Wat is ERP-software? – Een definitie

ERP is de afkorting voor enterprise resource planning. Dit beschrijft de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Hiervoor is het belangrijk om lean en geoptimaliseerde processen op alle gebieden van het bedrijf op te zetten.

Deze processen moeten ook te allen tijde van de juiste middelen worden voorzien, zonder knelpunten en dus processtoringen. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat er geen middelen worden verspild. Dit vraagt om een centrale mogelijkheid voor het plannen, aansturen en monitoren van alle processen in een bedrijf.

Alle gegevens op één centrale locatie

Dit wordt geleverd in de vorm van ERP-software. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kunnen processen worden opgezet over afdelingen heen en veel slanker. Gegevens blijven niet langer uitsluitend op één afdeling staan, maar worden via de centrale database direct beschikbaar gesteld aan alle afdelingen in het bedrijf.

Dit zorgt voor een snellere informatiestroom door het hele bedrijf en voorkomt fouten. Alle resources kunnen nu centraal worden verdeeld over de respectieve processen. In dit verband zijn middelen alle apparatuur waarover het bedrijf beschikt, zoals goederen, installaties en machines, personeel, financiële middelen, wagenparken, enz.

Waarom heb je branchespecifieke ERP-software nodig?

Het is belangrijk dat de ERP-software in staat is om alle processen van een bedrijf in zijn geheel in kaart te brengen. Omdat geen twee bedrijven hetzelfde zijn, zijn er talloze verschillende oplossingen op de ERP-markt, waarvan sommige gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën, waarvan sommige zich richten op bepaalde bedrijfsgroottes of zelfs gebaseerd zijn op modulaire principes.

Omdat ERP software opgebouwd is uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Zo zijn er algemene modules die in bijna elk bedrijf worden gebruikt, zoals voor documentbeheer, personeelsbeheer, boekhouding of klantenadministratie.

Speciale modules voor specifieke processen

Daarnaast zijn er echter ook meer speciale modules die vooral nodig zijn voor bedrijven die actief zijn in de betreffende branche, zoals een module voor productie, logistiek, magazijnbeheer of projectmanagement.

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf bestaat de ERP-software uit al die modules die nodig zijn om de processen in kaart te kunnen brengen. Als u kiest voor een standaardversie, moeten er meestal veel aanpassingen aan de software worden gedaan. Daarom wordt aanbevolen om te vertrouwen op een branchespecifieke ERP-software, waarin al veel belangrijke specifieke functies zijn opgenomen in de standaardversie.

Waarom heb je ERP-software specifiek voor logistiek nodig?

Met name logistiek vraagt om dergelijke specifieke functies zodat de processen in het bedrijf voldoende in kaart kunnen worden gebracht. Er is bijvoorbeeld uitgebreid transportbeheer nodig, wat helpt om efficiënte schema's te maken op basis van prioriteiten.

Of zelfs verreikende functies voor magazijnbeheer van een of meer magazijnen moeten in de software worden gegeven. Last but not least moet het mogelijk zijn om met de ERP-software de best mogelijke routes te berekenen, zodat lege runs zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Al deze functies worden meestal tevergeefs gezocht in een standaard ERP-software.

Daarom hebben logistieke bedrijven ERP-software nodig die speciaal is afgestemd op de behoeften van deze en de functies duidelijk richt op logistiek. Daarom is branchespecifieke ERP-software meestal essentieel voor logistieke bedrijven.

Waarom is een ERP-leverancier met branchekennis van logistiek nodig?

Maar niet alleen de software, maar ook de bijbehorende leverancier of implementatiepartner moet bij uw bedrijf passen. Ervaren leveranciers kennen de case trikes van uw branche en weten tot in detail wat belangrijk is in de implementatie.

Hij begrijpt de individuele processen en weet hoe het werk er in de praktijk aan toe gaat. Op deze manier kan hij de software beter aanpassen aan de respectievelijke processen. Anders zouden de processen zich te veel moeten aanpassen aan de software, wat in de praktijk vaak tot storingen leidt. Veel ERP-implementaties mislukken door een gebrek aan communicatie tussen bedrijven en providers.

Een ervaren aanbieder spreekt meestal "dezelfde taal" en begrijpt wat er echt toe doet. Hij kent branchespecifieke termen en kent ook de uitdagingen in de industrie. Daarnaast kan hij helpen en ondersteunen met belangrijke tips. Daarom is naast de juiste ERP-software ook de selectie van de juiste implementatiepartner van doorslaggevend belang.

Hoe vind je de juiste ERP software voor logistiek?

