ERP: ¿cómo tomar la decisión correcta?

¿Qué debemos tener en cuenta y qué preguntas debemos responder antes de tomar una decisión?

Las empresas que planean explorar el mundo de los sistemas ERP deben prepararse. Muchas se sienten abrumadas por la gran oferta de diferentes proveedores. Entonces, ¿cómo descubrimos qué sistema ERP es el adecuado para su organización?  

Índice 

• ERP: significado 
• Entonces, ¿por dónde empezamos? 
• Haga las preguntas adecuadas 
• 1 | ¿Cuáles son los requisitos técnicos? 
• 2 | ¿Qué es importante para nosotros?
• 3 | ¿Qué funciones y módulos necesitamos?
• 4 | ¿Qué debe cumplir el proveedor de ERP?
• 5 | ¿Cómo se llevará a cabo la implementación final del ERP?
• La selección del ERP  

ERP: significado 

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es responsable de la automatización de determinadas tareas manuales y también actúa como base de datos central. De este modo, los procesos administrativos que antes se realizaban a mano se organizan de forma mucho más eficiente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce considerablemente la posibilidad de cometer errores. Además, todos los usuarios tienen acceso en todo momento a datos actualizados, lo que les permite trabajar siempre con la información correcta.   

Un sistema indispensable 

Muchas empresas ya no pueden prescindir del ERP, pero también hay muchas que aún no se han atrevido a dar el paso. ¿Merece la pena la inversión? 

¿La respuesta a esta pregunta? Un rotundo «sí». La centralización y automatización de los procesos empresariales supone un enorme ahorro de tiempo y elimina el riesgo de errores humanos. Además, las empresas obtienen una mayor visibilidad de los procesos dentro y fuera de la organización, lo que, en última instancia, contribuirá a aumentar la rentabilidad.  

La elección del ERP adecuado 

Pero, como ya se ha dicho, elegir un sistema que se adapte realmente a sus necesidades es más fácil de decir que de hacer. Hay muchos factores que contribuyen al éxito. 

En primer lugar, el paquete debe ajustarse a las necesidades de la organización. Además, lo ideal es que el consultor de ERP esté familiarizado con la actividad de la empresa y el sector en el que opera, ya que así estará en mejores condiciones de adaptar el software a las necesidades mencionadas anteriormente. Y la lista podría seguir.  

Entonces, ¿por dónde empezamos? 

La decisión está tomada: queremos empezar a trabajar con un sistema ERP. Pero, ¿y ahora qué? En primer lugar, hay que tener en cuenta que esta decisión no se toma en un día. Se trata de un cambio radical: el funcionamiento de la organización está a punto de cambiar por completo.  

Para poder acompañar el proceso que sigue hacia un final lo más satisfactorio posible, es esencial una buena preparación. Si se elige un sistema o proveedor de ERP que no se adapta realmente al cliente, tarde o temprano se descubrirá. Pero, ¿cómo podemos saber si un sistema ERP se adapta realmente a nosotros? 

Los requisitos varían 

Antes de pasar a las preguntas, es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requisitos y necesidades. Factores como el tamaño, la estructura y el sector de la empresa desempeñan un papel importante en este sentido, ya que juntos conforman el perfil final de requisitos.  

Por supuesto, tampoco puede faltar la pregunta «por qué». ¿Por qué estamos buscando un nuevo sistema de software? ¿Qué se espera de él y qué papel debe desempeñar?  

Haga las preguntas adecuadas 

El sistema ERP que se elija finalmente debe facilitar el trabajo diario. Por eso es importante plantearse siempre las siguientes preguntas en la búsqueda del sistema ERP adecuado. Así nos aseguramos de que el sistema realmente satisfaga las necesidades y requisitos del cliente.  

1 | ¿Cuáles son los requisitos técnicos? 

Para poder determinar los requisitos específicos, es importante que las empresas se miren primero en el espejo. ¿Qué hacemos, por qué lo hacemos y cómo esperamos que el software nos ayude? Además, también hay que tener en cuenta la infraestructura informática existente, ya que las aplicaciones de software existentes deben poder conectarse al sistema ERP. 

Hágase las siguientes preguntas en esta fase: 

• ¿Queremos implementar el software en nuestro servidor local u optamos por la nube? 
• ¿Qué sistema operativo utilizamos actualmente? 
• ¿Qué aplicaciones deben conectarse al sistema? 
• ¿Disponemos de los conocimientos necesarios para supervisar la implementación de forma independiente o necesitamos asistencia en la fase inicial? 
• ¿Qué grado de facilidad de uso debe tener el sistema? ¿Nuestros empleados tienen los conocimientos tecnológicos suficientes para descubrir todas las funciones del sistema por sí mismos o necesitan un sistema listo para usar en el que todo se explique de forma clara y sencilla? 
• ¿En qué idiomas debe estar disponible el sistema? 
• ¿Con cuáles divisas estamos trabajando?

2 | ¿Qué es importante para nosotros? 

Una vez definidas estas condiciones previas y esbozada la empresa, es el momento de analizar la motivación intrínseca. El sistema debe contribuir a la optimización de los procesos y proporcionar información valiosa que permita a las empresas aumentar su rentabilidad. Sin embargo, las necesidades concretas de cada empresa pueden variar. 

