Automatización de procesos empresariales con ERP

El software ERP ayuda a las empresas a automatizar sus procesos, lo que permite organizarlos de forma mucho más eficiente.

La presión sobre muchas empresas aumenta cada año. La globalización de los mercados, las crecientes exigencias de los clientes y los retos de la digitalización, por nombrar solo algunos. Además, en muchos sectores hay escasez de personal cualificado, lo que hay que saber gestionar adecuadamente.  

Por lo tanto, nunca ha sido tan importante trabajar de forma eficiente y utilizar los recursos disponibles de la mejor manera posible. Con la ayuda del software empresarial adecuado, las organizaciones pueden automatizar sus procesos, lo que les permite ahorrar estos valiosos recursos. En este blog, mostramos las ventajas de esta automatización mediante software y cómo usted también puede beneficiarse de un sistema de este tipo.  

Índice 

• ¿Por qué automatizar los procesos empresariales?
• El papel del sistema ERP  
• Las ventajas de la automatización empresarial
• Automatización en todos los campos 
• Resumen  

¿Por qué automatizar los procesos empresariales? 

Los retos a los que se enfrentan muchas empresas a diario les han obligado a convertir la eficiencia en una prioridad absoluta. En muchos casos, se trata de procesos sencillos y repetitivos que requieren mucho tiempo y energía. La automatización de estos procesos mediante software libera a los empleados de estas tareas, lo que les permite dedicar su valioso tiempo a otras actividades.   

Por lo tanto, no importa en qué sector opere la empresa, ya que todo el mundo tiene que lidiar con ciertos procesos administrativos. Estos suelen llevar mucho tiempo y, en realidad, son relativamente fáciles de automatizar. Pero también los procesos en áreas específicas de la empresa, como la producción, las ventas, el marketing o el almacenamiento, pueden beneficiarse de la automatización.  

La base para una automatización exitosa y rentable es un entorno informático sólido, con el sistema ERP como núcleo. Por lo tanto, si desea aprovechar al máximo la automatización mencionada anteriormente, el software de apoyo a la planificación de recursos empresariales (ERP) se ha convertido en algo indispensable.  

El papel del sistema ERP 

El software ERP mapea digitalmente todos los procesos de la empresa y los integra en una base de datos central. De este modo, todos los implicados tienen acceso a estos datos en tiempo real. Estas líneas de comunicación cortas garantizan que determinados procesos se desarrollen mucho más rápido. Además, el software también es capaz de automatizar diferentes procesos. 

Colaboración más eficiente 

Como ya se ha mencionado, la automatización de los procesos empresariales se puede aplicar en diferentes ámbitos. Por ejemplo, el almacén recibe automáticamente una notificación cuando hay que preparar un pedido, por lo que ya no es necesario enviar esta información manualmente. Esto hace que el trabajo sea mucho más eficiente. 

Por último, los usuarios también se benefician de la base de datos común. Los documentos solo tienen que añadirse una vez y luego están disponibles como versión compartida. De este modo, los errores de comunicación son prácticamente inexistentes.  

Las ventajas de la automatización empresarial 

Por lo tanto, está bastante claro que los procesos automatizados aportan muchas ventajas. Si nos fijamos en una forma más eficiente de trabajar, casi ninguna empresa puede prescindir por completo de la automatización de determinados procesos empresariales. Simplemente, lleva demasiado tiempo realizar todas las tareas manualmente.  

Un ejemplo 

Volvamos brevemente al ejemplo anterior de la automatización en el almacén. Un software de gestión en esta área no solo facilita la transmisión de los pedidos, sino que la solución adecuada también puede ayudar a mantener los niveles de stock. Sin stock, es imposible preparar un pedido.  

Antes, todo el stock se controlaba manualmente. Si se agotaba un producto, se pedía más stock. Con la ayuda de un sistema ERP o incluso de un WMS, ya no es necesario preocuparse por esto. Cuando el stock empieza a agotarse, el sistema emite automáticamente una señal. Algunos sistemas son incluso capaces de reponer estos productos de forma autónoma, de modo que las empresas no tienen que preocuparse por nada.  

¿Personas o máquinas? 

La automatización mediante software libera a las personas de ciertas tareas monótonas. En cualquier caso, las máquinas suelen realizarlas de forma más rápida y fiable. Esto permite al personal centrarse en procesos más creativos, que por lo general también les resultan mucho más agradables.  

La automatización de los procesos conlleva otras ventajas. En primer lugar, permite a las empresas ahorrar costes, ya que va de la mano de una mayor eficiencia de los procesos. Además, una máquina funciona de forma mucho más consistente y segura, por lo que se producen muchos menos errores. Estas son las principales ventajas de la automatización de procesos mediante software: 

• Mayor calidad 
• Procesos más rápidos 
• Ahorro de costes 
• Menos tareas monótonas para los empleados 
• Procesos más seguros y menos propensos a errores 

Automatización en todos los campos 

Hay una serie de tareas fundamentales con las que todas las empresas se enfrentan tarde o temprano. Como quizá no todo el mundo se identifique con el ejemplo anterior del almacén, aquí hay otras formas en las que la automatización ERP contribuye a procesos más eficientes en diferentes campos.  

Marketing 

En marketing se pueden automatizar muchos procesos. Por ejemplo, el sistema puede recopilar automáticamente datos de los canales digitales, lo que permite obtener una mejor imagen del cliente. Al no tener que recopilar estos datos manualmente, se ahorra mucho tiempo y dinero.  

Servicio de atención al cliente 

Los chatbots son un ejemplo muy popular de automatización en el servicio de atención al cliente. Actúan como primer punto de contacto y, en algunos casos, pueden ayudar a los clientes sin intervención humana. Esto ahorra un tiempo valioso al personal, que puede invertir en otros casos.  

Inteligencia empresarial (BI) 

El software ERP es capaz de generar informes de forma continua. Estos proporcionan a los usuarios información sobre los KPI más importantes de cada departamento. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones tomar mejores decisiones con respecto a los siguientes pasos de la empresa. Esto también se conoce como Business Intelligence (BI), que en muchos casos forma parte del sistema ERP como módulo. 

Producción 

En este campo en particular, se pueden automatizar muchos procesos. Las máquinas y los sistemas proporcionan datos de forma independiente al sistema ERP. Estos datos constituyen la base de lo que se hace: por ejemplo, ¿en qué paso del proceso podemos ahorrar? 

Resumen 

Con el software empresarial adecuado, como el sistema ERP, se pueden automatizar los procesos de toda la empresa. Desde la respuesta automática a los correos electrónicos hasta los procesos complejos de producción y el almacén: las empresas modernas ya no pueden prescindir de la automatización.  

Es importante que la solución ERP se adapte a sus usuarios y se ajuste a las necesidades y retos de la empresa en cuestión. En un mercado repleto de sistemas ERP y proveedores asociados, no es fácil encontrar el sistema adecuado. Con nuestra herramienta de comparación independiente de proveedores, las empresas pueden averiguar fácilmente qué sistemas se adaptan mejor a sus necesidades. De este modo, pueden empezar a automatizar sus propios procesos empresariales únicos lo antes posible.