Als u op zoek bent naar een nieuwe ERP-, CRM- of DMS-software, komt u al snel het zogenaamde SaaS-model tegen. In dit geval wordt de software rechtstreeks door de provider of een verkooppartner als dienst aangeboden. Waar het hier om gaat en wat de voordelen van dit model zijn, willen we hier nader bekijken.

We maken eerst duidelijk waar het model wordt gebruikt en hoe het kan worden toegepast op ERP-systemen. Daarbij kijken we ook naar de kosten van dit model en laten we je de belangrijkste aanbieders van ERP-software in het SaaS-model zien.

Wat is SaaS? – Een definitie

SaaS is de afkorting voor het softwarelicentiemodel Software-as-a-Service. Dit is gebaseerd op het principe van het verkrijgen van software en de bijbehorende IT-infrastructuur van een externe dienstverlener. Gebruikers hebben dan via internet toegang tot de software en kunnen deze gebruiken. Voor dit doel worden de bijbehorende gegevens door de gebruikers geüpload en opgeslagen in een cloud.

Het enige dat nodig is aan de gebruikerskant is internettoegang en een bijbehorend eindapparaat. In de regel betaalt de ontvanger van de dienst de exploitant een overeenkomstige vergoeding voor het gebruik van de software. Naast het pure gebruik van het systeem, omvat dit meestal andere diensten, zoals het onderhoud en de service van de software. Daarnaast wordt de reken- en opslagcapaciteit ook gecompenseerd door het meestal maandelijkse basistarief.

Geen eigen IT-infrastructuur nodig

In tegenstelling tot de klassiekeon-premisesimplementatie vaneen software, vereist het SaaS-model alleen dat de licentie wordt aangeschaft en kan deze meteen beginnen. Er is geen installatie of speciale IT-infrastructuur nodig, zoals interne servers, databases of netwerken. In het geval van een on-premisesimplementatieverwerft de klant de software rechtstreeks van de leverancier en heeft hij dus ook het recht verworven om deze te gebruiken.

Hij kan ze vrij aanpassen aan zijn behoeften, maar is ook verantwoordelijk voor het onderhoud en de service van het systeem. Hij moet ook zorgen voor back-ups en nalevingsrichtlijnen. Dit alles kan door de provider worden overgenomen via het SaaS-model. Dit heeft verschillende voordelen.

Voordelen van het SaaS-model

Het SaaS-model biedt met name kleine en middelgrote bedrijven, maar ook grotere bedrijven, verschillende voor- en nadelen ten opzichte van de klassiekeon-premisesvariant. De voordelen van de kant van de gebruikers zijn met name:

• Snelle implementatie
• Flexibiliteit
• Geen eigen IT-infrastructuur nodig
• Laag beleggingsrisico
• Focus op de core business

De voordelen van het SaaS-model komen vooral tot uiting in de transparante kosten en het uitbesteden van veel IT-taken. ERP-software uit de cloud is bijvoorbeeld in verschillende pakketten te boeken. Uiteindelijk betaal je alleen voor al die functies die echt nodig zijn. Hetzelfde geldt voor het aantal gebruikers. Meton-premisessoftware verwerft u het complete systeem, zodat u uiteindelijk betaalt voor functies en gebruikers die u helemaal niet nodig hebt.

Eenvoudige en snelle implementatie

De implementatie is meestal ook veel sneller en eenvoudiger. In de ERP-software uit de cloud worden eenvoudig diverse individuele aanpassingen en templates opgezet en kan het systeem worden gebruikt. Het systeem hoeft niet te worden geïnstalleerd of aangepast in de broncode.

Door toegang te krijgen vanaf internet, is de software overal toegankelijk. Zeker in de pandemische tijden van de afgelopen jaren was het ad hoc om over te stappen naar thuiskantoor. Bij cloudapplicaties is dit geen probleem. Hetzelfde geldt als medewerkers onderweg toegang moeten krijgen tot het systeem, bijvoorbeeld vanaf een bouwplaats. Het enige wat je nodig hebt is een stabiele internetverbinding.

Minder beleggingsrisico in het SaaS-model

Een ander voordeel van het SaaS-model is het lage beleggingsrisico. Door hoge initiële investeringen te elimineren (zoals bij heton-premisesmodel), nemen bedrijven een relatief laag risico bij het kiezen van software. Als dit, tegen de verwachting in, na enige tijd niet meer aan de eisen voldoet, is het makkelijker om te veranderen dan wanneer je een compleet ERP-systeem had aangeschaft.