En esta fase, pueden plantearse las siguientes preguntas: 

• ¿Cómo queremos que el sistema contribuya a aumentar nuestra productividad? 
• ¿Cuál es nuestra misión y nuestra visión? ¿Y cómo debe contribuir el ERP a su consecución? 
• ¿Cómo de dinámico es nuestro mercado? ¿Qué importancia tiene que el sistema pueda adaptarse rápidamente a los cambios que se produzcan en nuestro mercado o en nuestra empresa? 
• ¿Qué valor le damos a la modernización y a la digitalización? ¿Queremos que nuestro ERP cuente con las últimas innovaciones tecnológicas o nos basta con una versión «sencilla»? 
• ¿Cómo esperamos que crezca nuestra empresa en los próximos años? ¿Y cómo debe contribuir el sistema ERP a ello?  

En última instancia, cada empresa tiene sus propias prioridades.  

3 | ¿Qué funciones y módulos necesitamos? 

La mayoría de los sistemas ERP tienen una estructura modular. Esto significa que el entorno de software consta de diferentes funciones y módulos, cada uno de los cuales cumple su propia tarea. A modo de comparación, se podría considerar el sistema ERP como un centro comercial. Un centro comercial consta de todo tipo de tiendas diferentes que venden sus propios productos y servicios. En este caso, las tiendas son los módulos del sistema ERP. 

Muchos sistemas ERP disponen de una serie de funciones y módulos básicos. Veamos algunos de ellos.  

Gestión de relaciones con los clientes (CRM) 

Casi todas las empresas necesitan un módulo CRM. La gestión de relaciones con los clientes se ocupa de todas las formas de contacto con el cliente: desde el servicio de atención al cliente hasta el marketing y las ventas.  

Al igual que el ERP, el CRM es capaz de automatizar determinados procesos. Piensa, por ejemplo, en el procesamiento de datos de contacto o el análisis de los canales de redes sociales. Además, el entorno CRM también funciona como una base de datos central: todo lo que quieras saber sobre un cliente se puede encontrar en el sistema CRM. 

Administración financiera 

Todos los sistemas ERP cuentan con un entorno en el que se puede ver todo lo relacionado con las finanzas de la empresa. Esto ofrece una mejor visión general de la situación financiera global de la empresa, pero también funciona como una base de datos central para todos los pagos y facturas entrantes y salientes. De este modo, los usuarios tienen una visión continua de sus transacciones.  

Gestión de proyectos 

Muchas empresas trabajan, al menos en parte, por proyectos. En ese caso, un módulo que gestione proyectos aporta muchas ventajas. Todos los pasos del proyecto se registran de forma clara, de modo que se puede ver exactamente en qué fase se encuentran. Esto también les permite ver lo que queda por hacer, cuánto va a costar, etc. 

Interpretación propia 

Estas son tres funcionalidades o módulos que encontraremos en casi todos los sistemas ERP. Pero el entorno ERP puede ser mucho más amplio. Por ejemplo, hay módulos que ayudan a optimizar el almacén (el WMS) o a organizar las rutas de forma más eficiente (el TMS). En última instancia, es el cliente quien decide qué módulos necesita.   

4 | ¿Qué debe cumplir el proveedor de ERP? 

Por lo tanto, es muy importante tener ciertos requisitos a la hora de seleccionar un sistema de software adecuado. Pero esto también se aplica al proveedor con el que finalmente decida trabajar. En muchos casos, ambas partes se comprometen a una colaboración a largo plazo.  

Por lo tanto, es importante tener en cuenta los siguientes criterios: 

• ¿Tiene el proveedor experiencia o conocimientos sobre su sector y los problemas específicos del mismo a los que se enfrentan? 
• ¿Es flexible el proveedor? Supongamos que queremos duplicar el número de usuarios en dos años, ¿podrán hacerlo? 
• Si tenemos preguntas, ¿cuándo y cómo podemos ponernos en contacto con el proveedor? 
• ¿Con qué frecuencia se realiza el mantenimiento del software? ¿Y durante cuánto tiempo no tendremos acceso a nuestro entorno de software? 
• ¿Es el proveedor una empresa sólida? ¿Acaba de empezar o lleva décadas en el mercado?  

5 | ¿Cómo se llevará a cabo la implementación final del ERP? 

Por último, también hay que pensar en la implementación del sistema. Al identificar estos requisitos y deseos de antemano, se evita la ambigüedad. Y la ambigüedad solo conducirá a retrasos.  

Estos son los factores más importantes durante la implementación de un ERP: 

• ¿Hay una versión de prueba disponible? 
• ¿Qué tipo de asistencia ofrecen? ¿Tenemos que descubrir el nuevo sistema por nuestra cuenta, se impartirá un taller o tendremos que hacerlo con la ayuda de manuales digitales? 
• La puesta en marcha: ¿vamos a introducir el nuevo sistema paso a paso o de una sola vez?  

La selección del ERP 

Si todas estas preguntas nos enseñan algo, es que en realidad no existe un sistema ERP perfecto. Cada sistema es único, y cada empresa es única. Cada uno tiene sus propias necesidades específicas, que pueden satisfacerse mejor con un proveedor de ERP específico.  

Si puede responder a las preguntas anteriores de la forma más completa posible (o hacer que alguien lo haga), estará en condiciones de tomar una decisión bien fundamentada. Una que se adapte a sus necesidades específicas. De este modo, se garantiza que el sistema se adapta realmente a usted. 

Terminamos este artículo con un consejo útil. ¿Ha encontrado el sistema ideal o el proveedor ideal, pero aún le falta una funcionalidad que realmente busca? ¡Pregunte! En muchos casos, es posible añadir una función o un módulo específico. Así que no se asuste por las opciones estándar, ¡atrévase a preguntar!