Costos directos e indirectos asociados a un ERP

Durante la implementación de un ERP, es fundamental identificar y analizar correctamente los costos involucrados para evaluar con precisión el presupuesto total.

Una vez hemos definido el propósito de la implementación y los beneficios que se esperan obtener para la empresa, el siguiente paso es estimar los costos vinculados a la adquisición, implantación y operación del sistema.

Estos pueden dividirse en costos directos e indirectos, ambos relevantes durante el proceso de toma de decisiones.

Índice:

• Costos directos e indirectos: definición, clasificación y principales diferencias
  • Costos directos
  • Costos Indirectos
• ¿Cuánto puede ahorrar un sistema ERP a tu empresa?
  • Beneficios tangibles
  • Beneficios intangibles
• Conclusión

Costos directos e indirectos: definición, clasificación y principales diferencias

Costos directos

Los costos directos son aquellos gastos, tanto iniciales como continuos, que están directamente vinculados a la compra y funcionamiento del sistema ERP. Entre los más comunes se encuentran:

• Licencia del software

Corresponde al coste del software ERP en sí, ya sea mediante un pago único o mediante suscripción periódica (generalmente mensual), dependiendo del modelo de negocio del proveedor.

• Hardware

Cuando la implementación de un ERP se lleva a cabo de forma local, es necesario adquirir infraestructura tecnológica como servidores, estaciones de trabajo, redes y sistemas de seguridad.

• Costos de implementación

Estos incluyen pasos clave como la instalación, configuración, pruebas del sistema, migración de datos. En algunos casos, dependiendo del proyecto y la complejidad del mismo, puede ser necesaria la contratación de los servicios de una consultoría especializada.

• Servicio y mantenimiento

Gastos continuos destinados a garantizar el correcto funcionamiento del sistema, resolver incidencias y aplicar actualizaciones o mejoras.

Costos Indirectos

Los costos indirectos o también considerados como costos ocultos, no están directamente relacionados con la obtención del sistema ERP, pero pueden influir significativamente en su rendimiento y también en la rentabilidad general del negocio. Estos incluyen:

• Capacitación de personal

Inversión necesaria para formar a los empleados en el uso del nuevo sistema, con el fin de garantizar una adopción eficiente y minimizar errores operativos.

• Gestión del cambio organizacional

Incluye acciones para preparar a la empresa ante la transición, como estrategias de comunicación, acompañamiento al personal y adaptación a los nuevos procesos de trabajo.

• Personalización y adaptaciones

En caso de que el ERP requiera ser ajustado a necesidades particulares del negocio, se deben considerar los costos asociados al desarrollo, pruebas y mantenimiento de esas personalizaciones.

• Desarrollo e integración con otros sistemas

Algunas empresas trabajan con varios sistemas, los cuales son necesarios para su correcto funcionamiento, si es necesario integrar el ERP con otros sistemas existentes (como CRM, software contable u otras soluciones), esto implicará costos adicionales en desarrollo, pruebas y mantenimiento.

Considerar tanto los costos directos como los indirectos es fundamental para obtener una visión realista y completa del coste total de implementación de un sistema ERP. Esta perspectiva integral no solo permite planificar adecuadamente el presupuesto, sino que también contribuye a tomar decisiones estratégicas informadas, minimizar riesgos y maximizar el retorno de la inversión.

¿Cuánto puede ahorrar un sistema ERP a tu empresa?

Una vez estimado el costo total de implementación de un ERP, el siguiente paso es calcular los posibles ahorros y beneficios que una solución ERP puede aportar a tu negocio. Esta estimación permite determinar el beneficio neto del proyecto, considerando tanto beneficios tangibles como intangibles.

Beneficios tangibles

Son aquellos que pueden cuantificarse en términos económicos. Incluyen, por ejemplo, la reducción de costos operativos, la mejora en la eficiencia de los procesos, el ahorro de tiempo y recursos, y el aumento en la productividad.

Beneficios intangibles

Aunque no siempre se pueden medir directamente en cifras, su impacto puede ser igual o incluso más relevante. Entre ellos se encuentran la mejora en la toma de decisiones gracias a una mejor disponibilidad de datos, una mayor satisfacción del cliente, mejor colaboración entre equipos y una mayor capacidad de adaptación al cambio.

Conclusión

Implementar un sistema ERP es una decisión estratégica que implica una inversión significativa, tanto en términos económicos como en la transformación de procesos internos. Para tomar una decisión informada, es fundamental considerar no solo los costos iniciales o directos, sino también los costos indirectos,

Asimismo, es esencial valorar los beneficios que este tipo de soluciones puede aportar. Un ERP bien implementado puede generar importantes ahorros y mejoras operativas, tanto tangibles como intangibles, que se traducen en mayor eficiencia, mejores decisiones y una ventaja competitiva sostenible.

Evaluar de forma integral todos estos aspectos permitirá a la empresa planificar adecuadamente, minimizar riesgos y maximizar el retorno de la inversión.