvat het initiëren, plannen, controleren en monitoren van projecten. Zo moet het in de ERP-software ook mogelijk zijn om alle processen van een project in kaart te brengen. Van planning tot oplevering moeten alle projectstappen begrijpelijk en planbaar zijn.

Moderne ERP-software met bijbehorende projectmanagementmodules bevat bijvoorbeeld veel verschillende functies die een dergelijke holistische dekking garanderen. Laten we eens kijken naar een paar van deze functies:

Budgettering

Voordat een project kan worden gestart, is gedetailleerde en zo nauwkeurig mogelijke budgettering vereist. Er moet rekening worden gehouden met alle factoren die een rol spelen in het project. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Materiaal
• Staf
• Pand
• Machines en installaties
• Fondsen

Het systeem kan putten uit historische gegevens van eerdere projecten en ook actuele marktprijzen in de berekening opnemen. Er kan ook rekening worden gehouden met het respectieve uurloon van het personeel.

Groepscommunicatie

De actoren binnen een project werken niet altijd op hetzelfde moment en op dezelfde plaats samen. Integendeel, het is mogelijk voor projectmedewerkers om in verschillende kamers of zelfs op verschillende locaties van het bedrijf te werken.

Met een functie voor groepscommunicatie binnen de ERP-software is het mogelijk om verschillende communicatiekanalen op te zetten om informatie sneller en beter met elkaar te delen. Of het nu gaat om chatberichten of videogesprekken, het juiste kanaal kan naar behoefte worden geselecteerd en gebruikt. Bestanden kunnen ook eenvoudig met anderen worden gedeeld.

Materiaalbeheer

De materialen die nodig zijn voor een project kunnen nauwkeurig worden gepland en gevolgd met een materiaalbeheerfunctie. Op deze manier kunnen de middelen efficiënter en effectiever worden ingezet, wat uiteindelijk kan resulteren in een enorme kostenbesparing.

Planningsfunctie

Uitgebreide en holistische planning is de kerntaak van elk project. Dit laat zien welke taken nodig zijn om het project aan te kunnen, door wie deze stappen moeten worden doorlopen en welke eerdere stappen hiervoor nodig zijn.

Met een planningsfunctie kan het project op elk moment nauwkeurig worden gevolgd en getraceerd. Hiervoor worden verschillende hulpmiddelen gebruikt om te illustreren in welk stadium een bepaalde fase van het werk zich momenteel bevindt.

Gantt-diagrammen zijn dergelijke hulpmiddelen. Deze illustreren in staafdiagrammen welke activiteiten al binnen een project zijn uitgevoerd en welke nog in behandeling zijn. Daarnaast heb je inzicht in de start- en einddatum van een activiteit en wordt direct getoond welke activiteit afhankelijk is van een andereactiviteit.

Resource management

In resource management kunnen alle resources die aan het project zijn toegewezen, worden gepland en gedistribueerd. Terwijl bij budgettering vooral rekening wordt gehouden met de hoeveelheid, gaat het hierbij om de concrete verdeling van alle middelen naar de afzonderlijke projectstappen.

Op deze manier is het voor elke actor altijd mogelijk om te zien welke middelen op welk moment in gebruik zijn en wanneer ze weer worden vrijgegeven. Op deze manier is altijd duidelijk welke middelen momenteel ongebruikt zijn en hoe deze op de best mogelijke manier kunnen worden ingezet.

Tijdregistratie

Vaak werken medewerkers niet alleen in één project, maar in meerdere tegelijk. Dan is het vooral belangrijk om vast te leggen wanneer welke medewerker aan welk project heeft gewerkt tegen welk uurtarief.

Via een speciale werktijdenrekening kan de werknemer zijn of haar eigen overeenkomstige uren invoeren. Deze worden vervolgens doorgestuurd naar de interne administratie en dienen als bewijs van facturatie aan de klant.

Project boekhouding

Wanneer een project is voltooid, moeten alle bestede middelen worden gefactureerd. Om de klant bij te kunnen houden welke artikelen hier precies zijn gefactureerd, is een holistische weergave van alle gebieden die bij het project betrokken waren vereist.

Koppelingen met project management

Hier hebben we ons toegelegd op enkele van de functies van de module "Projectmanagement" en hebben we gekeken naar de concrete mogelijkheden van deze module. Laten we nu eens kijken naar de mogelijkheden van deze module die zich voordoen in combinatie met andere modules en softwareoplossingen.

Verbinding met het document management systeem

Net als bijna alle andere onderdelen van een bedrijf heeft ook projectmanagement baat bij een koppeling met het DMS. Documenten lopen sneller rond en kunnen veel beter worden gedistribueerd door centralisatie.

Dit is een doorslaggevend voordeel, vooral bij projectwerk, omdat hier verschillende versies van een document kunnen worden gevolgd. De huidige versie van het document bevat alle wijzigingen die erin zijn aangebracht, zodat alle projectdeelnemers kunnen begrijpen wat door wie is gewijzigd.

Aansluiting bij boekhouding

Facturering vereist documentatie van alle items die in het project stromen. Deze kunnen eenvoudig en eenvoudig worden overgezet naar facturatie met een passende aansluiting, zodat er na een project geen inspanning nodig is.

Aansluiting op goederenbeheer

Sommige projecten hebben een verhoogde behoefte aan materialen die bij de start van het project beschikbaar moeten zijn. Al tijdens de projectplanning kan de beschikbaarheid van alle materialen in het magazijn worden gecontroleerd en kunnen ontbrekende resources worden aangeschaft.

Zelfs tijdens het project kan een vereiste eenvoudig en snel worden overgedragen aan het merchandise management systeem, dat vervolgens al het andere initieert. Tegelijkertijd wordt de extra vereiste ook opgemerkt voor facturering.

Conclusie: Projecten holistisch en over afdelingen heen implementeren

Met de projectmanagementmodule hebben bedrijven die steeds vaker in projecten werken de juiste tool in handen om projecten holistisch en duidelijk te plannen en uit te voeren. De module maakt samenwerking in het projectteam mogelijk en vereenvoudigt deze – ongeacht waar de individuele actoren werken.

De inbedding van de module in ERP-software resulteert ook in veel nuttige voordelen die projectgebaseerde bedrijven zeker moeten gebruiken.