Wat is open source ERP?

De term open source verwijst naar software waarvan de broncode openbaar is en door iedereen vrij kan worden bekeken. Dit kan dan meestal gratis worden gewijzigd en gebruikt. In tegenstelling tot klassieke softwaremodellen hoeven gebruikers geen licentievergoeding te betalen aan de ontwikkelaar.

Voordelen van open source software

ERP-software ondersteunt bedrijven bij het efficiënter maken van hun eigen processen en het besparen van resources. Alle bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd in kaart en brengt de data samen in een centrale database. Alle spelers in het bedrijf hebben hier dan gezamenlijk toegang toe.

Op deze manier kan informatie sneller worden gedeeld en kunnen processen afdelingsoverschrijdend worden geïmplementeerd. Dit betekent ook dat ze veel slanker en efficiënter met hulpbronnen kunnen worden gemaakt. De centrale taak van Enterprise Resource Planning is om verspilde middelen aan het licht te brengen en deze te vervangen door efficiëntere processen.

Branchespecifieke ERP-software

Veel software pakketten ondersteunen dit maar dan moet het systeem wel perfect passen bij het bedrijf. Als bedrijfsonderdelen worden uitgesloten, gaat niet alleen belangrijk potentieel verloren. Ook de database, op basis waarvan voorspellingen en simulaties gemaakt kunnen worden, vertoont hiaten.

Veel ERP-aanbieders hebben zich daarom in de loop der jaren gespecialiseerd in bepaalde branches en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven. Er zijn tal van ERP-systemen voor bijvoorbeeld financiële dienstverleners, discrete productiebedrijven, voedselproducenten of logistieke dienstverleners.

Deze branchespecifieke ERP-systemen zijn qua functionaliteit zeer afgestemd op de betreffende branche van een bedrijf en zijn in staat om alle processen uniform weer te geven. Dit is precies waar het eerste probleem met open source ERP-software om de hoek komt kijken. In het volgende willen we enkele van de belangrijkste problemen van dit model nader bekijken en laten zien waarom open source ERP-systemen niet de redders zijn die ooit werden beloofd.

Nadelen van een open source systeem

Open-source oplossingen worden vaak aangeboden om altruïstische of servicegerichte redenen. Bedrijven bieden vaak een open source-oplossing aan om extra ondersteunende diensten te verdienen.

Er zijn echter ook van die niet-commerciële systemen die door gemeenschappen verder worden ontwikkeld. Op fora wisselen gebruikers van gedachten over mogelijke aanpassingen en programmeren ze zelfstandig updates en upgrades voor de open source software. Men wordt dus afhankelijk van de community en kan niet met zekerheid zeggen dat de aangeboden functies werken, noch dat aan de compliance-eisen wordt voldaan.

Afhankelijkheid van de open source ERP-oplossing

Een ander negatief effect van een open source ERP is dat je afhankelijk wordt van meerdere spelers tegelijk. Aan de ene kant moet je hopen op een levendige en voortdurend groeiende gemeenschap die voortdurend nieuwe functies ontwerpt en ontwikkelt. Alleen zo zorgt u ervoor dat uw eigen ERP-software ook op de lange termijn operationeel blijft.

U bent ook afhankelijk van compatibele add-ons. Als u dringend een uitbreiding of aanpassing nodig hebt, bent u ofwel afhankelijk van de community of externe providers die de passende functies voor je uitwerken. Ook kan niemand garanderen dat de functies gebruikt kunnen worden en de toegevoegde waarde creëren die u zich voorstelt.

Open source als bedrijfsmodel

Er zijn aanbieders op de ERP-markt die hun oplossingen gratis aanbieden. Dit geeft met name deze kleine en middelgrote bedrijven de mogelijkheid om in een vroeg stadium en zonder hoge kosten holistische ERP-software te implementeren.

Dat is een goede zaak, want een bedrijf kan de database al vroeg opzetten en efficiënte structuren opzetten. Kosten ontstaan dan meestal op de lange termijn, bijvoorbeeld als uw eigen bedrijf groeit en u extra licenties en functies nodig heeft.

De providers bieden ook verschillende diensten aan die verband houden met de open source software, waarmee ze vervolgens geld verdienen. Dit model kan zeker de moeite waard zijn voor bedrijven en aanbieders en kan voor beide partijen een lucratieve business zijn.