Er zijn ook tal van voordelen van dit model van de kant van gebruikers, daarom vertrouwen veel, met name grote providers momenteel steeds meer op deze variant:

• Uitbreiding van het IT-dienstenaanbod
• Planningszekerheid door langdurig en vast inkomen
• Minder softwarepiraterij

De provider profiteert op veel manieren van het SaaS-model. Enerzijds kunnen aanvullende diensten worden aangeboden die voorheen door de klanten zelf werden overgenomen. Aan de andere kant kunnen inkomsten beter worden gepland door de contractuele verbintenis van de klanten. Dit leidt uiteindelijk tot een veilige en vooruitziende beleggingsstrategie.

Gegevensbescherming bij Software as a Service

Gegevensbescherming speelt een speciale rol in het SaaS-model. Het feit dat de gegevens niet langer worden opgeslagen en verwerkt op de interne servers, maar op servers van de cloudoperator, roept vragen op over gegevensbeveiliging en bijbehorende verantwoordelijkheden.

In dit geval is er een permanent geval van orderverwerking tussen de aanbieder en de klant in overeenstemming met artikel 28 van de GDPR. In essentie betekent dit dat de klant volledig verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Dit betekent dat klanten en aanbieders contracten moeten sluiten voor de levering van SaaS-diensten in overeenstemming met de bepalingen van de General Data Protection Regulation.

Deze moeten conforme voorschriften voor orderverwerking bevatten. In het bijzonder is het belangrijk om aandacht te besteden aan hoe de verdere verwerking van de gegevens van subverwerkers van de SaaS-provider wordt gereguleerd. Deze moeten altijd goedgekeurd worden door de klant. Wijzigingen moeten ook rechtstreeks en onmiddellijk aan de klant worden meegedeeld. Ook heeft hij een recht van bezwaar in de zin van de GDPR.

Kosten van een SaaS oplossing

De kosten vansoftware-as-a-servicegebruik zijn ongetwijfeld anders dan die van conventionele modellen. In wezen betaalt u een bepaald cyclisch terugkerend bedrag voor het gebruik van de software, voor onderhoud en service en voor het leveren van opslag- en rekencapaciteit.

Factuur per gebruiker per maand

Hoe dit bedrag uiteindelijk wordt berekend, hangt af van verschillende factoren. In de meeste gevallen betaalt een bedrijf een overeenkomstige licentievergoeding per gebruiker per maand. Er zijn vaak verschillen tussen de individuele gebruikslicenties. Sommige werknemers hebben bijvoorbeeld slechts beperkte toegang tot het systeem nodig of zelfs alleen leesrechten. Andere werknemers hebben daarentegen volledige licenties nodig, die dan duur zijn.

Prijs is afhankelijk van opslagprestaties

De prijs is dus enerzijds afhankelijk van het scala aan functies en anderzijds ook van de opslag en rekenkracht. Sommige aanbieders gebruiken deze om de maandelijkse bijdrage te berekenen. De capaciteiten kunnen op korte termijn worden uitgebreid als het datavolume hoger is dan verwacht.

Prijs per uitgevoerde transactie

Het kan goed gebeuren dat SaaS-bedrijfsmodellen worden gefactureerd op basis van het aantal transacties dat is gedaan. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval bij e-commerceplatforms, waarbij de exploitant van het platform verdient voor elke gemaakte verkoop.

Betaal alleen wat gebruikt wordt

Over het algemeen ligt het voordeel van het SaaS-model qua kosten in het feit dat je alleen betaalt voor de diensten die daadwerkelijk gebruikt worden. Het wegvallen van de hoge initiële investeringen maakt dit model ook voor veel bedrijven zeer aantrekkelijk.

Conclusie: Software-as-a-Service (SaaS) als model van de toekomst

Cloud computing is overal in opkomst en daarmee hetsoftware-as-a-servicemodel. De vele verschillende voordelen van dit model maken het bijzonder aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven om een holistische ERP-software te implementeren. Lage initiële investeringen en een hoge mate van flexibiliteit worden echter ook gewaardeerd door steeds meer grote spelers in alle sectoren.

Of het SaaS-model het beste alternatief is voor uw bedrijf, hangt van veel verschillende factoren af. Daarom mogen ERP-systemen in geen geval categorisch worden uitgesloten van de cloud. Vooral als het gaat om gegevensbescherming, zijn cloudsystemen meestal beter beschermd dan interne servers.