Het vinden van de juiste software en de juiste provider is geen gemakkelijke taak gezien de talloze oplossingen op de markt. Daarom moet u zich goed voorbereiden op de zoekopdracht, omdat alleen degenen die weten wat ze eigenlijk zoeken uiteindelijk de juiste oplossing zullen vinden.

Het is raadzaam om vooraf een daadwerkelijke analyse uit te voeren, waarin wordt geëvalueerd op welke punten er momenteel problemen zijn, waar er verbetering mogelijk is en waar middelen kunnen worden bespaard. Hieruit worden concrete doelen afgeleid die met de ERP-software moeten worden nagestreefd.

Deze worden vervolgens samen met alle andere randvoorwaarden voor het ERP-project vastgelegd in een specificatie. Andere randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld het budget, het aantal gebruikers, noodzakelijke verbindingen met andere systemen, IT-eisen, etc.

Met deze specificatie kan de daadwerkelijke zoekopdracht nu aanzienlijk worden ingekort. Vergelijkingsportalen op internet bieden de mogelijkheid om veel systemen te filteren op basis van uw eigen vereisten en deze direct met elkaar te vergelijken. Dit brengt u snel naar een shortlist van vijf tot zeven mogelijke oplossingen.

Welke functies hebben logistieke bedrijven nodig in ERP-software?

Laten we nu eens kijken naar een paar elementaire functies van ERP-software voor logistiek. Allereerst moet worden vermeld dat het hier niet gaat om een lijst van alle beschikbare functies, maar om het geven van een overzicht van enkele mogelijkheden van een dergelijke toepassing, speciaal voor uw logistieke bedrijf.

Analysefuncties

Vooral voor seizoens- of cyclische bedrijven kunnen grote voordelen worden behaald. Het helpt het management bijvoorbeeld om een betere planning en een betere coördinatie van de capaciteitsbenutting te bereiken.

De analysesoftware kan voorspellingen doen over hoe een periode de volgende keer zal worden uitgevoerd, in plaats van alleen achteraf te kunnen analyseren. Dit geeft inzicht in de drukke maanden, weken en even dagen, waarop men dienovereenkomstig kan reageren. Een extra werknemer kan op vrijdag worden ingezet om het mogelijke knelpunt van het weekend te verminderen.

Magazijnbeheer

Warehouse management software is ontworpen om de dagelijkse activiteiten in het magazijn te beheren. Het houdt bij wat er komt, wat er wordt opgeslagen en wat er gebeurt. Het is erg handig wanneer dit soort informatie is gekoppeld aan het ERP-systeem en de andere afdelingen deze informatie ook hebben.

Transportbeheer

Voor het transport van alle materialen of producten is er een transport management software. Dit helpt onder andere om de meest efficiënte schema's te maken op basis van wat de hoogste prioriteit heeft.

Mocht het transport zo goedkoop mogelijk zijn of is het belangrijk dat het zo snel mogelijk geleverd wordt. De software kan ook nuttig zijn tijdens het transport. Het volgt de locatie van het transport en kan de klant informeren over de aankomsttijd of eventuele vertraging.

Supply Chain Management

De ERP-software kan ook helpen bij het beheer en de coördinatie van alle toeleveringsketens. Bestellingen kunnen elektronisch worden bijgehouden, gegevens worden uitgewisseld of magazijnen die zijn gekoppeld aan supply chain management. Zo heeft een bedrijf de mogelijkheid om alle stappen van transport van de leverancier naar de klant te volgen.

Het is mogelijk om elk individueel product rechtstreeks via Track & Trace te volgen. De positie van het product vanaf de plaatsing van de bestelling tot de eindbestemming kan live en op elk moment worden bekeken. Enerzijds is dit cruciaal voor ons eigen kwaliteitsmanagement en anderzijds biedt het de klant een allround service.

Conclusie: Kies ERP software geschikt voor uw eigen logistieke bedrijf

Het vinden van de juiste ERP-software voor uw eigen logistieke bedrijf is niet altijd eenvoudig. Daarom is het van groot belang om te weten wat u precies zoekt. Hoe meer tijd je in de voorbereiding steekt, hoe gemakkelijker de zoekopdracht uiteindelijk is. Want het selecteren van de juiste ERP software is cruciaal voor het succes hiervan.

Bedrijven mogen dus zeker niet de fout maken om te snel te beslissen over de eerste oplossing. In plaats daarvan vereist het ERP-software die in staat is om alle processen nauwkeurig in kaart te brengen en de functies levert die het dagelijkse zakendoen op alle niveaus vergemakkelijken. Alleen dan kunnen de verschillende voordelen worden bereikt, middelen worden bespaard en het kan winstgevend worden beheerd.