Gratis open source ERP

Iedereen die denkt geld te kunnen besparen met een open source-oplossing, realiseert zich meestal vrij snel hoe fout ze waren met deze veronderstelling. Uiteindelijk verbergt het ontbreken van licentievergoedingen alleen de vele vervolgkosten van zo'n bedrijf. Van de tijd die u in zo'n onderneming investeert, tot de nodige externe diensten en externe tools die niet onder de software vallen.

Overweeg de geïnversteerde tijd

Open source ERP-software is soms erg complex en kost veel tijd om te implementeren en aan te passen. Ook het latere onderhoud en reparaties mogen niet worden verwaarloosd. Dit vraagt om diepgaande expertise in onze eigen gelederen.

Uw eigen IT-afdeling moet zo goed ingericht zijn dat deze op elk moment zelfstandig antwoorden kan vinden op problemen die zich voordoen. Indien dit niet het geval is, is een betrouwbare externe partner vereist. In beide gevallen zijn er personeelskosten waarmee zeker rekening moet worden gehouden bij het plannen van het project.

Kosten van add-ons en extra functies

Vaak is de kern van een open source ERP voor iedereen vrij beschikbaar. Add-ons en andere functies moeten echter door de ontwikkelaar worden betaald. Zo komt er snel een mooi bedrag aan licenties bij elkaar en dat met een systeem dat eigenlijk gratis zou moeten zijn.

Als een functie en de bijbehorende add-on op basis hiervan ontbreken, is een compatibele externe oplossing vereist. Dit kost dan op twee manieren geld. Enerzijds ontstaan er kosten bij de inkoop, anderzijds bij het aanpassen van de add-on aan het ERP-systeem.

Leverancier van open source ERP

Een ander probleem bij open source ERP-projecten ontstaat wanneer er een geschikte implementatiepartner moet worden gevonden. Veel systeemhuizen hebben zich gespecialiseerd in bepaalde ERP-modellen en treden meestal ook op als hun verkooppartner. Dit is anders bij open source oplossingen.

Daarnaast is er simpelweg geen open source ERP-systeem waar meerdere aanbieders zich omheen hebben gevestigd. Op het gebied van CRM vind je dit heel goed, maar als het gaat om holistische ERP-software zoek je tevergeefs. De acceptatie van open source ERP ligt simpelweg veel lager in de markt.

Hier zijn veel verschillende redenen voor. Dit komt enerzijds door de hoge complexiteit van deze systemen, maar anderzijds ook door het gebrek aan draagvlak voor procesoptimalisatie en het algemene gebrek aan kennis van digitalisering. Ook de mate van maatwerk is extreem hoog, wat weer gepaard gaat met hoge kosten.

Vind de juiste open source-oplossing

Een belangrijk probleem met open source ERP-software is simpelweg het vinden van de juiste software. In tegenstelling tot commerciële software bent u sterk afhankelijk van het feit dat er andere bedrijven in dezelfde branche zijn die dergelijke software hebben geïmplementeerd.

Anders zouden alle maatwerk en specifieke functies zelfstandig ontwikkeld en geprogrammeerd moeten worden. Elke open source software heeft een andere focus en u moet zelf zorgdragen voor het samenstellen van het juiste pakket voor uw bedrijf. De veelheid aan verschillende tools en functies die op deze manier bij elkaar komen, passen niet altijd optimaal samen.

Uiteindelijk ontstaat er een soort patchworksysteem dat nauwelijks aan de moderne eisen voldoet. Daarnaast is er een gebrek aan opleidingsmogelijkheden voor de afzonderlijke deelopties en moet u veel tijd investeren om de afzonderlijke functies te begrijpen en op de juiste manier te kunnen implementeren.

Conclusie: Open source is meestal geen echt alternatief

Er zijn tal van leveranciers, die zich uitspreken tegen open source ERP-software. Van de afhankelijkheid van een community, via de nodige expertise in de eigen gelederen tot de verborgen kosten die een implementatie uiteindelijk met zich meebrengt, open source is niet meer zo aantrekkelijk als in het begin.

Toch kunnen met name kleine bedrijven profiteren van dit model, bijvoorbeeld als ERP-software in een rudimentaire versie door de provider als open source wordt aangeboden en u daarmee op termijn kunt groeien. Maar ook hier moet men zich ervan bewust zijn dat een dergelijk systeem ook bepaalde kosten met zich meebrengt, die echter anders zijn verdeeld.